Formálny list žiadosti môžete napísať z ľubovoľného počtu dôvodov, vrátane toho, že niekoho požiadate o peniaze alebo inú pomoc alebo ho požiadate, aby vykonal konkrétnu akciu. Váš list by mal byť spravidla stručný - nie dlhší ako strana - a priamo a sebavedomo by mal vysvetliť, čo chcete. Ukončenie listu závisí od účelu listu a osoby, ktorej píšete. Spravidla by ste zatvorili osobný list niekomu, koho poznáte, ležérnejšie, ako by ste zatvorili list napísaný na obchodné alebo profesionálne účely.
Kroky
Metóda 1 z 2: Zatvorenie osobného listu
Krok 1. Na formuláciu svojej požiadavky použite zdvorilý jazyk
Osobným listom spravidla poskytnete základné informácie o tom, prečo žiadosť podávate, a potom svoju požiadavku priamo uvediete. Fráza ako „chceli by ste“alebo „mohli by ste“dáva príjemcovi vedieť, že neberiete ako samozrejmosť, že splní vašu požiadavku.
Môžete napríklad napísať „Boli by ste ochotní sprevádzať moju sestru vo finančnej zbierke, aby nemusela ísť sama?“
Krok 2. Začnite novým odsekom pre každú následnú žiadosť
Ak potrebujete odpoveď príjemcu do určitého dátumu alebo potrebujete, aby urobili čokoľvek iné, čo súvisí so žiadosťou, nechajte ju oddelenú od hlavnej žiadosti. To dáva príjemcovi vedieť, že následná žiadosť je podriadená hlavnej požiadavke.
Ak chcete pokračovať v predchádzajúcom príklade, následná žiadosť by mohla byť „Boli by sme tiež vďační, keby ste boli ochotní priviesť ju k udalosti a potom ju priviesť späť domov“
Krok 3. Vopred poďakujte príjemcovi za splnenie vašej požiadavky
Potom, čo zadáte svoju požiadavku, zahrňte jednoduché vyhlásenie s poďakovaním príjemcovi. Môžete tiež zahrnúť vetu o tom, ako veľa by ich pomoc pre vás znamenala.
Môžete napríklad napísať „Vopred vám ďakujem, že ste nám tu pomohli. Znamenalo by to svet, keby sa moja sestra zúčastnila zbierky.“
Krok 4. Zahrňte všetky dodatočné informácie, ktoré môže príjemca potrebovať
Ak je potrebné žiadosť splniť konkrétnym spôsobom alebo v konkrétnom čase a na inom mieste, pokračujte a po poďakovaní zadajte tieto informácie. Môžete tiež uviesť kontaktné informácie, ak predpokladáte, že sa s vami príjemca bude chcieť najskôr porozprávať.
Môžete napríklad napísať „Moja sestra by sa chcela dostať k finančnej zbierke aspoň o hodinu skôr, aby mohla hovoriť s organizátormi“
Tip:
Ak uvediete ďalšie informácie, možno budete chcieť pridať aj ďalší riadok, v ktorom bude jednoducho uvedené „ešte raz vďaka!“To posilňuje, že odpoveď príjemcu neberiete ako samozrejmosť.
Krok 5. Pred svoje meno pridajte bezplatnú uzávierku
Na osobné listy dobre funguje jednoduché zatváranie ako „S pozdravom váš“. V závislosti od toho, ako dobre poznáte príjemcu a povahu vášho vzťahu, si môžete vybrať niečo teplejšie, napríklad „Láska“alebo „Láska vždy“.
Po zatvorení zadajte čiarku a ponechajte dvojbodku na podpis. Potom zadajte svoje meno nižšie
Metóda 2 z 2: Ukončenie obchodného listu
Krok 1. Uveďte svoju konkrétnu požiadavku v tele listu
Pri písaní žiadosti z obchodného, profesionálneho alebo akademického dôvodu uveďte vopred účel svojho listu. Prednostne by ste svoju konkrétnu požiadavku zahrnuli do prvej vety svojho listu, nie na koniec listu.
Pretože ste svoju požiadavku uviedli konkrétne v prvej vete listu, nie je potrebné ju opakovať na konci listu
Krok 2. Poďakujte príjemcovi za jeho čas a pozornosť
Začnite novým odsekom a potom napíšte jednu vetu s poďakovaním príjemcovi, že si našiel čas na prečítanie vášho listu a zváženie vašej žiadosti. Príjemca je pravdepodobne zaneprázdnený človek a jeho čas je cenný. Dajte im vedieť, že si ich vážite.
Môžete napríklad napísať „Ďakujem, že ste si našli čas na zváženie mojej žiadosti. Naozaj si to vážim.“
Tip:
Po poďakovaní príjemcovi za čas a pozornosť môžete v prípade potreby pridať aj ďalšie ospravedlnenie, napríklad „ospravedlňujem sa za nepríjemnosti“.
Krok 3. Informujte príjemcu o akýchkoľvek termínoch
Ak potrebujete poznať odpoveď príjemcu do určitého dátumu, zadajte mu presný dátum a čas. V niektorých situáciách môže byť vhodné poskytnúť stručný dôvod, prečo je tento termín dôležitý.
Môžete napríklad napísať „Ospravedlňujem sa za krátke oznámenie, ale potrebujem odpoveď do pondelka 22. apríla. V ten deň som si rezervoval let z mesta a budem preč 2 týždne.“
Krok 4. V prípade akýchkoľvek otázok poskytnite kontaktné informácie
Poskytnite príjemcovi spôsob, ako sa s vami môže rýchlo spojiť, najmä ak potrebujete odpoveď do niekoľkých dní. Zaistite, aby vami poskytovaný kontaktný spôsob bol bežne dostupný počas bežných pracovných hodín.
Môžete napríklad napísať „Ak máte nejaké otázky, pokojne mi zavolajte na moje pracovné číslo 222-123-4567“
Krok 5. Zatvorte formálnym a rešpektujúcim záverom
Záver ako „úprimne“alebo „s úctou“je vhodný pre formálny list žiadosti napísaný z obchodného dôvodu. Po zatvorení zadajte čiarku a potom ponechajte dvojbodku na podpis. Pod medzeru zadajte svoj podpis.
Ak sú potrebné akékoľvek ďalšie informácie, ako napríklad pracovné zaradenie alebo identifikačné číslo, uveďte ich v riadku priamo pod zadaným menom
Tipy
- Pred vytlačením a podpísaním listu svoj list starostlivo upravte a skontrolujte. Akékoľvek chyby spôsobia, že budete pôsobiť nedbalo a môžu mať za následok, že vaša požiadavka nebude splnená.
- Vytvorte si kópiu listu a uschovajte si ho pre svoju evidenciu, aspoň dovtedy, kým sa záležitosť neuzavrie alebo kým nebude vaša žiadosť splnená.
- Ak plánujete odoslať list skôr e -mailom než tlačenou kópiou, formát je vo všeobecnosti úplne rovnaký. Nechali by ste miesto na svoj podpis, ale v skutočnosti ho nepodpisujte (pokiaľ nemáte súbor s digitálnym podpisom).