4 spôsoby, ako vytvoriť plán kontinuity podnikania

Obsah:

4 spôsoby, ako vytvoriť plán kontinuity podnikania
4 spôsoby, ako vytvoriť plán kontinuity podnikania

Video: 4 spôsoby, ako vytvoriť plán kontinuity podnikania

Video: 4 spôsoby, ako vytvoriť plán kontinuity podnikania
Video: Ako zarábať investovaním na akciových trhoch? 2024, Marec
Anonim

BCP poskytujú postupy, ako zamestnávatelia a zamestnanci zostanú v kontakte a budú pokračovať v práci v prípade katastrofy alebo núdzovej situácie, ako je požiar v kancelárii. Mnoho spoločností, bohužiaľ, nikdy nevypracuje čas na vypracovanie takého plánu, spravidla preto, že to nepovažujú za potrebné. Vytvorenie komplexného BCP vám však umožní zlepšiť schopnosť vašej spoločnosti pokračovať v činnosti ako obvykle počas alebo po výraznom narušení obchodných operácií.

Kroky

Metóda 1 zo 4: Pochopenie toho, čo robí plán kontinuity dobrého podnikania

Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 1
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 1

Krok 1. Prijmite potenciálne hrozby a riziká, ktorým vaša spoločnosť čelí

Myslieť na možnosť prerušenia prevádzky vašich obchodných aktivít je desivé, ale mali by ste byť vždy pripravení a ochotní akceptovať, že riziká a hrozby môžu spôsobiť turbulencie vo vašom podnikaní. Akonáhle akceptujete, že neplánované riziká a hrozby môžu mať zničujúce výsledky pre obchodné operácie, môžete vytvoriť plán, ktorý zabezpečí dostatočnú ochranu majetku a personálu vašej firmy.

  • Vytvorte si zoznam možných rizík a ich vplyvu na vašu spoločnosť. Napríklad smrť kľúčovej osoby nebude mať na chvíľu za následok zatvorenie dverí, ale môže mať vážny vplyv na výsledky, vzťahy s predajcami a zákaznícky servis.
  • Po identifikácii rizík ich zoraďte podľa vplyvu a živobytia a uprednostnite plánovanie.
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 2
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 2

Krok 2. Nepleťte si plány kontinuity podnikania s plánmi obnovy po havárii

Plány kontinuity činnosti sa niekedy označujú ako plány obnovy po havárii a tieto dva majú veľa spoločného. Plány obnovy po havárii by mali byť zamerané na obnovu podniku po katastrofe a zmierňovanie negatívnych následkov katastrofy. Naproti tomu plány kontinuity podnikania sa zameriavajú na vytvorenie akčného plánu, ktorý sa zameriava na predchádzanie tomu, aby k negatívnym následkom katastrofy vôbec nedošlo.

Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 3
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 3

Krok 3. Zvážte potenciálne hrozby/riziká, ktorým spoločnosť čelí

Plány analýzy dopadu na podnikanie berú do úvahy potenciálne dôsledky pre vaše podnikanie, keď je schopnosť funkcie a procesu narušená hrozbou alebo rizikom. Výsledkom je, že vytvorenie BIA vám umožní určiť, ktoré problémy, riziká a hrozby musí váš plán kontinuity podnikania riešiť. Mali by ste zvážiť možné dôsledky, ktoré by mohlo narušenie obchodnej činnosti spôsobiť, ako napríklad:

  • Stratený príjem a tržby
  • Zvýšené výdavky
  • Defekt/nespokojnosť zákazníka
  • Neskoré dodanie služby
  • Regulačné pokuty
  • Oneskorenie/neschopnosť začať budúce obchodné plány.

Metóda 2 zo 4: Stanovenie zdrojov obnovy kľúčov

Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 4
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 4

Krok 1. Vytvorte si zoznam kľúčových interných zamestnancov

Po výskyte udalosti, ktorá narúša bežné obchodné operácie, budete musieť rýchlo zmobilizovať kľúčových zamestnancov, aby ste mohli úspešne vykonať BCP. Vytvorte si zoznam interných kľúčových zamestnancov a záloh --- to sú zamestnanci, ktorí obsadzujú pozície, bez ktorých nemôže vaše podnikanie fungovať. Urobte zoznam tak veľkým, ako je potrebné, ale čo najmenším.

  • Vytvorte si zoznam všetkých kľúčových interných zamestnancov so všetkými kontaktnými informáciami vrátane služobného telefónu, domáceho telefónu, mobilného telefónu, pageru, obchodného e -mailu, osobného e -mailu a akéhokoľvek iného možného spôsobu ich kontaktovania v núdzových situáciách, kde môže byť bežná komunikácia nedostupná.
  • Zvážte, ktoré pracovné funkcie sú kriticky nevyhnutné pre pokračovanie každodenných operácií. Mali by ste sa zamyslieť nad tým, kto tieto pozície obsadí, keď je hlavný zamestnanec na dovolenke.
  • Pamätajte si, že medzi kľúčový personál nepatria len vysokopostavení vedúci pracovníci. Pracovník pre pohľadávky od nízkych po stredné úrovne môže byť napríklad zodpovedný za spracovanie správ, ktoré ovplyvňujú pôžičky alebo inkasá AR, ktoré výrazne ovplyvňujú výšku disponibilného prevádzkového príjmu. Účtovník pre pohľadávky by mal byť považovaný za kľúčového pracovníka, pretože pracovné funkcie tejto osoby uľahčujú spoločnosti prístup k kapitálu, ktorý poskytuje spracovanie pohľadávok a vyberanie finančných prostriedkov.
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 5
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 5

Krok 2. Dokumentujte dôležité obchodné vybavenie

Firemné počítače na mieste často obsahujú najdôležitejšie informácie, ku ktorým musíte mať vy a vaši zamestnanci prístup, aj keď pracujete mimo pracoviska. Mali by ste si vytvoriť zoznam kritických zariadení/údajov a vytvoriť stratégiu pre bezpečný prístup v prípade poruchy. Nezabudnite na softvér, ktorý by sa často považoval za kritické zariadenie, najmä ak ide o špecializovaný softvér alebo ho nemožno nahradiť..

  • Tento zoznam by mal obsahovať heslá, identifikačné údaje a umiestnenie súborov kľúčov.
  • Niektoré firmy nedokážu fungovať niekoľko hodín bez faxu. Veľmi sa spoliehate na svoj kopírovací stroj? Máte špeciálne tlačiarne, ktoré rozhodne musíte mať?
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 6
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 6

Krok 3. Identifikujte dôležité dokumenty

Mali by ste zostaviť všetku dokumentáciu potrebnú na to, aby ste mohli začať podnikať odznova v prípade požiaru alebo inej katastrofy, ktorá zničí dôležité dokumenty umiestnené na mieste. Zaistite, aby ste mali k dispozícii alternatívne kópie vo fyzickom úložisku mimo pracoviska a spôsoby prístupu k dôležitým dokumentom, ako sú stanovy a iné právne dokumenty, účty za energie, bankové informácie, dôležité dokumenty HR, dokumenty o prenájme budov, daňové priznania a ďalšie dôležité dokumenty.

Mali by ste zvážiť, aký by bol akčný plán, keby došlo k úplnej strate zariadenia. Viete, kedy splatiť pôžičku na vaše firemné vozidlá? Komu posielate platby za svoje e -mailové služby?

Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 7
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 7

Krok 4. Identifikujte, kto môže telecommute

V prípade, že obchodné operácie nemôžu pokračovať na bežnom mieste, práca z domu z domu je pre zamestnancov skvelý spôsob, ako pokračovať v práci ako obvykle. Schopnosť vašich zamestnancov pracovať, aj keď sú mimo kancelárie, bude znamenať, že sa dá vyhnúť aspoň určitému zdržaniu pri vykonávaní práce ako obvykle. Niektorí ľudia vo vašej spoločnosti môžu byť úplne schopní podnikať z domácej kancelárie.

Zistite, kto môže a kto nemôže pracovať z domu z dôvodu obmedzení internetového pripojenia alebo iných problémov, a zaistite, aby ste svojim zamestnancom poskytli potrebné zdroje pre prácu z domova

Metóda 3 zo 4: Vytvorenie plánu kontinuity podnikania

Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 8
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 8

Krok 1. Identifikujte možnosti núdzového vybavenia

Možnosti núdzového vybavenia sú dostupné alternatívy zariadenia, ktoré je možné použiť v prípade, ak sú narušené bežné obchodné operácie.

  • Kde by ste si požičali nákladné autá, ak by katastrofa poškodila alebo zničila vozidlá používané pri bežnom podnikaní? Kde by ste si požičali počítače? Môžete používať obchodné zastúpenie na kopírovanie, faxovanie, tlač a ďalšie dôležité funkcie?
  • Alternatívnych dodávateľov zariadenia spravidla nie je potrebné konkrétne identifikovať, pokiaľ nie sú jedineční a ak už nebolo dojednané opatrenie (veľmi zriedkavé).
  • Dôležitejšie je identifikovať služby, zariadenia a/alebo zdroje, ktoré musí byť schopný náhradník poskytnúť. Kľúčový personál poverený zodpovednosťou za riadenie vzťahu s náhradníkom musí mať potrebnú právomoc prijímať relevantné rozhodnutia.
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 9
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 9

Krok 2. Identifikujte svoje núdzové umiestnenie

Toto je miesto, kde budete podnikať, kým nebudú k dispozícii vaše hlavné kancelárie.

  • Mohol by to byť hotel-mnohé z nich majú veľmi dobre vybavené obchodné zariadenia, ktoré môžete využiť. Môže to byť jedna z kancelárií vašich dodávateľov alebo advokátska kancelária.
  • Prenájom skladovacích priestorov v blízkosti vášho pravidelného sídla môže byť skvelým miestom na rýchle premiestnenie a skladovanie produktov.
  • Možnosti práce z domu pre všetkých sú možno životaschopné.
  • Ak máte identifikované dočasné miesto, zahrňte do svojho BCP mapu miesta. Nech je kdekoľvek, uistite sa, že máte všetky vhodné kontaktné informácie (vrátane mien ľudí).
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 10
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 10

Krok 3. Vytvorte v BCP sekciu „Ako na to“

Mal by obsahovať podrobné pokyny o tom, ako vykonať BCP, a zaoberať sa tým, čo robiť, kto by to mal robiť a ako. Napíšte každú zodpovednosť a napíšte meno osoby, ktorá je jej priradená. Urobte to aj naopak: Pri každej osobe uveďte zodpovednosť. Ak teda chcete vedieť, kto má volať poisťovni, môžete si vyhľadať výraz „Poistenie“a ak chcete vedieť, čo robí Joe Doe, môžete tieto informácie vyhľadať v časti „Joe“.

Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 11
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 11

Krok 4. Dokumentujte externé kontakty

Ak máte kritických dodávateľov alebo dodávateľov, vytvorte si špeciálny zoznam kontaktov, ktorý obsahuje popis spoločnosti (alebo jednotlivca) a akékoľvek ďalšie absolútne kritické informácie o nich vrátane kontaktných informácií o kľúčových zamestnancoch.

  • Zahrňte do svojho zoznamu ľudí, ako sú právnici, bankári, IT konzultanti … kohokoľvek, komu by ste mohli potrebovať zavolať, aby vám pomohol s rôznymi operačnými problémami.
  • Nezabudnite na verejné služby, obecné a obecné úrady (polícia, požiarnik, voda, nemocnice) a poštu!
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 12
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 12

Krok 5. Spojte informácie dohromady

BCP je zbytočný, ak sú všetky informácie roztrúsené na rôznych miestach. BCP je referenčný dokument a mal by byť uložený spoločne ako 3-krúžkový zakladač.

  • Vytvorte veľa kópií a dajte ich každému z vašich kľúčových zamestnancov.
  • Uchovajte niekoľko ďalších kópií mimo pracoviska, doma a/alebo v bezpečnostnej schránke.

Metóda 4 zo 4: Implementácia plánu kontinuity podnikania

Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 13
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 13

Krok 1. Odošlite BCP príslušným zamestnancom

Uistite sa, že všetci zamestnanci, ktorých by sa potenciálne mohlo týkať narušenie, si prečítali a porozumeli BCP. Nájdite si čas na zaistenie toho, aby si zamestnanci boli vedomí svojich príslušných úloh pri implementácii a vykonávaní politiky.

Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 14
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 14

Krok 2. Poskytnite kľúčové informácie o pláne BCP neklíčovým pracovníkom

Nenechávajte veci na náhodu! Aj keď sú kľúčoví zamestnanci informovaní o svojej úlohe v rámci BCP, mali by ste sa uistiť, že všetci zamestnanci sú oboznámení s postupmi evakuácie budov a miestami pre prípad nepredvídaných udalostí. Nepredvídateľná absencia kľúčového personálu tak nezabráni tomu, aby nekľúčový personál vedel, ako reagovať na prerušenia prevádzky podniku.

Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 15
Vytvorte plán kontinuity podnikania Krok 15

Krok 3. Plánujte úpravu a aktualizáciu svojho BCP

Bez ohľadu na to, aký dobrý je váš BCP, pravdepodobne dôjde k rušivým udalostiam, ktoré váš plán neuvádza. Buďte otvorení aktualizácii a/alebo úprave svojho BCP na základe dodatočných informácií a/alebo zmenených okolností. Zakaždým, keď sa niečo zmení, aktualizujte všetky kópie svojho BCP a nenechajte ho zastarať.

Video - Používaním tejto služby môžu byť niektoré informácie zdieľané so službou YouTube

Odporúča: