Bez ohľadu na to, či sťahujete seba a svoju rodinu alebo sťahujete firmu, možno budete chcieť napísať formálny list na zmenu adresy, aby všetky vaše kontakty mali novú adresu. Najmä ak sťahujete svoju firmu alebo píšete obchodným kontaktom, chcete zachovať konkrétny formát. V prípade priateľov a rodinných príslušníkov možno budete chcieť poslať ručne napísanú pohľadnicu, a nie oficiálny list.
Kroky
Ukážka zmeny adresných listov
Ukážka zmeny adresy na oficiálny subjekt
Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.
Časť 1 z 3: Formátovanie listu
Krok 1. Vyhľadajte šablónu obchodného listu
Ak píšete list na počítači, vyhľadajte šablóny v aplikácii na spracovanie textu, ktorú používate. Väčšina aplikácií na spracovanie textu má množstvo rôznych šablón písmen.
- Použite základnú šablónu obchodného listu, ktorá obsahuje bloky pre dátum, vašu adresu a adresu príjemcu.
- Ak máte firemný alebo osobný hlavičkový papier, ktorý plánujete použiť na vytlačenie listu, uistite sa, že šablóna, ktorú používate, má na to priestor.
Krok 2. Vytvorte zoznam adries
Najľahšie, najmä ak odosielate list dlhému zoznamu príjemcov, je vytvoriť zoznam adries v tabuľke. Potom môžete vo svojej aplikácii na spracovanie textu použiť funkciu „hromadnej korešpondencie“na vyplnenie polí v liste formulára.
Zoznam adries
Meno a priezvisko príjemcu
Kompletná poštová adresa
Akékoľvek ďalšie kontaktné informácie, tj. Telefónne číslo, e -mailová adresa, fax
Dôkladne si prečítajte svoj zoznam adries, aby ste sa uistili, že ste pri zadávaní niekoho mena alebo adresy neurobili preklepy.
Krok 3. Nastavte bloky adries
Tradičný formát obchodného listu obsahuje blok pre vaše meno (alebo názov vašej firmy) a adresu, ako aj meno a adresu alebo príjemcu. Pri zadávaní adresy používajte svoju aktuálnu adresu, nie adresu, na ktorú sa sťahujete.
Ak používate hromadnú korešpondenciu, postupujte podľa pokynov na formátovanie uvedených v aplikácii na spracovanie textu. Obvykle to znamená, že do stĺpca vložíte názov stĺpca, z ktorého má aplikácia získavať údaje z vašej tabuľky, napríklad „krstné meno priezvisko“
Krok 4. Poskytnite pozdrav
Vaša šablóna listu zvyčajne obsahuje dvojbodku za posledným riadkom posledného bloku adresy, za ktorou nasleduje pozdrav. Môže to byť buď meno osoby, za ktorou je dvojbodka, alebo za „milý“a za ňou meno a čiarka.
Nepoužívajte pozdrav „Vážení“, ak sú niektorí z vašich príjemcov organizácie, iné firmy alebo vládne agentúry. Tento pozdrav sa zvyčajne používa iba pre jednotlivcov
Krok 5. Dokončite zatváranie
Pri formátovaní listu je zvyčajne najlepšie najskôr ho zatvoriť a potom napísať telo listu. Slovo, ktoré použijete na záver, bude závisieť od vášho vzťahu k príjemcom.
Ak píšete list o zmene adresy svojho podnikania, budete chcieť formálnejšiu uzávierku, napríklad „úprimne“. Ak však máte kombináciu osobných a obchodných kontaktov, možno budete chcieť ísť s niečím menej formálnym, napríklad s „poďakovaním“
Časť 2 z 3: Písanie listu
Krok 1. Napíšte krátky úvod
Začnite list vyhlásením, aby ste príjemcu informovali o účele listu. Nemusí to byť dlhé. Obvykle postačí jedna veta, ktorá hovorí niečo ako „Tento list vám má oznámiť, že sa moja adresa čoskoro zmení“.
Neunáhlite sa so svojim úvodom. List chcete ponechať na stránke, preto by mal byť stručný a vecný
Krok 2. Zadajte dátum, kedy dôjde k zmene
Spolu s úvodom musíte svojim príjemcom dať vedieť, kedy presne musia začať používať vašu novú adresu, nie vašu súčasnú.
Zaistite, aby ste svojim príjemcom poskytli dostatok času na prijatie listu, aktualizáciu záznamov a doručenie všetkých listov na správnu adresu
Krok 3. Uveďte svoju novú adresu
Poskytnite svojim príjemcom novú adresu, ktorú by mali v budúcnosti používať pri všetkej korešpondencii s vami. Obvykle je najlepšie naformátovať ho tak, ako by malo byť naformátované na obálke, aby boli pre nich ľahké ich zaznamenať a skopírovať.
Úvahy
Zmätok so starou adresou:
Môžete zahrnúť aj svoju starú adresu, napríklad tak, že poviete, že sa vaša adresa zmenila zo starej adresy na novú adresu. Majte však na pamäti, že to môže byť mätúce. Najmä ak máte veľa obchodných alebo vládnych kontaktov, ktorým list odosielate, nesprávne úradník môže omylom skopírovať nesprávne informácie.
Informujte o všetkých ďalších zmenách:
Je tiež dobré informovať svojich príjemcov, aké ďalšie kontaktné informácie sa budú meniť a ak zostanú rovnaké. Toto je obzvlášť dôležité, ak sa s vami počas prechodu potrebujú skontaktovať.
Krok 4. Zahrňte všetky ďalšie relevantné informácie
V závislosti od okolností vášho sťahovania môžu existovať ďalšie informácie, ktoré vaši príjemcovia potrebujú vedieť, napríklad či sa s vami sťahujú aj ostatní alebo či vaša firma zostane počas sťahovania otvorená.
Príklady relevantných informácií
Zatvorenie prevádzky:
Ak sa vaše podnikanie na krátku dobu zatvára kvôli sťahovaniu, musíte o tom informovať svojich príjemcov, aby mohli vopred plánovať, či už ide o zákazníkov, dodávateľov alebo iných klientov.
Pohyblivý predaj:
Ak máte pohyblivý predaj, môže to byť vhodné miesto, kde by ste o tom mohli informovať aj svojich príjemcov.
Krok 5. Poďakujte príjemcovi
Ak chcete svoj list zavrieť, urobte za posledným odsekom medzeru a napíšte jednoduchú vetu s poďakovaním príjemcovi. Ak sú obchodnými partnermi, môžete tiež pridať poznámku o tom, ako si vážite ich podnikanie.
Ak sa napríklad vaša firma sťahuje, môžete napísať: „Ďakujem za pozornosť, ktorú ste tejto záležitosti venovali. Veľmi si vážim hodnotu, ktorú tejto spoločnosti pridávate, a teším sa na ďalšiu spoluprácu s vami.“
Krok 6. Poskytnite kontaktný prostriedok
Keď poďakujete príjemcovi, možno budete chcieť poskytnúť telefónne číslo alebo e -mailovú adresu, na ktorú sa môže príjemca v prípade akýchkoľvek otázok alebo obáv obrátiť.
Toto je obzvlášť dôležité, ak sa vaša firma sťahuje. Možno budete chcieť smerovať všetky otázky alebo obavy týkajúce sa premiestnenia na konkrétne telefónne číslo alebo klapku alebo na konkrétnu e -mailovú adresu
Krok 7. Vytvorte niekoľko písmen
Zvlášť ak sťahujete svoju firmu, možno budete chcieť mať viac ako jedno písmeno. Tak môžete prispôsobiť jeden list konkrétne klientom alebo zákazníkom, druhý obchodným partnerom a ďalší predajcom alebo predajcom.
Ak máte relevantné informácie, ktoré chcete zahrnúť iba pre jedno publikum, zvážte niekoľko listov. Nikto tak nedostane iné informácie, než aké potrebuje
Časť 3 z 3: Odoslanie listu
Krok 1. Starostlivo skontrolujte svoj list
Pred dokončením listu sa presvedčte, či neobsahuje preklepy, pravopisné alebo gramatické chyby, kvôli ktorým váš list vyzerá neprofesionálne alebo sťažuje čítanie.
Skontrolujte najmä adresu a uistite sa, že je správna. Nechcete odosielať svojim príjemcom list so zmenou adresy, ktorý ich presmeruje na nesprávnu adresu
Krok 2. Uistite sa, že informácie o príjemcoch sú správne
Keď hromadnú korešpondenciu použijete na hromadnú korešpondenciu, môže vám to ušetriť veľa času. Je však tiež možné, že v spôsobe prenosu údajov do vašich listov sú chyby.
Začiarknite všetky polia a uistite sa, že sa všetky zhodujú a patria rovnakému príjemcovi. Chcete sa napríklad uistiť, že meno a adresa príjemcu v poli s adresou sa zhoduje s menom v pozdravu
Krok 3. Vytlačte a podpíšte svoje listy
Keď sa ubezpečíte, že sú vaše písmená správne naformátované a neobsahujú chyby, vytlačte ich na dobrý papier a podpíšte ich ručne modrým alebo čiernym atramentom. Potom sú pripravené na odoslanie.
Krok 4. Informujte svojich príjemcov vopred
Vo väčšine prípadov sa chcete uistiť, že príjemcovia dostanú listy do dvoch až štyroch týždňov pred dátumom, kedy zmena adresy nadobudne účinnosť.