Súbor pokynov by mal čitateľovi pomôcť splniť úlohu rýchlo, efektívne a úspešne. Je dôležité poskytnúť každý detail. Vynechania alebo chyby môžu čitateľa frustrovať. Nasledujúce pokyny vám pomôžu napísať sériu pokynov.
Kroky
Časť 1 zo 4: Príprava na napísanie pokynov
Krok 1. Poznajte svoje publikum
Prvá vec, ktorú musíte pri písaní pokynov urobiť, je poznať svoje publikum. Pre koho píšeš? Sú to ľudia odborníci alebo nováčikovia? Poznanie publika vám pomôže vybrať si slová, úroveň podrobností a spôsob, akým štruktúrujete pokyny.
- Ak by ste napríklad vysvetľovali, ako upiecť koláč profesionálnemu kuchárovi, nemuseli by ste vysvetľovať, ako zapracovať suroviny, prečo je dôležité nechať vajíčka ohriať na izbovú teplotu alebo aký je rozdiel medzi univerzálnym a samokysnúca múka. Ak ste to vysvetľovali niekomu, kto nevie variť, tieto definície a vysvetlenia môžu znamenať rozdiel medzi dobrým koláčom a zlým koláčom.
- Chybujte na strane opatrnosti a nepracujte s publikom ako s odborníkom. To zaisťuje, že vaše pokyny sú vždy jasné a dajú sa dodržať.
Krok 2. Identifikujte všetky potrebné nástroje
Skôr ako začnete, uistite sa, že jasne uvediete, čo je potrebné na úspešné dokončenie pokynov. Môže to byť zoznam prísad alebo skupina nástrojov.
Krok 3. Vykonajte úlohu
Jeden skvelý spôsob, ako získať jasné pokyny, je prejsť si procesom sami. Týmto spôsobom si môžete zapísať konkrétne kroky. Ak sa pokúsite urobiť niečo naspamäť, možno si všetko nepamätáte. Potom nechajte niekoho iného vykonať úlohu. Požiadajte ich o spätnú väzbu o akýchkoľvek mätúcich alebo nejasných krokoch.
- Dávajte si pozor, aby ste niečo nevynechali. Ak vynecháte dôležité kroky, čitateľovi znemožníte dokončenie úlohy. Uistite sa tiež, že kroky nepíšete mimo poradia.
- Ak napríklad poviete: „Zmiešajte suroviny pomocou mixéra. Vložte do rúry na 350 stupňov,“môže si čitateľ myslieť, že misku na mixovanie umiestnite do rúry.
Časť 2 zo 4: Písanie pokynov
Krok 1. Udržujte to jednoduché
Efektívna inštrukcia je jednoduchá. Nepoužívajte dlhé, zahrnuté odseky. Namiesto toho používajte krátke, jasné vety, odrážky a vizuálne pomôcky.
Krok 2. Použite aktívne slová
Pokyny by mali byť plné aktívnych, popisných slov. Začnite svoje kroky s akčnými slovesami. To dáva čitateľovi jasnú akciu, ktorú má vykonať. Každý krok by ste mali čítať ako príkaz a používať rozkazovaciu náladu.
- Pri definovaní alebo vysvetľovaní používajte čo najviac popisných jazykov.
- Povedzte napríklad „Pridajte dve vajcia“namiesto „Do vajíčka by ste mali pridať dve vajíčka“.
Krok 3. Pridajte iba potrebné informácie
Keď uvádzate ďalšie informácie, uistite sa, že uvádzate iba to, čo je nevyhnutné. Položte si otázku: „Potrebuje čitateľ poznať túto definíciu, aby porozumel pokynom?“alebo „Potrebuje čitateľ tento tip na úspešné zvládnutie tejto úlohy?“
Zdržte sa pridávania nepotrebných informácií. Nepotrebné definície, tipy, kroky alebo informácie môžu čitateľov zmiasť, a preto je ťažké riadiť sa pokynmi
Krok 4. Oslovte čitateľa
Pri písaní pokynov by ste mali osloviť čitateľa. Vykonajte to pomocou slova „vy“. To pomáha viesť čitateľa osobne týmito krokmi.
Krok 5. Buďte konkrétni
Pri písaní pokynov buďte čo najkonkrétnejší. Načrtnite presne to, čo robia. To zahŕňa spôsob, akým otáčajú kľúčom, koľko stôp prejdú alebo ako by mala vyzerať konzistencia koláča, keď sú hotové.
- Uveďte všetky merania presne. Ak niekto potrebuje odrezať 5/8 palca dosky, povedzte to.
- Ak napríklad pečiete koláč, nečakajte, kým v kroku 4 poviete: „Pred zmiešaním ingrediencií preosejte múku a vajíčka dajte na izbovú teplotu“.
Krok 6. Použite postupnosť a časové prechody
Prechody pomáhajú navzájom prepojiť kroky. Pomáhajú tiež spájať myšlienky. V pokynoch použijete postupnosť a časové prechody. Pomáha to čitateľovi porozumieť podrobným pokynom.
Niektoré bežné prechody sú: prvý, ďalší, potom, nakoniec, potom, predtým
Časť 3 zo 4: Rozloženie pokynov
Krok 1. Zahrňte úvod
Predtým, ako sa pustíte do podrobného popisu pokynov, musíte čitateľa stručne predstaviť. Tento úvod vysvetľuje, čo by mal čitateľ po pokynoch zvládnuť. Poskytuje tiež prehľad postupu. Toto by malo byť napísané jasným a jasným jazykom.
- Uveďte účel pokynov, kto by si ich mal prečítať a v akej situácii je potrebný postup.
- Môžete hovoriť o tom, čo tento postup nerobí.
- V úvode môžete tiež poskytnúť základné informácie.
- Úvod môže obsahovať všetky varovania alebo dôležité informácie, ktoré sú potrebné pred tým, ako čitateľ začne proces. Ale pamätajte, že väčšina ľudí úvod preskočí, takže do úvodu nedávajte nič dôležité, čo nedávate inde.
- Napríklad: „Tieto pokyny poskytujú informácie o tom, ako upiecť čokoládový koláč. Prvá časť vysvetľuje, ako kombinovať mokré a suché suroviny, a druhá časť vysvetľuje, ako sa správne pečie.“#Kroky umiestnite do postupného poradia. Pokyny musia byť v konkrétnom poradí. Úlohy by mali logicky nasledovať jednu za druhou. Krok 1 musíte dokončiť, aby ste mohli prejsť na krok 2. Organizácia je kľúčová pre písanie pokynov.
- Ak nezáleží na tom, v akom poradí sa niečo robí, začnite tým najdôležitejším.
Krok 2. Organizujte svoje kroky podľa predpokladov
Pokyny sú tvorené postupnými navzájom prepojenými úlohami. Predtým, ako začnete písať svoje pokyny, musíte sa rozhodnúť, ktoré kroky sú predpokladom. To znamená, že sa musíte najskôr rozhodnúť, čo musíte urobiť, aby ste dokončili celkovú úlohu.
Ak napríklad pečiete koláč, musíte zohriať rúru, zmiešať suroviny a pred dokončením koláča urobiť polevu
Krok 3. Pokyny rozdeľte na samostatné úlohy
Väčšina pokynov obsahuje viacero úloh, ktoré je potrebné dokončiť, aby sa postup skončil. Usporiadanie pokynov do samostatných častí pre každú úlohu pomôže čitateľom prečítať ich zrozumiteľne a čo najjednoduchšie.
- Ak napríklad pracujete na aute, existujú rôzne veci, ktoré musíte urobiť, než sa dostanete k motoru. Musíte postaviť auto na zdvihák, odstrániť ostatné diely auta alebo odstrániť kryty. Každá z týchto úloh vyžaduje svoje vlastné sady pokynov. Každú úlohu by ste mali rozdeliť na samostatnú časť s vlastným jedinečným súborom pokynov.
- Tieto časti, rovnako ako kroky, idú v postupnom poradí. Kryt motora nemôžete odstrániť skôr, ako zdvihnete auto alebo vyberiete časť, ktorá ho blokuje. Časti by mali byť uvedené v poradí, v akom je potrebné ich dokončiť.
- Pokúste sa udržať každú úlohu v 10 krokoch. Ak prejdete viac ako 10 krokov, nájdite si inú úlohu alebo časť, do ktorej by ste mohli postup zlomiť.
- Pomáha to ľuďom vrátiť sa a sledovať svoj pokrok. Budú vedieť, kedy časť úspešne dokončili. Navyše, ak urobili chybu, môžu sa vrátiť a opraviť ju bez toho, aby museli celý súbor pokynov opakovať.
Krok 4. Každú úlohu jasne označte
Aby ste čitateľovi pomohli porozumieť pokynom, označte každú časť týchto pokynov jasne. Nadpis úlohy by mal zhrnúť, čo konkrétna úloha alebo časť pokrýva. Čitateľ by mal porozumieť úlohe, ktorú sa naučí robiť, skôr ako začne.
Krok 5. Umiestnite jeden krok do jednej vety
Vety pre kroky by mali byť krátke a obsahovať iba jeden krok pre každú vetu. To zaisťuje, že úlohu rozdelíte na samostatné akcie namiesto toho, aby ste každý krok vykonávali pomocou viacerých akcií.
Ak má krok súvisiacu akciu, ktorú je potrebné dokončiť spoločne, vysvetlite ich v uvedenom poradí v tej istej vete. Napríklad: „Pred naliatím koláča na panvicu potrieme panvicu sprejom na varenie“alebo „Panvicu natrieme sprejom na varenie. Potom koláč nalejeme do formy.“
Krok 6. Poskytnite sledovateľné kroky
Jeden dôležitý kľúč k pokynom je pomôcť čitateľovi sledovať jeho pokrok. Poskytnite čiastkové kroky, ktoré im umožnia vidieť, že urobili niečo správne. Mohlo by to vyzerať takto: „Keď budete mať _, uvidíte _.“
Napríklad: "Keď je koláč hotový, vložte do stredu špáradlo. Ak špáradlo vyjde čisté, koláč je hotový."
Krok 7. Zahrňte všetky alternatívne kroky
Pri niektorých krokoch môže existovať niekoľko spôsobov, ako urobiť to isté. Uistite sa, že vysvetlíte rôzne spôsoby, akými je možné tento krok dosiahnuť.
- Ak existujú podmienky, ktoré v určitej situácii robia jeden krok lepším, prediskutujte to.
- Ak je jeden krok jednoduchší, lacnejší alebo efektívnejší, vysvetlite to.
Krok 8. V prípade potreby použite čiastkové kroky
Pri niektorých postupoch budete možno musieť ďalej rozobrať čiastkové kroky. Podkroky by sa mali používať iba vtedy, ak sú príliš malé na to, aby sa mohli považovať za vlastný krok. Substeps pomáha rozdeliť krok na samostatné časti alebo sekvencie udalostí.
Pridajte do čiastkových krokov doplňujúce informácie. Tieto informácie vám poskytnú ďalšie podrobnosti o kroku, napríklad ako môže niečo vyzerať pred a po alebo prečo je krok dôležitý
Krok 9. Na začiatok umiestnite varovania a podmienky
Ak existujú veci, ktoré čitateľ potrebuje vedieť, urobiť alebo porozumieť pred začatím úlohy, uistite sa, že im to poviete na začiatku kroku.
Krok 10. Predvídajte problémy
Zamyslite sa nad miestami, kde by sa vaši čitatelia mohli stretnúť s problémami. Potom ponúknite rady pri riešení problémov. Môžete tiež uviesť príklady vecí, ktoré sa môžu pokaziť, ak nesprávne dokončili krok.
Tento krok je mimoriadne dôležitý. Ak ste pokyny dokončili sami, budete už vedieť, kde sa môžete stretnúť s problémami. Preto je dôležité, aby ste pri písaní pokynov týmto procesom prešli
Krok 11. Dokončite pokyny
Toto je veľmi dôležité. Niektoré pokyny nie sú úplné, keď je zatĺkaný posledný klinec alebo keď koláč vyjde z rúry. Zamyslite sa nad tým, čo ešte musí daný človek urobiť. Ak vás napadne „Teraz čo?“stále máte ďalšie kroky na pridanie.
Časť 4 zo 4: Dokončenie pokynov
Krok 1. Naformátujte pokyny
Pri písaní pokynov ich zreteľne naformátujte. Pomáha to čitateľovi porozumieť tomu, ako si prečítať pokyny, a nenechať sa zmiasť.
- Každú samostatnú časť pokynov označte nadpismi.
- Pri zaraďovaní krokov v uvedenom poradí používajte čísla.
- Pomocou odrážok vypíšte zoznam alternatív, dodatočných informácií alebo čohokoľvek iného podľa týchto krokov.
- Kroky vizuálne oddeľte. Medzi krokmi umiestnite medzeru, aby ste ukázali rozdiel.
Krok 2. Vyberte účinný názov
Názov pokynov by mal poskytnúť presný náhľad toho, čo pokyny vysvetlia.
Napríklad „Pokyny na pečenie čokoládového koláča bez vajec“sú oveľa konkrétnejšie ako „čokoládový koláč“
Krok 3. V prípade potreby použite vizuály a schémy
Niektoré pokyny vyžadujú pomoc s diagrammi, obrázkami, grafmi alebo inými vizuálnymi pomôckami. V prípade potreby doplňte pokyny týmito vizuálmi. Vizuál by mal opakovať myšlienky v próze, nemal by predstavovať žiadne nové informácie. Vizuály sú doplnkovým materiálom.