Ako napísať pracovnú správu (s obrázkami)

Obsah:

Ako napísať pracovnú správu (s obrázkami)
Ako napísať pracovnú správu (s obrázkami)

Video: Ako napísať pracovnú správu (s obrázkami)

Video: Ako napísať pracovnú správu (s obrázkami)
Video: IELTS Writing Academic Task 1 — Maps — IELTS Writing Tips & Strategies для групп с 6 по 9 2024, Marec
Anonim

Písanie pracovnej správy môže byť zdrvujúce, ale môže to byť jednoduchšie, ako si myslíte. Pracovné správy sa zvyčajne používajú na vysvetlenie vášho pokroku v pracovnom projekte alebo na poskytnutie vašich záverov a odporúčaní týkajúcich sa problému na pracovisku. Ak chcete ľahko napísať efektívnu pracovnú správu, začnite zvážením svojho účelu, publika, výskumu a posolstva. Potom vytvorte zostavu v typickom formáte pre obchodné správy. Nakoniec môžete správu zrevidovať, aby bola účinná.

Kroky

Časť 1 z 3: Plánovanie správy o práci

Napíšte pracovnú správu, krok 1
Napíšte pracovnú správu, krok 1

Krok 1. Identifikujte účel a tému svojej správy

V niektorých prípadoch vás možno požiadali o nahlásenie. Váš účel alebo téma bude pravdepodobne zahrnutá v žiadosti. Ak si nie ste istí svojim účelom alebo témou, zvážte, akú správu posielate publiku. Na objasnenie sa môžete porozprávať aj so svojim šéfom alebo nadriadeným.

Vaším účelom môže byť napríklad analýza obchodného problému, vysvetlenie výsledkov projektu, na ktorom ste pracovali, alebo poskytnutie nadriadeného prehľadu o vašom postupe v práci

Napíšte pracovný protokol, krok 2
Napíšte pracovný protokol, krok 2

Krok 2. Vyberte tón a jazyk, ktorý vyhovuje vášmu publiku

Zvážte, čo už vaše publikum bude vedieť, ako aj úroveň žargónu, ktorému budú rozumieť. Pri písaní pracovnej správy môžete často použiť profesionálnejší jazyk a žargón ako pri písaní pre širokú verejnosť.

  • Kto všetko bude čítať vašu správu? Zahrňte do svojho publika každého, kto by mohol rozumne použiť správu.
  • Ak píšete pre rôzne typy čitateľov, zadajte všetky potrebné informácie, aby ich najmenej informovaný čitateľ pochopil. Používajte však nadpisy pre každú sekciu, aby informovaní čitatelia mohli preskočiť informácie, ktoré sú pre nich nadbytočné. Môžete tiež zahrnúť sekcie pre každé publikum, aby ste vyriešili ich obavy.
Napíšte pracovnú správu, krok 3
Napíšte pracovnú správu, krok 3

Krok 3. Zhromaždite svoj výskum a prípadne podporné materiály

Zahrňte materiály, ktoré ste použili na dosiahnutie záverov alebo vypracovanie odporúčaní. Na tieto materiály sa budete odvolávať pri príprave správy a navyše ich možno budete musieť zahrnúť do príloh správy. Tu sú typy materiálov, ktoré môžete zahrnúť do prípravy správy:

  • Finančné informácie
  • Grafy
  • Grafy
  • Štatistické informácie
  • Prieskumy
  • Dotazníky
  • Rozhovory s odborníkmi, spolupracovníkmi, klientmi atď.
Napíšte pracovnú správu, krok 4
Napíšte pracovnú správu, krok 4

Krok 4. Ak píšete správu o pokroku, skontrolujte svoj pokrok

Dobrá správa o pokroku poskytne rýchly prehľad o práci, ktorú ste vykonali, čo sa chystáte urobiť ďalej a či je projekt na dobrej ceste. Najlepšie je to chápať ako odpoveď na otázky, ktoré môžu mať ľudia o vašom projekte. Tu sú veci, ktoré musíte zahrnúť do svojho prehľadu:

