Poznámky sú skvelým spôsobom, ako komunikovať veľké rozhodnutia alebo zmeny politík so svojimi zamestnancami alebo kolegami. Je dôležité, aby ste si našli čas na vytvorenie dobrej poznámky, aby vaša správa prišla tak, ako chcete.
Kroky
Ukážkové poznámky
Ukážka poznámky pre zákazníkov
Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.
Ukážka poznámky pre šéfa
Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.
Ukážka poznámky spolupracovníkom
Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.
Časť 1 zo 4: Napíšte nadpis poznámky
Krok 1. Do hornej časti stránky napíšte „MEMORANDUM“
Hneď na začiatku uveďte, že tento dokument je memorandom. Označte stranu „MEMORANDUM“1,5 palca (3,8 cm) od hornej časti stránky. V prvom riadku zadajte slovo tučným písmom. Môžete ho vycentrovať na tento riadok alebo zarovnať doľava. Môžete sa tiež rozhodnúť zväčšiť písmo pre toto slovo.
Dvojitý priestor medzi týmto riadkom a nasledujúcim riadkom nadpisu
Krok 2. Adresujte adresáta zodpovedajúcim spôsobom
Poznámka je formálna obchodná komunikácia a čitateľa by ste mali osloviť aj formálne. Použite celé meno a titul osoby, ktorej chcete poslať poznámku.
Ak posielate poznámku celému personálu, môžete napísať: „TO: Všetci zamestnanci.“
Krok 3. Pridajte ďalších príjemcov do riadku CC
Riadok „CC“označuje, kto dostane „zdvorilostnú kópiu“poznámky. Toto nie je osoba, ktorej je memorandum určené. Skôr je to niekto, kto môže potrebovať zostať informovaný o zásadách alebo problémoch, ktoré v poznámke riešite.
Krok 4. Napíšte svoje meno do riadku „Od“
Nadpis musí obsahovať, kto píše a odosiela poznámku. V tomto riadku je uvedené vaše úplné meno a pracovné zaradenie.
Krok 5. Zahrňte dátum
Napíšte kompletný dátum s uvedením mesiaca vrátane dátumu a roku. Napíšte napríklad: „DÁTUM: 5. januára 2015“alebo „DÁTUM: 5. januára 2015“.
Krok 6. Vyberte konkrétnu frázu pre riadok predmetu
Téma dáva čitateľovi predstavu, o čom je táto poznámka. Buďte konkrétni, ale struční.
Konkrétne namiesto predmetného predmetu napíšte „Mravce“, konkrétnejšie zadajte výraz „Problém mravcov v kancelárii“
Krok 7. Správne naformátujte nadpis
Nadpis by mal byť v hornej časti stránky a zarovnaný s ľavou stranou stránky. Slová „TO:“, „FROM:“, „DATE:“a „SUBJECT:“uveďte veľké písmená.
-
Ukážkový nadpis by vyzeral takto:
TO: Meno a pracovné zaradenie príjemcu
OD: Vaše meno a pracovné zaradenie
DÁTUM: Úplný dátum, kedy bola poznámka spísaná
PREDMET: (alebo RE:) O čom je poznámka (nejakým spôsobom zvýraznené)
- Pri vytváraní nadpisu nezabudnite zdvojnásobiť medzeru medzi sekciami a zarovnať text.
- Môžete sa rozhodnúť pridať riadok pod nadpis, ktorý bude prechádzať celou stránkou. Tým sa oddelí nadpis od tela poznámky.
Časť 2 zo 4: Písanie textu poznámky
Krok 1. Zvážte, kto by malo byť publikum
Aby ľudia dostali poznámku k čítaniu a odpovedali na ňu, je dôležité prispôsobiť tón, dĺžku a úroveň formality poznámky publiku, ktoré ju bude čítať. Efektívne to vyžaduje, aby ste mali dobrú predstavu o tom, pre koho je poznámka určená.
- Zamyslite sa nad prioritami a obavami svojho publika.
- Pokúste sa predvídať akékoľvek otázky, ktoré môžu mať vaši čitatelia. Skúste brainstorming o nejakom obsahu poznámky, ako sú príklady, dôkazy alebo iné informácie, ktoré ich presvedčia.
- Zohľadnenie publika vám tiež umožní citlivo reagovať na akékoľvek informácie alebo pocity, ktoré sú pre vašich čitateľov nevhodné.
Krok 2. Vynechajte formálne pozdravenie
Poznámka sa nezačína pozdravom ako „vážený pán Edwards“. Namiesto toho sa ponorte priamo do úvodného segmentu, ktorý v poznámke predstaví záležitosť, o ktorej diskutujete.
Krok 3. Predstavte problém alebo problém v prvom odseku
Stručne im dajte kontext akcie, ktorú chcete, aby urobili. Je to niečo ako vyhlásenie tézy, ktoré uvádza tému a uvádza, prečo je to dôležité. Úvod by ste mohli považovať aj za abstrakt alebo zhrnutie celej poznámky.
Ako všeobecné usmernenie by otvor mal zaberať asi jeden odsek
Krok 4. Môžete napríklad napísať:
„Od 1. júla 2015 bude spoločnosť XYZ Corporation implementovať nové zásady týkajúce sa zdravotného poistenia. Všetci zamestnanci budú mať zdravotné poistenie a zarobia minimálne 15 dolárov za hodinu. “
Krok 5. Uveďte kontext daného problému
Váš čitateľ môže potrebovať nejaké základné informácie o probléme, ktorý riešite. Uveďte nejaký kontext, ale buďte struční a uveďte iba to, čo je nevyhnutné.
Ak je to relevantné, pokračujte vo svojej poznámke a uveďte, prečo sa pravidlá implementujú. Môžete napríklad napísať: „Krajská vláda hlasovala tak, že požaduje, aby všetci zamestnanci v kraji dostávali minimálnu mzdu vo výške 15 dolárov za hodinu.“
Krok 6. Podporte svoj postup v diskusnom segmente
Poskytnite krátky súhrn akcií, ktoré budú implementované. Uveďte dôkazy a logické dôvody riešení, ktoré navrhujete. Začnite najdôležitejšími informáciami a potom prejdite na konkrétne alebo podporné skutočnosti. Uveďte, ako budú čitatelia prospešní z akcie, ktorú odporúčate, alebo budú znevýhodnení nečinnosťou.
- Nebojte sa zahrnúť grafiku, zoznamy alebo grafy, najmä do dlhších poznámok. Uistite sa, že sú skutočne relevantné a presvedčivé.
- V prípade dlhších poznámok zvážte napísanie krátkych nadpisov, ktoré objasnia obsah každej kategórie. Napríklad namiesto výrazu „Zásady“napíšte „Nové zásady týkajúce sa zamestnancov na čiastočný úväzok“. V každom nadpise buďte konkrétni a struční, aby bol čitateľovi ihneď jasný základný bod vašej poznámky.
Krok 7. Navrhnite opatrenia, ktoré by mal čitateľ vykonať
Memo je výzva na akciu v súvislosti s konkrétnym problémom, či už ide o oznámenie o novom firemnom produkte, nové zásady týkajúce sa správ o výdavkoch alebo vyhlásenie o tom, ako spoločnosť rieši problém. Zopakujte akciu, ktorú by mal čitateľ urobiť v záverečnom odseku alebo vete.
- Môžete napríklad napísať: „Všetci zamestnanci musia používať nový účtovný systém do 1. júna 2015.“
- Môže to zahŕňať aj niekoľko dôkazov na podporu vašich odporúčaní.
Krok 8. Zatvorte poznámku pozitívnym a vrelým zhrnutím
Záverečný odsek poznámky by mal preformulovať ďalšie kroky na riešenie daného problému. Mala by obsahovať aj vrúcnu poznámku, ktorá znovu opakuje solidaritu organizácie.
- Môžete napísať: „Rád s vami neskôr prediskutujem tieto odporúčania a budem sa riadiť všetkými vašimi rozhodnutiami.“
- Môžete skončiť s niečím ako: „Sme nadšení z rozšírenia tohto produktového radu. Sme presvedčení, že tým sa rozšíri naše podnikanie a urobí sa z tejto spoločnosti udržateľnejšie podnikanie. “
- Spravidla by to mala byť jedna až dve vety.
Časť 3 zo 4: Dokončenie poznámky
Krok 1. Správne naformátujte svoju poznámku
Na zaistenie jednoduchého čítania poznámky používajte štandardný formát. Použite 12-bodové písmo, napríklad Times New Roman alebo Arial. Na ľavej, pravej a spodnej strane použite jednopalcové okraje.
Používajte odseky v štýle bloku. Dvojitá medzera medzi odsekmi. Neodsúvajte každý odsek
Krok 2. Korektúra vašej poznámky
Skontrolujte a upravte svoju poznámku, aby ste sa presvedčili, že je jasná, stručná, presvedčivá a bez chýb. Skontrolujte, či ste v súlade s typom jazyka, ktorý používate. Odstráňte nepotrebné odborné slová alebo technický žargón.
- Skontrolujte pravopisné, gramatické a obsahové chyby. Osobitnú pozornosť venujte menám, dátumom alebo číslam.
- Skontrolujte, či nie je príliš dlhý, a odstrihnite všetok cudzí materiál.
Krok 3. Ručne napíšte svoje iniciály menom
Poznámka neobsahuje podpisový riadok. Poznámky by ste však mali iniciovať perom v hlavičke. Vedľa svojho mena napíšte svoje iniciály. Znamená to, že ste schválili poznámku.
Krok 4. Použite hlavičkový papier
Môžete mať špeciálny hlavičkový papier určený na poznámky alebo môžete použiť obyčajný pracovný hlavičkový papier.
Ak vytvárate digitálny dokument (napríklad na odosielanie e -mailov), možno budete chcieť vytvoriť vlastný hlavičkový papier v dokumente programu Word s logom vašej spoločnosti a základnými kontaktnými informáciami. Použite to ako svoju šablónu poznámky pre každú odoslanú poznámku
Krok 5. Vyberte si spôsob doručenia
Vyberte najlepší spôsob distribúcie svojej poznámky. Možno budete chcieť vytlačiť kópie poznámky a distribuovať ju týmto spôsobom. Môžete ho tiež poslať e -mailom.
Ak odošlete svoju správu e -mailom, možno budete chcieť svoj e -mail naformátovať v HTML. Alternatívne môžete svoju poznámku uložiť ako PDF a priložiť k svojmu e -mailu
Časť 4 zo 4: Používanie šablón poznámok
Krok 1. Vyhľadajte šablóny poznámok
Zvážte, či chcete namiesto písania poznámky od začiatku použiť šablónu. Ak je to tak, prvým krokom by malo byť vyhľadanie dobrých šablón poznámok online. Program Microsoft Word má aj šablóny poznámok. Šablóny majú spravidla všetky rovnaké základné formátovanie, ale môžu používať rôzne písma, veľkosti a vzory.
- Stiahnite si šablónu, ktorá najlepšie vyhovuje vašim potrebám.
- Pred použitím akýchkoľvek šablón z webového zdroja si prečítajte podmienky použitia.
Krok 2. Otvorte stiahnutú šablónu v počítači
Keď stlačíte tlačidlo sťahovania, šablóna sa automaticky stiahne do vášho počítača alebo môže sťahovanie začať niekoľkými krokmi. Stiahne sa ako súbor zip, takže ho musíte rozbaliť a potom otvoriť v programe Microsoft Word.
Je vhodné použiť najnovšiu verziu programu Microsoft Word, aby ste sa vyhli problémom s nepredvídaným softvérom a aby šablóna fungovala tak, ako bola navrhnutá. Ak používate staršiu verziu programu Microsoft Word, pred stiahnutím akýchkoľvek šablón jednoducho aktualizujte softvér
Krok 3. Nastavte hlavičku
Majte na pamäti, že všetko na šablóne je vymeniteľné. Každú časť šablóny poznámky si môžete prispôsobiť tak, aby vyhovovala vašim konkrétnym potrebám. Môžete napríklad pridať svoje logo a značku autorských práv do sekcie hlavičky šablóny. Kliknite na sekciu hlavičky a zadajte informácie o svojej spoločnosti.
Krok 4. Vyplňte polia v hlavičke šablóny
Nezabudnite vyplniť polia „TO“a „FROM“, ako aj polia „CC“a „SUBJECT“. Buďte opatrní pri vypĺňaní týchto polí, aby ste sa presvedčili, že ste nepreskočili žiadne pole, pričom niektoré z nich nechajte prázdne, alebo že ste niekde po ceste neurobili chybu.
Krok 5. Napíšte svoju správu
Napíšte úvod, kontext, diskusiu a súhrnné časti vašej poznámky do tela. Ak chcete, môžete na organizáciu informácií použiť odrážky alebo zoznamy.
- Udržujte formátovanie šablóny. Zaistíte tým správne zarovnanie odsekov a správne okraje a veľkosť písma.
- V prípade potreby môžete dokonca prispôsobiť poznámku tak, aby používala tabuľku. Niekedy je to dobrý nápad, najmä ak pomocou zoznamu odrážok alebo niečoho podobného vyzerá poznámka príliš preplnená alebo sa ťažko číta.
- Uistite sa, že ste odstránili všetky slová, ktoré už boli v šablóne. Pred odoslaním poznámky si tiež pozorne skontrolujte, či ste ju skontrolovali.
Krok 6. Nezabudnite skontrolovať pätu
Päta je priestor v spodnej časti stránky, ktorý často obsahuje ďalšie informácie. Tu môžete uviesť informácie o svojej spoločnosti alebo osobné kontaktné údaje. Je dôležité, aby ste si našli čas a uistili sa, že tieto informácie sú správne. Posledná vec, ktorú by ste chceli urobiť, je napísať vynikajúcu poznámku a potom mať nesprávne kontaktné informácie alebo tieto informácie úplne chýbať.
Krok 7. Prispôsobte si vzhľad
Jednou z najpríťažlivejších vecí na šablóne je, že môžete dokonca zmeniť farbu dokumentu. To vám umožní uplatniť určitý stupeň osobnosti a presnejšie vynikne celý dokument. Umožňuje vám tiež vybrať farbu, ktorá je vhodná pre danú situáciu, aby ste zaistili, že poznámka bude vizuálne pôsobivá, ale profesionálna.
Krok 8. Uložte si poznámku ako jedinečný dokument
Kópiu tejto poznámky si určite uložte. Potom budete mať digitálny záložný dokument, ktorý poskytne dôkaz o vašej obchodnej komunikácii.
Krok 9. Uložte šablónu, aby ste ju mohli znova použiť
Kedykoľvek budete v budúcnosti potrebovať použiť poznámku na trochu iný predmet, jednoducho zmeňte každé pole tak, aby vyhovovalo konkrétnemu predmetu poznámky. To vám ušetrí čas a tiež vám pomôže vytvoriť konzistentnú poznámku, ktorá je profesionálna a ktorá upúta pozornosť ľudí, takže poznámku bude možné prečítať rýchlo.
Tipy
- Nedávajte príliš veľa prečo. Je dôležité vysvetliť, prečo chcete niečo urobiť, ale nepreháňajte to.
- Poznámky by mali byť vždy stručné.