Dobre organizovaná kancelária vám môže pomôcť zlepšiť zameranie a efektivitu pri práci, pretože nebudete mať toľko neporiadku. Keď všetko umiestnite na konkrétne miesto, ušetríte viac času pokusom o jeho nájdenie neskôr. Skúste zmeniť rozloženie kancelárskeho nábytku, aby ste sa počas celého dňa cítili menej stresovaní. Keď je usporiadanie vašej kancelárie nastavené, vďaka organizácii kancelárskych potrieb a papierov bude vaša kancelária čistá a prehľadná.
Kroky
Časť 1 z 3: Úprava rozloženia
Krok 1. Umiestnite stôl, aby ste sa mohli pozerať von oknom, ak je to možné
Schopnosť pozerať sa von oknom počas práce vám môže pomôcť znížiť hladinu stresu a lepšie sa sústrediť na svoju prácu. Premiestnite stôl na miesto, kde si môžete ľahko sadnúť a príležitostne sa pozrieť von oknom. Uistite sa, že na obrazovke vášho počítača nie je po celý deň oslnenie alebo svetlo v očiach, aby ste sa nerozptyľovali a nerozčuľovali.
Ak pracujete v kancelárii s otvoreným priestorom alebo v kabíne, porozprávajte sa so správcom alebo šéfom kancelárie, či je v poriadku zmeniť polohu pracovného stola
Krok 2. Veci, ktoré používate najčastejšie, si nechajte najbližšie
Napíšte si zoznamy vecí, ktoré používate denne, týždenne a mesačne, aby ste vedeli, čo je dôležité mať vo svojej blízkosti. Veci, ktoré denne používate, majte na dosah ruky od svojho stola, aby ste si ich mohli vziať, keď budete potrebovať. Ak veci používate menej často, uložte ich do vzdialenejších zásuviek alebo skriniek, aby ste odstránili neporiadok a ušetrili miesto.
- Ak napríklad nepoužívate tlačiareň často, umiestnite ju na druhú stranu miestnosti, aby vám nezaberala miesto na stole.
- Ak existujú veci, ktoré používate viackrát za deň, uložte ich na stôl, do blízkej police alebo do hornej zásuvky na stole.
Krok 3. Zaobstarajte si rolovací nábytok, aby ste mohli veci ľahko presúvať
Hľadaj organizéry, police alebo skrinky, ktoré majú kolieska, aby si ich mohol v prípade potreby vytiahnuť a potom ich vrátiť späť. Kratšie veci, napríklad kartotéky alebo police, majte pod stolom, ak máte miesto, a presúvajte ich iba vtedy, keď k nim máte prístup. Skúste použiť kancelársku stoličku s kolieskami, ak to dokážete, aby ste sa mohli presunúť do inej časti kancelárie a k niečomu sa dostať.
Krok 4. Odpadkový kôš majte vo svojej kancelárii, aby ste sa mohli vecí hneď zbaviť
Ak máte ďalší priestor na nohy, odložte malý kôš na bok stola alebo pod neho. Ak teda máte k dispozícii odpadky alebo súbory, ktoré už nepotrebujete, môžete ich ihneď vyhodiť, než aby vám zaplnili priestor.
- Vrecko na odpadky často vymieňajte, aby vaša kancelária zostala čerstvá a čistá.
- Skartujte všetky dokumenty s osobnými informáciami skôr, ako ich vyhodíte.
Tip:
Ak prejdete veľa papiera, ponechajte si vo svojej kancelárii samostatný kôš, ktorý budete môcť použiť aj na recykláciu.
Krok 5. Pridajte do svojej kancelárie niekoľko osobných dotykov, aby ste sa cítili pohodlne
Nechajte si vo svojej kancelárii niekoľko osobných vecí, aby z neho bol váš vlastný priestor, a aby nepôsobil príliš sterilne. Zaveste umenie na steny alebo si ponechajte obrázky na stole, aby bola vaša kancelária relaxačným miestom. Na stole môžete mať aj malé drobnosti alebo rastliny, pokiaľ vám neprekáža vo vašom pracovnom priestore.
Obmedzte sa na 1-2 položky na stole, inak môžu zaberať príliš veľa miesta
Časť 2 z 3: Skladovanie vášho spotrebného materiálu
Krok 1. Zbavte sa všetkého spotrebného materiálu, ktorý nepoužívate
Pretriedte si veci, ktoré máte vo svojej kancelárii, a rozhodnite sa, ako často ich používate. Ak máte nejaké položky, ktoré zriedka alebo nikdy nepoužívate, dajte ich do samostatnej škatule alebo kontajnera. Keď prejdete celou svojou kanceláriou, zbavte sa všetkého, čo máte v krabici, aby to nespôsobilo neporiadok.
Ak sa nachádzate v kancelárskej budove, všetky nepoužité zásoby vráťte do zásobovacej skrine, aby si ich mohli v prípade potreby vziať aj iní ľudia
Tip:
Ak máte veľa pier alebo pomôcok, ktoré nepoužívate, zistite, či ich môžete darovať škole, aby ich učitelia mohli používať v triedach bez toho, aby museli kupovať nové.
Krok 2. Perá a malé kancelárske potreby skladujte v pohároch, aby ste k nim mali ľahký prístup
Položte na stôl 1-2 šálky na dosah ruky a vložte do nich všetky perá. Uložte do vlastných pohárov aj ďalšie dlhé kancelárske potreby, napríklad nožnice. Perá a zásoby skladujte tak, aby smerovali nadol, aby ste si omylom neublížili, keď sa o niečo pokúsite chytiť.
- Môžete si tiež kúpiť stolné organizéry, ktoré majú rôzne oddelenia, ak nechcete používať viac šálok.
- Ak chcete, aby váš stôl vyzeral viac dekoratívne, použite sklenené nádoby.
Krok 3. Na triedenie malých kancelárskych potrieb použite podnosy na striebro
Kúpte si podnosy na striebro, ktoré majú viac oddelení, aby ste si mohli oddeliť svoje kancelárske potreby. Podobné zásoby skladujte spoločne v tej istej časti zásobníka, aby ste zostali organizovaní. Veci, ktoré často používate, dajte pred zásuvku a všetko, čo používate menej, dozadu.
Môžete si tiež kúpiť malé plastové nádoby a rozložiť ich do zásuviek, ako len chcete
Krok 4. Označte nádoby alebo zásobníky, aby ste vedeli, čo sa v nich nachádza
Veci, ktoré často nepoužívate, vložte do zásobníkov a ak je to možné, uložte ich do skrine alebo police. Do jedného koša vložte iba 1-2 rôzne položky, aby neboli dezorganizované. Vytvorte papierové štítky pre každý zo svojich zásobníkov a prilepte ich na bočnú stranu, aby ste na prvý pohľad videli, čo je v nich uložené. Buďte so svojimi štítkami popisní, aby ste neskôr neboli zmätení.
Plastové zásobníky si môžete kúpiť v ktoromkoľvek obchodnom dome alebo online
Krok 5. Zaobstarajte si držiaky káblov, aby ste odstránili vizuálne neporiadky pod stolom
Šnúry pod vašim stolom môžu pôsobiť neorganizovane a ľahko sa vám zamotajú okolo nôh. Zoskupte všetky svoje káble a zatvorte ich do držiaka na káble, aby neboli všetky na podlahe. Pripevnite držiak kábla na stenu alebo pod stôl, aby boli káble usporiadané.
- Držiaky káblov si môžete kúpiť v obchodoch s kancelárskymi potrebami alebo online.
- Káble môžete tiež zaistiť dohromady alebo k boku vášho stolu pomocou pásikov na suchý zips alebo pások na zips.
Časť 3 z 3: Odstránenie neporiadku papiera
Krok 1. Skartujte všetky nepotrebné dokumenty, ktoré obsahujú osobné informácie
Vyhýbajte sa vyhadzovaniu akýchkoľvek dokumentov, ktoré obsahujú napríklad výpisy z účtu, právne dokumenty alebo čísla kreditných kariet a sociálnych poistení. Namiesto toho si zaobstarajte skartovačku, ktorá zničí dokumenty, aby ostatní ľudia nemohli informácie ukradnúť. Akonáhle sú papiere úplne skartované, môžete zvyšky odhodiť ako obvykle.
Ak máte dôležité dokumenty, ktorých sa nemôžete zbaviť, napríklad rodné listy, preukazy sociálneho zabezpečenia alebo životné závety, uložte ich do ohňovzdorného trezoru, ktorý ich ochráni pred akýmkoľvek poškodením
Krok 2. Zoraďte papiere do zásobníka na papier, ak ich potrebujete nechať na stole
Zásobníky papiera majú viacero úrovní, takže môžete oddeľovať rôzne typy dokumentov. Vyberte si vertikálny zásobník na papier, ak nemáte veľa miesta, alebo horizontálny, ak máte dostatok miesta. Organizér umiestnite blízko okraja stola, aby ste naň mohli ľahko dosiahnuť po celý deň a zobrali si, čo potrebujete. Označte každú z úrovní štítkom, aby ste vedeli, kam by mali určité dokumenty smerovať.
- Zásobníky na papier si môžete kúpiť v obchodoch s kancelárskymi potrebami.
- Zásobníky na papier tiež skvele poslúžia na uloženie priečinkov alebo notebookov.
- Označte si časť pracovného stola, aby zostala čistá, aby ste sa v prípade potreby mali kam rozložiť.
Krok 3. Zavesenie nástenného vrecka, ak chcete, aby vám papiere neležali na stole
Nástenné vrecká sú plastové podnosy, ktoré majú viac oddelení na ukladanie dokumentov a priečinkov. Do blízkosti pracovného stola umiestnite vrecko v stene, aby ste z neho mohli odstrániť papiere a obmedziť neporiadok. Uistite sa, že sú rôzne priehradky označené, aby ste neskôr neboli zmätení.
Nástenné vrecká je možné zavesiť aj na zadnú stranu vašich dverí
Krok 4. Zaveste nástenku, aby ste sa mohli jednoducho pozrieť na papiere a poznámky
Nájdite na stene miesto, kde je dostatok miesta na nástenku, a umiestnite ju. Organizujte nástenku do sekcií, kde môžete pripnúť položky, ako sú dokumenty, potvrdenia, poznámky a poznámky. Najdôležitejšie dokumenty nechajte viditeľné a zospodu uložte staršie.
- Mnoho kabín už má steny, do ktorých môžete vložiť pripináčiky.
- Na každý typ zaveseného dokumentu použite pripináčiky rôznej farby. Môžete napríklad zavesiť poznámky s modrými špendlíkmi a potvrdenky s červenými.
- Môžete tiež pripnúť osobné fotografie, ak na ne nemáte miesto na stole.
Tip:
Ak nemáte miesto pre nástenku v plnej veľkosti, môžete si tiež kúpiť pásy z korku, ktoré majú malú plochu, z ktorej môžete zavesiť papiere.
Krok 5. Priečinky s farebným kódom, aby ich bolo možné ľahko rozpoznať
Získajte priečinky so súbormi v rôznych farbách a dokumenty zoraďte tak, aby všetky podobné mali rovnakú farbu. Napríklad môžete vložiť rôzne druhy výdavkov do červených priečinkov a príjmové formuláre do zelených priečinkov. Označte záložky v priečinkoch typom dokumentu, ktorý je vo vnútri. Keď máte dokumenty usporiadané, vložte ich do kartotéky v zásobníku na papier, aby ste ich mohli ľahko nájsť.
Ak nechcete kupovať viac farieb, na karty priečinkov so súbormi môžete tiež pripevniť farebné štítky
Krok 6. Skúste uložiť poznámky a plány digitálne, aby ste sa vyhli použitiu papiera
Ak chcete obmedziť množstvo použitého papiera, skúste si napísať poznámky alebo plány na počítači. Vytvárajte v počítači priečinky a triedte do nich dokumenty alebo na usporiadanie súborov použite online program. Akonáhle je súbor zastaraný, odstráňte ho, aby nezaťažoval váš počítač.
- Zálohujte všetky dôležité dokumenty na cloudové úložisko alebo externý pevný disk, aby ste o ne neprišli, ak sa vám počítač pokazí.
- Ak máte skener, môžete nahrať fyzické dokumenty do počítača, aby ste sa mohli zbaviť papierových dokumentov.