  • Zmenil sa rozsah projektu?
  • Aké úlohy ste vykonali od poslednej správy o pokroku?
  • Aké úlohy budete robiť ďalej?
  • Ste na dobrej ceste dokončiť projekt včas? Ak nie, prečo?
  • Na aké prekážky ste narazili a ako ich prekonáte?
  • Naučili ste sa tento mesiac nejaké lekcie?
Napíšte pracovnú správu, krok 5
Napíšte pracovnú správu, krok 5

Krok 5. Načrtnite informácie, ktoré musíte zahrnúť do svojej správy

Zaznamenajte si svoje nápady vo voľnom obryse, ktoré vám pomôžu pri písaní. Keď načrtnete, vytvorte pre svoju správu nadpisy, ktoré vám pomôžu zorganizovať, čo potrebujete povedať. Váš obrys nemusí byť úhľadný alebo dobre rozvinutý, pretože je len na vaše použitie.

  • Vo väčšine prípadov začnete svoju správu vysvetlením svojich výsledkov, záverov alebo odporúčaní. Potom vysvetlite, ako ste sa dostali k tomuto bodu, a prípadne svoje odôvodnenie.
  • Ak sa chystáte urobiť kontroverzný záver alebo odporúčanie, vysvetlite najskôr svoj postup a odôvodnenie, aby vaše publikum pochopilo, prečo ste k tomuto nápadu prišli.

Časť 2 z 3: Návrh pracovnej správy

Napíšte pracovnú správu, krok 13
Napíšte pracovnú správu, krok 13

Krok 1. Použite titulnú alebo titulnú stránku

Na titulnej stránke by ste mali uviesť názov svojho prehľadu a za ním dátum, kedy ste ho odoslali, v samostatnom riadku. V treťom riadku uveďte mená všetkých autorov. Potom do štvrtého riadka napíšte názov svojej organizácie.

  • V niektorých prípadoch môžete uviesť aj motivačný list, v ktorom vysvetlíte, prečo ste správu napísali, čo obsahuje a čo si myslíte, že je potrebné urobiť ďalej. Je to bežnejšie pre správy, ktorých príprava trvala dlho alebo vyžadujú dodatočné vysvetlenie, kým sa čitateľ na samotnú správu pozrie.
  • Ak chcete získať správu o pokroku, zadajte na titulnej stránke svoje meno, názov projektu, dátum a obdobie vykazovania. Každú položku umiestnite na samostatný riadok. Každý riadok môžete označiť štítkom „názov“, „názov projektu“, „dátum“a „obdobie prehľadu“alebo môžete informácie iba uviesť.
  • Opýtajte sa svojho šéfa, či existujú konkrétne odporúčania pre formátovanie vašej pracovnej správy. Sú vašim najlepším zdrojom na prípravu správy.
Napíšte pracovný protokol, krok 14
Napíšte pracovný protokol, krok 14

Krok 2. Poskytnite zhrnutie s podrobnosťami o kľúčových informáciách

Zahrňte svoje závery, odôvodnenia a odporúčania. To umožní niekomu porozumieť hlavným bodom vašej správy bez prečítania celého dokumentu. Nie je potrebné písať podrobné vysvetlenie, ale čitateľ by mal pochopiť, o čom správa je. Vaše zhrnutie by malo mať 0,5 až 1 stranu.

  • Nie je potrebné zhrnúť celú správu. Sústreďte sa iba na najdôležitejšie myšlienky v správe, ako sú kľúčové odporúčania alebo závery, ktoré prezentujete.
  • Ak píšete správu o pokroku, môžete túto časť preskočiť.
Napíšte pracovný protokol, krok 15
Napíšte pracovný protokol, krok 15

Krok 3. Zahrňte obsah so zoznamom toho, čo je vo vašej správe

Zoznam nadpisov sekcií uveďte v obsahu a čísla stránok, kde sa táto sekcia začína. To vašim čitateľom umožní jednoduchú navigáciu vo vašej správe a nájdenie potrebných informácií.

  • V každej sekcii používajte názvy a hlavičky, aby bola vaša správa ľahko čitateľná.
  • Ak píšete správu o pokroku, zvyčajne nepotrebujete zahrnúť obsah, pokiaľ to váš šéf nepreferuje. Pre každú sekciu však uveďte názvy a hlavičky, aby ste sa v prehľade ľahšie orientovali.
Napíšte pracovnú správu, krok 16
Napíšte pracovnú správu, krok 16

Krok 4. Napíšte úvod, aby ste poskytli prehľad správy

Povedzte čitateľovi, čo vás viedlo k napísaniu tejto správy o práci. Zhrňte kontext správy a vysvetlite jej účel. Prezrite si otázky, na ktoré odpoviete, alebo problém, ktorý vyriešite. Uveďte rozsah svojej správy a plán jej obsahu.

  • Váš úvod nemusí byť dlhý. Buďte priamy a konkrétny, aby váš čitateľ porozumel kontextu a účelu bez dlhého vysvetľovania.
  • Napíšte 2-4 odseky na úvod.
  • Pokiaľ ide o správu o pokroku, váš úvod by mal mať iba 1 až 2 odseky. Mal by zhrnúť váš projekt a to, čo chcete dosiahnuť. Môžete si tiež prezrieť ukážku práce, ktorú ste dokončili, a to, čo plánujete robiť ďalej.
Napíšte pracovnú správu, krok 17
Napíšte pracovnú správu, krok 17

Krok 5. Vysvetlite výsledky alebo závery, ktoré prezentujete

Poskytnite základný prehľad o výskume alebo hodnoteniach, ktoré ste dokončili v súvislosti s týmto projektom. Potom prediskutujte a interpretujte svoje zistenia a ich vzťah k téme vašej správy.

  • Vo väčšine prípadov bude táto časť obsahovať úvodný odsek a zoznam záverov, ku ktorým ste dospeli.
  • Takto môže vyzerať záver: „1. Naša populácia starne, čo vedie k ďalším zdravotným rizikám medzi našou klientelou. “
  • Ak píšete správu o pokroku, nebudete mať žiadne výsledky ani závery, ktoré by ste mohli predložiť. Namiesto toho napíšte svoje úspechy alebo dokončené úlohy do sekcie po úvode. V tejto časti môžete tiež poskytnúť krátky odsek 2-4 vety. Zoznam však spravidla stačí. Môžete uviesť zoznam „Vyzbieraných 200 dolárov na zaplatenie festivalového stanu“, „Zazmluvnené s vašim straníckym plánom na riadenie plánovania festivalu“a „Skúmaných 1500 obyvateľov, aby zhromaždili príspevok verejnosti“.
Napíšte pracovnú správu, krok 18
Napíšte pracovnú správu, krok 18

Krok 6. Uveďte svoje odporúčania, ako sa pohnúť dopredu

Vaše odporúčania by mali vysvetliť, čo sa stane v budúcnosti. Vysvetlite, čo vaše riešenia vyriešia a ako súvisia s vašimi závermi. Po napísaní vysvetlenia uveďte svoje odporúčania v očíslovanom zozname, pričom každé začnite slovesom. Vytvorte zoznam svojich odporúčaní od najdôležitejších po najmenej dôležité.

  • Môžete napríklad napísať „1. Vyškolte všetkých zamestnancov, aby vykonávali KPR. “
  • Ak píšete správu o pokroku, namiesto toho uvediete ďalšie úlohy alebo ciele, ktoré chcete v nadchádzajúcom pracovnom období dosiahnuť. Môžete napríklad uviesť zoznam „Nájsť dodávateľov na festival“, „Schváliť návrhy festivalov“a „Objednať propagačné plagáty“.
Napíšte pracovnú správu, krok 19
Napíšte pracovnú správu, krok 19

Krok 7. Diskutujte o svojom procese a dôvodoch na dosiahnutie svojich záverov

Vysvetlite, ako ste pristupovali k téme, problému alebo problému. Skontrolujte svoje zistenia a potom vysvetlite, ako vedú k vašim odporúčaniam. Rozdeľte svoju diskusiu do rôznych sekcií s nadpismi, ktoré čitateľovi povedia, čo je v tejto sekcii zahrnuté.

  • To zahŕňa dlhšiu diskusiu o vašom výskume a hodnoteniach.
  • Táto sekcia by mala byť najdlhšia vo vašej správe.
  • Ak píšete správu o pokroku, môžete túto časť preskočiť. Na jeho miesto zahrňte časť o prekážkach, s ktorými ste sa stretli pri práci na projekte, a tiež o tom, ako ste ich prekonali. Môžete napísať: „Mnoho obyvateľov prieskum nevrátilo, pretože nezahŕňal predplatené poštovné. V budúcnosti zahrnieme do našich prieskumov poštovné alebo dáme obyvateľom možnosť urobiť svoj prieskum digitálne. “
Napíšte pracovnú správu, krok 20
Napíšte pracovnú správu, krok 20

Krok 8. Uveďte všetky odkazy, ktoré ste použili pri príprave svojej správy

Referencie môžu zahŕňať články v časopise, spravodajské články, rozhovory, prieskumy, dotazníky, štatistické zistenia a ďalšie súvisiace informácie. Na konci správy uveďte tieto odkazy a označte stránku „Referencie“.

  • Pokiaľ nie je uvedené inak, používajte pre obchodné správy formátovanie APA.
  • Ak pripravujete správu o pokroku, môžete túto časť preskočiť.
Napíšte pracovnú správu, krok 21
Napíšte pracovnú správu, krok 21

Krok 9. Poskytnite prílohy k materiálom, ako sú prieskumy, dotazníky alebo e -maily

Nie každá pracovná správa potrebuje prílohy. Môžete ich však uviesť, ak chcete čitateľovi poskytnúť materiály, na ktoré ste odkazovali, alebo dodatočné informácie, ktoré mu môžu pomôcť lepšie porozumieť téme alebo vašim zisteniam. Každú prílohu označte samostatným písmenom.

  • Môžete mať napríklad „dodatok A“, „dodatok B“a „dodatok C.“
  • Ak píšete správu o pokroku, túto časť nemusíte uvádzať.
Napíšte pracovnú správu, krok 12
Napíšte pracovnú správu, krok 12

Krok 10. Zahrňte krátky záver, v ktorom zhrniete svoje zistenia alebo pokrok

Možno nebudete musieť zahrnúť záver, ale jeho napísanie môže byť príjemnou rekapituláciou vášho úsilia. Nechajte svoj záver na 3-4 vety sumarizujúce informácie, ktoré ste uviedli vo svojej správe.

Môžete napísať: „Plánovací projekt umeleckého festivalu je na dobrej ceste k dokončeniu podľa plánu. Dokončili sme 90% aktivít predbežného plánovania a teraz presúvame pozornosť na nákup materiálu. Projekt nemá žiadne vynikajúce prekážky, ale budeme sa zaoberať všetkými, ktoré sa vyskytnú v budúcnosti. “

Časť 3 z 3: Účinnosť správy

Napíšte pracovnú správu, krok 6
Napíšte pracovnú správu, krok 6

Krok 1. Používajte jasné nadpisy, aby ste svojmu publiku pomohli zorientovať sa v správe

Vytvorte nadpisy, ktoré sú priame a priamo k veci. Čitateľ by mal presne vedieť, čo vaša správa obsahuje.

  • Vaše nadpisy môžu zahŕňať: Úvod, Dokončené úlohy, Ciele pre nasledujúci štvrťrok, Prekážky a riešenia a Záver.
  • Upravte nadpisy tak, aby zodpovedali informáciám vo vašej správe.
  • V prípade správy o pokroku bude vašim publikom pravdepodobne nadriadený, tím alebo klienti.
Napíšte pracovnú správu, krok 22
Napíšte pracovnú správu, krok 22

Krok 2. Na sprostredkovanie svojich myšlienok použite jednoduchý a priamy jazyk

Pracovná správa nemusí obsahovať veľké slová a kreatívne vety. Stačí, aby ste svoj názor dostali k čitateľovi. Vyjadrite svoje nápady čo najjednoduchšími slovami a choďte priamo k veci.

