Ako napísať poznámku (s obrázkami)

Obsah:

Ako napísať poznámku (s obrázkami)
Ako napísať poznámku (s obrázkami)

Video: Ako napísať poznámku (s obrázkami)

Video: Ako napísať poznámku (s obrázkami)
Video: Ako na kúpu auta? Lízing vs Úver 2024, Marec
Anonim

Poznámky sú skvelým spôsobom, ako komunikovať veľké rozhodnutia alebo zmeny politík so svojimi zamestnancami alebo kolegami. Je dôležité, aby ste si našli čas na vytvorenie dobrej poznámky, aby vaša správa prišla tak, ako chcete.

Kroky

Ukážkové poznámky

Image
Image

Ukážka poznámky pre zákazníkov

Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.

Image
Image

Ukážka poznámky pre šéfa

Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.

Image
Image

Ukážka poznámky spolupracovníkom

Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.

Časť 1 zo 4: Napíšte nadpis poznámky

Napíšte poznámku Krok 1
Napíšte poznámku Krok 1

Krok 1. Do hornej časti stránky napíšte „MEMORANDUM“

Hneď na začiatku uveďte, že tento dokument je memorandom. Označte stranu „MEMORANDUM“1,5 palca (3,8 cm) od hornej časti stránky. V prvom riadku zadajte slovo tučným písmom. Môžete ho vycentrovať na tento riadok alebo zarovnať doľava. Môžete sa tiež rozhodnúť zväčšiť písmo pre toto slovo.

Dvojitý priestor medzi týmto riadkom a nasledujúcim riadkom nadpisu

Napíšte poznámku Krok 2
Napíšte poznámku Krok 2

Krok 2. Adresujte adresáta zodpovedajúcim spôsobom

Poznámka je formálna obchodná komunikácia a čitateľa by ste mali osloviť aj formálne. Použite celé meno a titul osoby, ktorej chcete poslať poznámku.

Ak posielate poznámku celému personálu, môžete napísať: „TO: Všetci zamestnanci.“

Napíšte poznámku Krok 3
Napíšte poznámku Krok 3

Krok 3. Pridajte ďalších príjemcov do riadku CC

Riadok „CC“označuje, kto dostane „zdvorilostnú kópiu“poznámky. Toto nie je osoba, ktorej je memorandum určené. Skôr je to niekto, kto môže potrebovať zostať informovaný o zásadách alebo problémoch, ktoré v poznámke riešite.

Napíšte poznámku Krok 4
Napíšte poznámku Krok 4

Krok 4. Napíšte svoje meno do riadku „Od“

Nadpis musí obsahovať, kto píše a odosiela poznámku. V tomto riadku je uvedené vaše úplné meno a pracovné zaradenie.

Napíšte poznámku, krok 5
Napíšte poznámku, krok 5

Krok 5. Zahrňte dátum

Napíšte kompletný dátum s uvedením mesiaca vrátane dátumu a roku. Napíšte napríklad: „DÁTUM: 5. januára 2015“alebo „DÁTUM: 5. januára 2015“.

Napíšte poznámku, krok 6
Napíšte poznámku, krok 6

Krok 6. Vyberte konkrétnu frázu pre riadok predmetu

Téma dáva čitateľovi predstavu, o čom je táto poznámka. Buďte konkrétni, ale struční.

Konkrétne namiesto predmetného predmetu napíšte „Mravce“, konkrétnejšie zadajte výraz „Problém mravcov v kancelárii“

Napíšte poznámku, krok 7
Napíšte poznámku, krok 7

Krok 7. Správne naformátujte nadpis

Nadpis by mal byť v hornej časti stránky a zarovnaný s ľavou stranou stránky. Slová „TO:“, „FROM:“, „DATE:“a „SUBJECT:“uveďte veľké písmená.

  • Ukážkový nadpis by vyzeral takto:

    TO: Meno a pracovné zaradenie príjemcu

    OD: Vaše meno a pracovné zaradenie

    DÁTUM: Úplný dátum, kedy bola poznámka spísaná

    PREDMET: (alebo RE:) O čom je poznámka (nejakým spôsobom zvýraznené)

  • Pri vytváraní nadpisu nezabudnite zdvojnásobiť medzeru medzi sekciami a zarovnať text.
  • Môžete sa rozhodnúť pridať riadok pod nadpis, ktorý bude prechádzať celou stránkou. Tým sa oddelí nadpis od tela poznámky.

Časť 2 zo 4: Písanie textu poznámky

Napíšte poznámku, krok 8
Napíšte poznámku, krok 8

Krok 1. Zvážte, kto by malo byť publikum

Aby ľudia dostali poznámku k čítaniu a odpovedali na ňu, je dôležité prispôsobiť tón, dĺžku a úroveň formality poznámky publiku, ktoré ju bude čítať. Efektívne to vyžaduje, aby ste mali dobrú predstavu o tom, pre koho je poznámka určená.

  • Zamyslite sa nad prioritami a obavami svojho publika.
  • Pokúste sa predvídať akékoľvek otázky, ktoré môžu mať vaši čitatelia. Skúste brainstorming o nejakom obsahu poznámky, ako sú príklady, dôkazy alebo iné informácie, ktoré ich presvedčia.
  • Zohľadnenie publika vám tiež umožní citlivo reagovať na akékoľvek informácie alebo pocity, ktoré sú pre vašich čitateľov nevhodné.
Napíšte poznámku, krok 9
Napíšte poznámku, krok 9

Krok 2. Vynechajte formálne pozdravenie

Poznámka sa nezačína pozdravom ako „vážený pán Edwards“. Namiesto toho sa ponorte priamo do úvodného segmentu, ktorý v poznámke predstaví záležitosť, o ktorej diskutujete.

Napíšte poznámku, krok 10
Napíšte poznámku, krok 10

Krok 3. Predstavte problém alebo problém v prvom odseku

Stručne im dajte kontext akcie, ktorú chcete, aby urobili. Je to niečo ako vyhlásenie tézy, ktoré uvádza tému a uvádza, prečo je to dôležité. Úvod by ste mohli považovať aj za abstrakt alebo zhrnutie celej poznámky.

Ako všeobecné usmernenie by otvor mal zaberať asi jeden odsek

Napíšte poznámku, krok 11
Napíšte poznámku, krok 11

Krok 4. Môžete napríklad napísať:

„Od 1. júla 2015 bude spoločnosť XYZ Corporation implementovať nové zásady týkajúce sa zdravotného poistenia. Všetci zamestnanci budú mať zdravotné poistenie a zarobia minimálne 15 dolárov za hodinu. “

Napíšte poznámku, krok 12
Napíšte poznámku, krok 12

Krok 5. Uveďte kontext daného problému

Váš čitateľ môže potrebovať nejaké základné informácie o probléme, ktorý riešite. Uveďte nejaký kontext, ale buďte struční a uveďte iba to, čo je nevyhnutné.

Ak je to relevantné, pokračujte vo svojej poznámke a uveďte, prečo sa pravidlá implementujú. Môžete napríklad napísať: „Krajská vláda hlasovala tak, že požaduje, aby všetci zamestnanci v kraji dostávali minimálnu mzdu vo výške 15 dolárov za hodinu.“

Napíšte poznámku, krok 13
Napíšte poznámku, krok 13

Krok 6. Podporte svoj postup v diskusnom segmente

Poskytnite krátky súhrn akcií, ktoré budú implementované. Uveďte dôkazy a logické dôvody riešení, ktoré navrhujete. Začnite najdôležitejšími informáciami a potom prejdite na konkrétne alebo podporné skutočnosti. Uveďte, ako budú čitatelia prospešní z akcie, ktorú odporúčate, alebo budú znevýhodnení nečinnosťou.

  • Nebojte sa zahrnúť grafiku, zoznamy alebo grafy, najmä do dlhších poznámok. Uistite sa, že sú skutočne relevantné a presvedčivé.
  • V prípade dlhších poznámok zvážte napísanie krátkych nadpisov, ktoré objasnia obsah každej kategórie. Napríklad namiesto výrazu „Zásady“napíšte „Nové zásady týkajúce sa zamestnancov na čiastočný úväzok“. V každom nadpise buďte konkrétni a struční, aby bol čitateľovi ihneď jasný základný bod vašej poznámky.
Napíšte poznámku, krok 14
Napíšte poznámku, krok 14

Krok 7. Navrhnite opatrenia, ktoré by mal čitateľ vykonať

Memo je výzva na akciu v súvislosti s konkrétnym problémom, či už ide o oznámenie o novom firemnom produkte, nové zásady týkajúce sa správ o výdavkoch alebo vyhlásenie o tom, ako spoločnosť rieši problém. Zopakujte akciu, ktorú by mal čitateľ urobiť v záverečnom odseku alebo vete.

  • Môžete napríklad napísať: „Všetci zamestnanci musia používať nový účtovný systém do 1. júna 2015.“
  • Môže to zahŕňať aj niekoľko dôkazov na podporu vašich odporúčaní.
Napíšte poznámku, krok 15
Napíšte poznámku, krok 15

Krok 8. Zatvorte poznámku pozitívnym a vrelým zhrnutím

Záverečný odsek poznámky by mal preformulovať ďalšie kroky na riešenie daného problému. Mala by obsahovať aj vrúcnu poznámku, ktorá znovu opakuje solidaritu organizácie.

  • Môžete napísať: „Rád s vami neskôr prediskutujem tieto odporúčania a budem sa riadiť všetkými vašimi rozhodnutiami.“
  • Môžete skončiť s niečím ako: „Sme nadšení z rozšírenia tohto produktového radu. Sme presvedčení, že tým sa rozšíri naše podnikanie a urobí sa z tejto spoločnosti udržateľnejšie podnikanie. “
  • Spravidla by to mala byť jedna až dve vety.

Časť 3 zo 4: Dokončenie poznámky

Napíšte poznámku Krok 16
Napíšte poznámku Krok 16

Krok 1. Správne naformátujte svoju poznámku

Na zaistenie jednoduchého čítania poznámky používajte štandardný formát. Použite 12-bodové písmo, napríklad Times New Roman alebo Arial. Na ľavej, pravej a spodnej strane použite jednopalcové okraje.

Používajte odseky v štýle bloku. Dvojitá medzera medzi odsekmi. Neodsúvajte každý odsek

Napíšte poznámku Krok 17
Napíšte poznámku Krok 17

Krok 2. Korektúra vašej poznámky

Skontrolujte a upravte svoju poznámku, aby ste sa presvedčili, že je jasná, stručná, presvedčivá a bez chýb. Skontrolujte, či ste v súlade s typom jazyka, ktorý používate. Odstráňte nepotrebné odborné slová alebo technický žargón.

  • Skontrolujte pravopisné, gramatické a obsahové chyby. Osobitnú pozornosť venujte menám, dátumom alebo číslam.
  • Skontrolujte, či nie je príliš dlhý, a odstrihnite všetok cudzí materiál.
Napíšte poznámku, krok 18
Napíšte poznámku, krok 18

Krok 3. Ručne napíšte svoje iniciály menom

Poznámka neobsahuje podpisový riadok. Poznámky by ste však mali iniciovať perom v hlavičke. Vedľa svojho mena napíšte svoje iniciály. Znamená to, že ste schválili poznámku.

Napíšte poznámku, krok 19
Napíšte poznámku, krok 19

Krok 4. Použite hlavičkový papier

Môžete mať špeciálny hlavičkový papier určený na poznámky alebo môžete použiť obyčajný pracovný hlavičkový papier.

Ak vytvárate digitálny dokument (napríklad na odosielanie e -mailov), možno budete chcieť vytvoriť vlastný hlavičkový papier v dokumente programu Word s logom vašej spoločnosti a základnými kontaktnými informáciami. Použite to ako svoju šablónu poznámky pre každú odoslanú poznámku

Napíšte poznámku, krok 20
Napíšte poznámku, krok 20

Krok 5. Vyberte si spôsob doručenia

Vyberte najlepší spôsob distribúcie svojej poznámky. Možno budete chcieť vytlačiť kópie poznámky a distribuovať ju týmto spôsobom. Môžete ho tiež poslať e -mailom.

Ak odošlete svoju správu e -mailom, možno budete chcieť svoj e -mail naformátovať v HTML. Alternatívne môžete svoju poznámku uložiť ako PDF a priložiť k svojmu e -mailu

Časť 4 zo 4: Používanie šablón poznámok

Napíšte poznámku, krok 21
Napíšte poznámku, krok 21

Krok 1. Vyhľadajte šablóny poznámok

Zvážte, či chcete namiesto písania poznámky od začiatku použiť šablónu. Ak je to tak, prvým krokom by malo byť vyhľadanie dobrých šablón poznámok online. Program Microsoft Word má aj šablóny poznámok. Šablóny majú spravidla všetky rovnaké základné formátovanie, ale môžu používať rôzne písma, veľkosti a vzory.

  • Stiahnite si šablónu, ktorá najlepšie vyhovuje vašim potrebám.
  • Pred použitím akýchkoľvek šablón z webového zdroja si prečítajte podmienky použitia.
Napíšte poznámku, krok 22
Napíšte poznámku, krok 22

Krok 2. Otvorte stiahnutú šablónu v počítači

Keď stlačíte tlačidlo sťahovania, šablóna sa automaticky stiahne do vášho počítača alebo môže sťahovanie začať niekoľkými krokmi. Stiahne sa ako súbor zip, takže ho musíte rozbaliť a potom otvoriť v programe Microsoft Word.

Je vhodné použiť najnovšiu verziu programu Microsoft Word, aby ste sa vyhli problémom s nepredvídaným softvérom a aby šablóna fungovala tak, ako bola navrhnutá. Ak používate staršiu verziu programu Microsoft Word, pred stiahnutím akýchkoľvek šablón jednoducho aktualizujte softvér

Napíšte poznámku, krok 23
Napíšte poznámku, krok 23

Krok 3. Nastavte hlavičku

Majte na pamäti, že všetko na šablóne je vymeniteľné. Každú časť šablóny poznámky si môžete prispôsobiť tak, aby vyhovovala vašim konkrétnym potrebám. Môžete napríklad pridať svoje logo a značku autorských práv do sekcie hlavičky šablóny. Kliknite na sekciu hlavičky a zadajte informácie o svojej spoločnosti.

Napíšte poznámku, krok 24
Napíšte poznámku, krok 24

Krok 4. Vyplňte polia v hlavičke šablóny

Nezabudnite vyplniť polia „TO“a „FROM“, ako aj polia „CC“a „SUBJECT“. Buďte opatrní pri vypĺňaní týchto polí, aby ste sa presvedčili, že ste nepreskočili žiadne pole, pričom niektoré z nich nechajte prázdne, alebo že ste niekde po ceste neurobili chybu.

Napíšte poznámku, krok 25
Napíšte poznámku, krok 25

Krok 5. Napíšte svoju správu

Napíšte úvod, kontext, diskusiu a súhrnné časti vašej poznámky do tela. Ak chcete, môžete na organizáciu informácií použiť odrážky alebo zoznamy.

  • Udržujte formátovanie šablóny. Zaistíte tým správne zarovnanie odsekov a správne okraje a veľkosť písma.
  • V prípade potreby môžete dokonca prispôsobiť poznámku tak, aby používala tabuľku. Niekedy je to dobrý nápad, najmä ak pomocou zoznamu odrážok alebo niečoho podobného vyzerá poznámka príliš preplnená alebo sa ťažko číta.
  • Uistite sa, že ste odstránili všetky slová, ktoré už boli v šablóne. Pred odoslaním poznámky si tiež pozorne skontrolujte, či ste ju skontrolovali.
Napíšte poznámku, krok 26
Napíšte poznámku, krok 26

Krok 6. Nezabudnite skontrolovať pätu

Päta je priestor v spodnej časti stránky, ktorý často obsahuje ďalšie informácie. Tu môžete uviesť informácie o svojej spoločnosti alebo osobné kontaktné údaje. Je dôležité, aby ste si našli čas a uistili sa, že tieto informácie sú správne. Posledná vec, ktorú by ste chceli urobiť, je napísať vynikajúcu poznámku a potom mať nesprávne kontaktné informácie alebo tieto informácie úplne chýbať.

Napíšte poznámku, krok 27
Napíšte poznámku, krok 27

Krok 7. Prispôsobte si vzhľad

Jednou z najpríťažlivejších vecí na šablóne je, že môžete dokonca zmeniť farbu dokumentu. To vám umožní uplatniť určitý stupeň osobnosti a presnejšie vynikne celý dokument. Umožňuje vám tiež vybrať farbu, ktorá je vhodná pre danú situáciu, aby ste zaistili, že poznámka bude vizuálne pôsobivá, ale profesionálna.

Napíšte poznámku, krok 28
Napíšte poznámku, krok 28

Krok 8. Uložte si poznámku ako jedinečný dokument

Kópiu tejto poznámky si určite uložte. Potom budete mať digitálny záložný dokument, ktorý poskytne dôkaz o vašej obchodnej komunikácii.

Napíšte poznámku, krok 29
Napíšte poznámku, krok 29

Krok 9. Uložte šablónu, aby ste ju mohli znova použiť

Kedykoľvek budete v budúcnosti potrebovať použiť poznámku na trochu iný predmet, jednoducho zmeňte každé pole tak, aby vyhovovalo konkrétnemu predmetu poznámky. To vám ušetrí čas a tiež vám pomôže vytvoriť konzistentnú poznámku, ktorá je profesionálna a ktorá upúta pozornosť ľudí, takže poznámku bude možné prečítať rýchlo.

Tipy

  • Nedávajte príliš veľa prečo. Je dôležité vysvetliť, prečo chcete niečo urobiť, ale nepreháňajte to.
  • Poznámky by mali byť vždy stručné.

Odporúča: