4 spôsoby úpravy dokumentu

Obsah:

4 spôsoby úpravy dokumentu
4 spôsoby úpravy dokumentu

Video: 4 spôsoby úpravy dokumentu

Video: 4 spôsoby úpravy dokumentu
Video: Сознание и Личность. От заведомо мёртвого к вечно Живому 2024, Marec
Anonim

Vylúčenie súkromných informácií z citlivých dokumentov si musí robiť starosti jednotlivci z rôznych oblastí a pracovných pozícií. Od jediného majiteľa podniku, ktorý potrebuje redigovať osobné alebo obchodné finančné informácie, po vládne agentúry, ktoré chránia údaje o politike, je kľúčové správne redigovanie citlivých informácií. Pre tých, ktorí potrebujú redigovať dokument správnym spôsobom, môžu prísť vhod niektoré základné kroky založené na odborných radách.

Kroky

Metóda 1 zo 4: Redigovanie textového súboru

Úprava dokumentu Krok 1
Úprava dokumentu Krok 1

Krok 1. Nahradiť všetok upravený text textom [REDACTED]

Začnite nahradením celého textu, ktorý chcete redigovať, slovom [REDACTED]. Môžete nájsť a nahradiť vyhľadávanie, aby ste našli všetok text, ktorý je potrebné redigovať. Zaistíte tým redigovanie všetkého potrebného textu v dokumente, aby bol skrytý.

  • Napríklad namiesto toho, aby ste si všimli osobné informácie o zákazníkovi: „Amy Hempel, 1031 SW Park Ave“, môžete ich nahradiť výrazom „[INFORMÁCIA ZNOVU ZRUŠENÁ]“alebo jednoducho „[ZMENŠENÁ].
  • Na informácie, ktoré chcete redigovať, môžete tiež umiestniť čierne štvorce alebo obdĺžniky. Čierne štvorce je možné vytvoriť nakreslením dlhých štvorcov na odstránené oblasti textu a zafarbením na čierno. Uistite sa, že odstránite text pod čiernymi štvorcami, aby ste zaistili, že čierne štvorce nie je možné nejakým spôsobom odstrániť, aby sa odhalili informácie.
  • Uistite sa, že to urobíte pre všetky inštancie a všetky variácie informácií. Ak v dokumente použijete niekoho meno rôznymi spôsobmi, možno to budete musieť urobiť ručne. Môžete napríklad uviesť „Amy Hempel“ako „A. Hempel “,„ Amy Hempel “a„ Pani Hempel “. Budete musieť redigovať všetky inštancie jej mena. Môžete vyhľadať a nahradiť hľadanie každej variácie jej mena, alebo si dokument manuálne prejsť a nahradiť ich všetkými [REDACTED].
  • Uložte túto verziu dokumentu ako verziu „upravenú na základe teploty“. Zaistíte tak, že budete mať dve kópie dokumentu, jednu s pôvodnými informáciami a jednu s redigovanými informáciami.
Redigujte dokument, krok 2
Redigujte dokument, krok 2

Krok 2. Skopírujte a prilepte text do programu Windows Poznámkový blok

Windows Notepad je jednoduchý textový editor, ktorý neukladá žiadny skrytý kód nájdený v textovom súbore. Tento formát ukladá iba základné textové informácie, takže v dokumente nemožno odhaliť žiadny iný text. Je to nevyhnutné, pretože nechcete, aby niekto mohol spätne sledovať pôvodný kód textového súboru, a tým odhaliť upravené informácie.

  • Vyberte všetok text v textovom súbore. (CTRL-A alebo Upraviť> Vybrať všetko)
  • Skopírujte text do textového súboru. (CTRL-C alebo Upraviť> Kopírovať)
  • Prilepte text do programu Poznámkový blok. (CTRL-V alebo Upraviť> Prilepiť)
  • Uložte súbor do programu Poznámkový blok ako verziu „upravenú textom“. Uloží sa ako textový súbor (.txt).
  • Ak nemáte Poznámkový blok pre Windows, môžete použiť WordPerfect, WordStar a Textový editor.
Úprava dokumentu Krok 3
Úprava dokumentu Krok 3

Krok 3. Preformátujte dokument

Akonáhle vložíte informácie z textového súboru do programu Poznámkový blok, väčšina formátovania v dokumente bude odstránená. Dokument nebude obsahovať žiadne čísla strán, karty, odôvodnenie, číslovanie odsekov ani tučné písmo, kurzívu a podčiarknutie. Pred uložením ako upravený súbor ho môžete naformátovať.

Ak chcete dokument naformátovať, musíte zavrieť súbor programu Poznámkový blok a otvoriť textový dokument „Upravené textom“v programe na spracovanie textu. Preformátujte text v programe na spracovanie textu, ale nemeňte žiadny text

Úprava dokumentu Krok 4
Úprava dokumentu Krok 4

Krok 4. Uložte formátovaný dokument ako PDF

Ak chcete vytvoriť konečnú verziu redigovaného dokumentu, uložte formátovaný dokument ako verziu „Final-Redacted“. Zaistíte tak, že budete mať upravený dokument, ktorý neobsahuje žiadne citlivé informácie a/alebo akékoľvek informácie, ktoré je možné odhaliť alebo zobraziť.

  • Konvertujte textový súbor na PDF výberom formátu PDF v zozname uložených súborov ako možností. Vyberte PDF a uložte súbor ako verziu „Final-Redacted-PDF“.
  • Odstráňte verzie „Upravené textom“a „Spracované dočasne“, aby k pôvodným upraveným informáciám neexistoval žiadny papierový záznam. Teraz môžete ako upravený súbor použiť verziu „Final-Redacted-PDF“.

Metóda 2 zo 4: Redigovanie dokumentu PDF

Redigujte dokument, krok 5
Redigujte dokument, krok 5

Krok 1. Použite Adobe Acrobat verzie 8.0 alebo novšej

Len verzia 8.0 a vyššia verzia aplikácie Acrobat môže spoľahlivo redigovať informácie v dokumente PDF. Aj keď sa môžete pokúsiť použiť iné programy na odstránenie informácií z dokumentu PDF, nebudú schopné efektívne odstrániť skryté informácie z dokumentu a neodporúča sa to.

  • Možnosti nástroja na úpravu sú k dispozícii iba pre Adobe Acrobat Pro. Nie je k dispozícii pre Adobe Acrobat Reader.
  • Môžete vyskúšať doplnok vyrobený pre iné verzie programu Adobe Acrobat, napríklad Redux. Tieto doplnky alebo doplnkový softvér je možné použiť na redigovanie informácií v súbore PDF pomocou iných verzií programu Adobe Acrobat.
  • Ak máte prístup k dokumentu ako textový súbor, môžete prejsť procesom redakčnej úpravy textového súboru a potom použiť konečný upravený súbor PDF. Ak však máte prístup iba k súboru PDF a potrebujete súbor PDF redigovať, budete musieť túto metódu vyskúšať.
Redigujte dokument, krok 6
Redigujte dokument, krok 6

Krok 2. Otvorte panel s nástrojmi Redakcia

Ak to chcete urobiť, prejdite na položku Zobraziť> Panely s nástrojmi> Redakcia. Potom si na paneli s nástrojmi môžete vybrať nástroj „Označiť ako redigovanie“. Pomocou tohto nástroja označte všetky položky, ktoré chcete redigovať.

  • Ak chcete redigovať riadok alebo položku v dokumente, dvakrát kliknite na slovo alebo obrázok. Stlačením CTRL pri ťahaní vyberte riadok, blok textu, obrázok alebo oblasť dokumentu.
  • Kliknutím na tlačidlo OK odstránite vybraté položky. Majte na pamäti, že položky nebudú z dokumentu natrvalo odstránené, kým dokument neuložíte.
Úprava dokumentu Krok 7
Úprava dokumentu Krok 7

Krok 3. Odstráňte všetok skrytý text

Akonáhle použijete úpravy, vyskočí vám funkcia „Preskúmať dokument“. Túto funkciu môžete použiť na vyhľadanie skrytého textu alebo metadát a ich odstránenie.

  • Skrytý text sa môže zobrazovať ako pôvodný text alebo ako verzia pôvodného textu. Metadáta môžu vyzerať ako kódovaný text, v ktorom sú v pôvodnom texte čísla alebo symboly.
  • Tento postup opakujte, kým neodstránite všetok potrebný obsah z dokumentu PDF. Uistite sa, že odstránite aj skrytý text alebo metadáta.
Redigujte dokument, krok 8
Redigujte dokument, krok 8

Krok 4. Premenujte dokument a uložte ho

Po odstránení všetkých citlivých informácií a skrytého textu by ste mali dokument premenovať na „Konečne upravený“a uložiť ho. Teraz by ste mali mať redigovanú verziu PDF a neregulovanú verziu.

Keď uložíte upravený dokument, mali by ste odstrániť neupravený dokument. Teraz by ste mali mať upravenú verziu dokumentu PDF, ktorá neobsahuje žiadny skrytý text ani metadáta. Tým sa zabezpečí, že nikto nebude mať prístup k pôvodnému, neregulovanému dokumentu

Metóda 3 zo 4: Redigovanie papierového dokumentu

Redigujte dokument, krok 9
Redigujte dokument, krok 9

Krok 1. Na oskenovanie súboru použite metódu papierového dokumentu

Je ťažké použiť softvér na redigovanie naskenovaných súborov, ako sú tiff, jpeg alebo gif. Existuje riziko, že v naskenovanom dokumente zostane skrytý text alebo metadáta. Možno budete chcieť skúsiť metódu papierových dokumentov pre skenované dokumenty, kde si dokument vytlačíte a ručne upravíte informácie.

Redigujte dokument, krok 10
Redigujte dokument, krok 10

Krok 2. Vytlačte papierový dokument

Začnite vytlačením papierového dokumentu pomocou možnosti jednostrannej tlače. Zaistíte tak, že na jednej strane papiera budete mať text a na druhej strane prázdnu stránku. Nebude vám hroziť vystrihnutie dôležitých informácií na jednej strane alebo zanedbanie odstránenia citlivých informácií na jednej strane.

Majte na pamäti, že táto metóda môže byť časovo náročná, ak máte veľa strán papierového dokumentu, ktoré musíte redigovať. Toto sa však považuje za najúčinnejší spôsob redigovania informácií z dokumentu, či už ide o textový súbor, PDF alebo naskenovaný dokument

Úprava dokumentu Krok 11
Úprava dokumentu Krok 11

Krok 3. Vystrihnite text, ktorý je potrebné redigovať

Nožnicami vystrihnite všetok text, ktorý potrebujete redigovať. Uistite sa, že nájdete všetky zmienky o citlivých informáciách v papierovom dokumente a vystrihnite ich.

Potom by ste mali skartovať výstrižky z papiera, aby ste sa presvedčili, že vystrihnuté informácie nie je možné vystopovať ani nájsť

Úprava dokumentu Krok 12
Úprava dokumentu Krok 12

Krok 4. Na upravené časti zalepte nepriehľadnú pásku alebo papier

Nepriehľadná páska je 100% nepriepustná pre svetlo a nie je priehľadná ani priesvitná. Toto je najlepšia voľba na vyplnenie redigovaných sekcií, aby ich nebolo možné vysledovať ani odhaliť.

Môžete tiež použiť nepriehľadný papier, ktorý neumožňuje žiadny odraz svetla, nie obyčajný papier, pretože skener môže cez papier snímať obrázky. Pomocou pásky alebo lepidla pripevnite papier na upravené časti

Úprava dokumentu Krok 13
Úprava dokumentu Krok 13

Krok 5. Naskenujte dokument a uložte ho ako PDF

Ak chcete vytvoriť leštenú verziu papierového dokumentu, môžete ho naskenovať a uložiť ako dokument PDF s konečnou úpravou. Teraz budete mať úplne upravenú verziu papierového dokumentu.

Metóda 4 zo 4: Overenie redakcie

Úprava dokumentu Krok 14
Úprava dokumentu Krok 14

Krok 1. Zaistite, aby boli z dokumentu odstránené všetky citlivé informácie

Upravený dokument by ste si mali prečítať, aby ste sa uistili, že v dokumente nie sú žiadne citlivé informácie. Citlivé informácie môžu zahŕňať:

  • Čísla sociálneho poistenia. Ak musíte zahrnúť číslo sociálneho zabezpečenia niekoho, použite iba posledné štyri číslice.
  • Akékoľvek čísla finančných účtov. Ak musíte zahrnúť čísla finančných účtov, použite iba posledné štyri číslice.
  • Mená mladistvých. Ak si musíte všimnúť zúčastnenú maloletú osobu, použite iba jej iniciály.
  • Dátumy narodenia. Ak musí byť zahrnutý aj dátum narodenia jednotlivca, zadajte iba rok.
  • Adresy domov. Ak je potrebné uviesť adresu jednotlivca, napríklad v trestnom prípade, použite iba mesto a štát.
Úprava dokumentu Krok 15
Úprava dokumentu Krok 15

Krok 2. Nechajte niekoho overiť redakcie pred dokončením upraveného dokumentu

Aby ste sa uistili, že ste zachytili všetky informácie, ktoré je potrebné redigovať, možno budete chcieť požiadať dôveryhodnú osobu, aby overila, či vám neunikli žiadne informácie. Niekedy môže ďalší pohľad na dokument tiež pomôcť zachytiť všetky informácie, ktoré ste možno zmeškali. Dajte recenzentovi vedieť, akú metódu ste použili na úpravu informácií, aby ich mohol poriadne otestovať.

Ak máte do činenia s veľmi citlivými informáciami, ktoré by mohli mať právne dôsledky, mali by ste zvážiť použitie odborníka na redakčné úpravy. Tieto osoby sú vyškolené na redigovanie a môžu dokument za vás overiť, aby sa ubezpečil, že neobsahuje žiadne chyby ani omyly

Redigujte dokument, krok 16
Redigujte dokument, krok 16

Krok 3. Otestujte upravený dokument, či nie je možné odhaliť

Ak chcete potvrdiť, že redakcia bola vykonaná správne, môžete vykonať jednoduchý test na konečnom, upravenom PDF.

  • Vyberte text, ktorý sa nachádza niekoľko riadkov nad upravenou oblasťou a končí jeden až dva riadky pod ňou.
  • Prilepte obsah do dokumentu na spracovanie textu alebo do programu Poznámkový blok. Skontrolujte, či sa v obsahu nenachádza upravený text. Ak nie je k dispozícii, redakcia bola úspešná.

Odporúča: