Väčšina z nás používa telefón denne, ale nie vždy to môžeme robiť odporúčaným spôsobom. Tu je niekoľko užitočných krokov pre lepšie používanie telefónu.
Kroky
Krok 1. Pred použitím telefónu stlmte alebo vypnite televíziu
Krok 2. Vždy povedzte „Dobrý deň
„Nehovorte nič iné, pokiaľ už neviete, kto volá. Vtipy, osobné pozdravy alebo náhodné slová môžu neznámeho volajúceho odradiť.
Krok 3. Pri odpovedaní na pracovný hovor používajte schválený firemný pozdrav
Nehovorte iba „ahoj“, pretože niektorí volajúci to budú považovať za neprofesionálne.
Krok 4. Pred zavesením nechajte linku zvoniť najmenej päťkrát
To dáva druhej strane dostatok času na to, aby dokončila (alebo prerušila) čokoľvek, čo robí, a prišla k telefónu. Ak ste zavolali len na chat, zaveste päť zvonení, inak to môže druhej strane prekážať.
Krok 5. Ak je to možné, opýtajte sa kohokoľvek, komu voláte, či je vhodný čas na telefonovanie
Nespustite jednoducho monológ bez toho, aby ste skontrolovali, či je druhá osoba zaneprázdnená.
Krok 6. Na začiatku rozhovoru určite uveďte účel hovoru a poďakujte druhej osobe predtým, ako hovor dokončíte
Krok 7. Buďte trpezliví a pozorne počúvajte volajúceho
Krok 8. Hotovo
Tipy
- Majte poruke pero a papier alebo buďte pripravení na klávesnicu napísať alebo napísať akékoľvek adresy, telefónne čísla, dátumy alebo iné dôležité skutočnosti, o ktorých by ste mohli počas hovoru hovoriť.
- Usmievajte sa, keď hovoríte. Toto má preukázaný pozitívny vplyv na konverzáciu.
- Ak osoba neodpovedá piatimi zvoneniami, predpokladajte, že telefonuje s iným volajúcim prostredníctvom čakajúceho hovoru. Nadmerné zvonenie je nepríjemné pri pokuse o rozhovor s inou osobou.
- Neodpovedajte cudzím ľuďom.
- Keď volá neznáme číslo, je najlepšie neodpovedať. Nechajte to radšej ísť do hlasovej schránky a počúvajte hlas, ktorý poznáte.
- Na konci hovoru sa vždy rozlúčte.
Varovania
- Počas hovoru dbajte na to, aby bol hluk v pozadí minimálny - vrátane hudby, televízie, domácich zvierat a detí.
- Uvedomte si, že ak druhá osoba povie: „Radšej ťa nechám ísť“, toto je kód pre „Hovoríte príliš veľa a potrebujem zavesiť!“
- Kým je telefón, nežujte žuvačky, nejedzte jedlo, nepite ani nechoďte na toaletu.
- Nehádžte telefón, nenechajte ho spadnúť alebo ho nechajte uvoľniť a spadnúť na podlahu - hluk môže byť pre osobu na druhom konci veľmi hrubý.
- Nepoužívajte telefón na urážlivé účely. Obťažovanie ostatných obscénnymi alebo žartovnými telefonátmi nie je vhodné a môže byť nezákonné.