Napísali by ste: „Tržby sa vo štvrtom štvrťroku zvýšili o 50%“, a nie o „Výnosy raketovo stúpajúce o 50%, aby sa vytvorili hviezdne príjmy za štvrtý štvrťrok“

Napíšte pracovnú správu, krok 23
Napíšte pracovnú správu, krok 23

Krok 3. Použite stručné písanie, aby bola vaša správa čo najkratšia

Písanie viac, ako je nevyhnutné, stráca čas aj čitateľov. Odstrihnite vlákna a choďte priamo na vec.

  • Majte na pamäti, že niektoré pracovné správy môžu byť dlhé, pretože môžu obsahovať veľa informácií. Vaše písanie by však malo byť stále stručné.
  • Je v poriadku napísať: „Tržby sa zvýšili za posledný štvrťrok po tom, čo predajcovia implementovali chladné volanie“, a nie: „V minulom predajnom štvrťroku sme zaznamenali exponenciálny nárast tržieb, pretože naši talentovaní a oddaní predajcovia začali chladne volať potenciálnych klientov na požiadajte ich, aby si kúpili ďalšie produkty. “
Napíšte pracovnú správu, krok 24
Napíšte pracovnú správu, krok 24

Krok 4. Vyjadrite svoje myšlienky objektívnym a neemotívnym jazykom

Držte sa faktov a nechajte čitateľa vyvodiť závery na základe objektívneho pohľadu na vec. Aj keď možno dávate odporúčania, ako v danej záležitosti postupovať, nepokúšajte sa vyvolať emócie čitateľa, aby ste ich presvedčili. Umožnite čitateľovi vytvoriť si vlastné myšlienky a úsudok na základe objektívneho pohľadu na skutočnosti.

Skôr než by ste napísali: „Odpojení zamestnanci majú nízku morálku, vďaka čomu sa kancelária cíti ako bezduchý stroj“, môžete napísať: „Zamestnanci, ktorých produktivita bola hodnotená nižšie ako ostatné, uviedli, že sa cítia odpojení.“

Napíšte pracovnú správu, krok 25
Napíšte pracovnú správu, krok 25

Krok 5. Vyhnite sa používaniu slangu, ako aj slova „I“vo väčšine správ

V správe o pokroku môže byť vhodné použiť „ja“, ak píšete o projekte, na ktorom pracujete sami. V opačnom prípade nepoužívajte vo svojej pracovnej správe slovo „ja“ani žiadne slangové slová. Je však v poriadku používať „vy“, keď smerujete vetu k svojmu určenému čitateľovi.

Udržujte svojho jazykového profesionála v celej svojej správe

Napíšte pracovnú správu, krok 26
Napíšte pracovnú správu, krok 26

Krok 6. Korektúrujte svoju správu, aby ste sa uistili, že neobsahuje chyby

Gramatické a pravopisné chyby oslabia profesionalitu vašej pracovnej správy. Je dôležité, aby ste si správu prečítali a uistili sa, že nemáte preklepy, zlé formulácie alebo nesprávne použité slová. Najlepšie je skontrolovať svoju správu najmenej dvakrát.

  • Ak môžete, nechajte niekoho iného, aby vašu správu skontroloval, pretože je ťažké odhaliť všetky svoje vlastné chyby.
  • Ak vám to čas dovolí, odložte správu najmenej 24 hodín, než ju skontrolujete.

Tipy

  • Keď napíšete svoju prvú pracovnú správu, môžete ju použiť ako šablónu pre budúce správy.
  • Vaše pracovisko môže mať šablónu pre pracovné správy. Porozprávajte sa so svojim nadriadeným, aby ste zistili, či môžete na správu použiť šablónu.
  • Ak môžete, založte formát svojej správy na existujúcej pracovnej správe od vašej firmy alebo organizácie. Skontrolujte súbory vo svojej kancelárii alebo požiadajte svojho spolupracovníka alebo nadriadeného o kópiu existujúcej správy.

Odporúča: