Ako spravovať projekt (s obrázkami)

Obsah:

Ako spravovať projekt (s obrázkami)
Ako spravovať projekt (s obrázkami)

Video: Ako spravovať projekt (s obrázkami)

Video: Ako spravovať projekt (s obrázkami)
Video: Akon - Smack That (Official Music Video) ft. Eminem 2024, Marec
Anonim

Projekt je veľká zodpovednosť, ale môžete si ho uľahčiť tým, že si ho naplánujete vopred. To sa dosiahne identifikáciou cieľov vášho projektu a ich rozdelením na použiteľné kroky. Buďte si vedomí akýchkoľvek rozpočtových alebo časových obmedzení, budete musieť svoje plány prispôsobiť, pretože projekt sa formuje. Potom budete komunikovať s členmi projektu a projekt úspešne zvládnete.

Kroky

Časť 1 z 3: Načrtnutie projektu a priradenie úloh

Správa projektu Krok 1
Správa projektu Krok 1

Krok 1. Identifikujte ciele projektu

Nájdite si čas a opíšte účel svojho projektu a čo dosiahne. Napíšte to na tabuľu, počítačový dokument alebo papier v niekoľkých vetách. Popis by mal byť čo najkonkrétnejší a najzrozumiteľnejší.

  • Jedným zo spôsobov, ako to dosiahnuť, je predstierať, že píšete oznámenie o uvedení na trh pre hotový výrobok. Predstavte si, aký bude projekt, keď ho dokončíte.
  • Napríklad „postaviť dom“je veľmi základný popis. „Postaviť 3-spálňový presklený plážový dom“je popisnejší a užitočnejší.
Správa projektu Krok 2
Správa projektu Krok 2

Krok 2. Vytvorte si zoznam úloh s úlohami, ktoré musíte zvládnuť

Vymyslite spôsoby, ako dosiahnuť ciele projektu. Začnite veľkými krokmi a vytvorte si ich pod svojim cieľom. Získate tak základnú predstavu o tom, čo musíte urobiť. Rozdeľte tieto kroky na menšie, aby boli praktickejšie.

  • Môže byť užitočné začať s víziou konečného projektu a určiť, čo musíte urobiť, aby sa stal realitou.
  • Ak napríklad vytvárate webovú stránku, musíte vytvoriť grafiku, zadať kódovanie a napísať text stránky.
  • Uplatniteľným krokom môže byť: „Na obrázok slona naneste filter a potom ho zverejnite na webovej stránke.“
Správa projektu Krok 3
Správa projektu Krok 3

Krok 3. Prejdite si zoznam so svojim tímom

Nechajte svoj tím pozrieť sa na zoznam a vyjadriť svoje názory. Mnohokrát prídu s ďalšími malými krokmi potrebnými na dosiahnutie tých, ktoré ste uviedli. Zdieľanie týchto krokov tiež zaistí, že všetci, ktorí pracujú na projekte, budú na tej istej stránke.

Jedným zo spôsobov, ako to dosiahnuť, je vytvoriť myšlienkovú mapu. Za týmto účelom najskôr uveďte zoznam veľkých úloh a potom nakreslite „vetvy“, ktoré ich spájajú s menšími krokmi a nápadmi. Nezabudnite odfotiť mapu alebo uložiť papier

Správa projektu Krok 4
Správa projektu Krok 4

Krok 4. Odhadnite časovú požiadavku a náklady na každý krok

Vráťte sa ku každému z uvedených krokov a vypočítajte, aké zdroje použijete na ich splnenie. Váš odhad nebude 100% presný, ale mal by vám poskytnúť predstavu o tom, čo je potrebné na dokončenie projektu. Nezabudnite, že úlohy, ktoré vaša skupina predtým nesplnila, zaberajú viac času a peňazí, takže s tým počítajte.

  • Môžete skúmať, koľko času a peňazí trvá úloha, vyhľadaním na internete a opýtaním sa ľudí, ktorí to už urobili. Expertný kodér vám napríklad môže povedať, ako dlho trvá vytvorenie nového programu pre váš web.
  • Môže byť užitočné vyhradiť určitý čas na úlohy, ktoré môžu pokračovať donekonečna. Napíšte napríklad: „Tvorbe grafického rozloženia strávime až 20 hodín.“
  • Ak si nie ste istí nákladmi na krok, môžete uviesť, koľko času a peňazí ste ochotní si na dokončenie kroku vyhradiť. Napíšte napríklad: „Túto časť nášho herného sveta musíte urobiť do dvoch mesiacov a stáť menej ako 1 000 dolárov.“
Správa projektu Krok 5
Správa projektu Krok 5

Krok 5. Usporiadajte úlohy do časovej osi

Teraz sa vráťte k veľkému zoznamu krokov a usporiadajte ich do funkčného stavu. Úlohy môžete zoskupiť do fáz s termínmi, čo je užitočné pre udržanie vášho tímu na dobrej ceste.

  • Napríklad pri vytváraní webovej stránky môžu byť fázami projektu alebo míľnikmi budovanie, navrhovanie a testovanie.
  • Keď dokončíte míľnik alebo fázu, môže byť užitočné oceniť prácu vášho tímu. Pošlite im povzbudzujúcu správu, kúpte im šišky alebo urobte niečo iné, čo ich inšpiruje.
Správa projektu Krok 6
Správa projektu Krok 6

Krok 6. Priraďte úlohy účastníkom projektu

Rozhodnite sa, na ktorých úlohách budú vaši členovia skupiny pracovať. Ak to chcete urobiť, porozprávajte sa s každým človekom, aby našiel svoje silné stránky a odborné znalosti. Môžete tiež rozdeliť časť zodpovednosti tým, že členovia projektu budú dobrovoľne pracovať pre rôzne časti.

Napríklad by ste pravdepodobne chceli, aby sa grafik zaoberal vizuálnym aspektom projektu. Potom môžete stavebné práce priradiť niekomu inému

Časť 2 z 3: Riešenie problémov v projekte

Správa projektu Krok 7
Správa projektu Krok 7

Krok 1. Skontrolujte rozpočet a termín projektu

Sčítajte si odhady času a nákladov a potom si prečítajte zadané úlohy. Môžete vidieť, že projekt je príliš veľký a komplikovaný na to, aby ste ho dokončili včas a pod rozpočtom, alebo nemáte dostatok ľudí. Na dokončenie projektu budete musieť vykonať zmeny.

Môžete napríklad mať iba niekoľko týždňov na dokončenie videohry. Budete musieť hru dohrať, otestovať a opraviť chyby prijatím ďalších ľudí alebo odložením dátumu vydania

Správa projektu Krok 8
Správa projektu Krok 8

Krok 2. Posuňte termín späť, ak nemôžete dokončiť projekt včas

Ak si uvedomíte, že na dokončenie projektu budete potrebovať viac času, povedzte to osobe, ktorá projekt priradila. Môžu byť ochotní predĺžiť termín. Je dôležité, aby ste sa opýtali hneď, aby sa váš tím mohol prispôsobiť bez ohľadu na to, čo sa stane.

Nezabudnite, že predĺžený termín znamená, že projekt stojí viac času a peňazí. Ak to má vplyv na váš projekt, uistite sa, že ste ho zahrnuli

Správa projektu Krok 9
Správa projektu Krok 9

Krok 3. Ak je potrebné projekt dokončiť rýchlejšie, priveďte viac ľudí

Možno sa budete musieť poponáhľať, aby ste stihli termín, alebo môžu mať projekt stále nepriradené úlohy, ktoré treba splniť. Požiadajte o pomoc organizátora projektu alebo nájdite ľudí, ktorí by mohli prevziať niektoré úlohy.

V podnikateľskom prostredí viac pracovníkov znamená, že dokončenie projektu stojí viac. Zaistite kompenzáciu zvýšením rozpočtu

Správa projektu Krok 10
Správa projektu Krok 10

Krok 4. Odstráňte niektoré kroky na rýchlejšie dokončenie projektu

Niekedy nie je vaša počiatočná vízia projektu možná. Vystrihnite niektoré z krokov, aby ste sa zamerali na dôležité vlastnosti projektu. Pomôže vám to splniť všetky problémy s rozpočtom alebo termínom.

Napríklad vývojári videohier musia často obmedziť funkcie, ktoré sú príliš nákladné alebo ich nemožno dokončiť pred dátumom vydania hry

Správa projektu Krok 11
Správa projektu Krok 11

Krok 5. Rozhodnite o spôsoboch riešenia najhorších scenárov

Zamyslite sa nad tým, čo sa s najväčšou pravdepodobnosťou počas projektu pokazí. Ak ich chcete naplánovať, napíšte si spôsoby, ako týmto problémom predchádzať, a v prípade ich vzniku sa s nimi vysporiadajte.

Môžete sa napríklad obávať, že klient zmení projekt na poslednú chvíľu. Na kompenzáciu sa rozhodnite uchovávať dokumentáciu diela a poskytovať klientovi časté aktualizácie

Časť 3 z 3: Práca na projekte

Správa projektu Krok 12
Správa projektu Krok 12

Krok 1. Začnite s projektom

Stretnite sa so svojim tímom naposledy pred začiatkom práce na projekte. Znova si spoločne prečítajte plán a uistite sa, že každý vie, čo je projekt a čo sa od neho očakáva.

  • Je načase vysvetliť všetky vaše očakávania týkajúce sa aktualizácií stavu.
  • Toto by nemalo byť prvýkrát, čo váš tím, šéfovia alebo klienti počujú o vašich projektových plánoch. Aktualizujte ich vo fáze plánovania.
Správa projektu Krok 13
Správa projektu Krok 13

Krok 2. Zostaňte v kontakte so svojim tímom a sledujte priebeh projektu

Váš tím by vás mal pravidelne informovať o svojej práci. Dajte im vedieť, že by vám mali okamžite povedať o svojich obavách alebo problémoch, ktoré majú. Tieto veci budete potrebovať vedieť, aby ste mohli udržať projekt v poriadku.

  • Jedným zo spôsobov, ako to urobiť, je vybrať si určitý čas, napríklad na konci týždňa, na povinnú registráciu.
  • Ak vás člen projektu zabudne aktualizovať, kontaktujte ho. Opýtajte sa ich, ako projekt pokračuje a aký pokrok dosiahli.
Správa projektu Krok 14
Správa projektu Krok 14

Krok 3. Informujte klienta o vývoji projektu

Povedzte im, či je tvorca projektu šéf, kupujúci alebo učiteľ, o tom, ako projekt prebieha. Pošlite im rýchly e -mail alebo telefonujte, keď je hlavná fáza dokončená alebo sa vyskytne problém. Dobrá komunikácia poskytuje istotu, že projekt je v dobrých rukách.

Vysokoškolský profesor môže napríklad požadovať, aby ste predložili míľnikové správy o svojom doktorandskom projekte, aby ste sa uistili, že práca bude vykonaná včas

Správa projektu Krok 15
Správa projektu Krok 15

Krok 4. Upravte plán podľa potreby, aby ste prácu dokončili

Projekty zvyčajne nejdú ideálne, takže budete musieť zmeniť svoje plány. Keď už krok nemôžete dokončiť, nájdite nové spôsoby, ako dosiahnuť konečný cieľ, ktorý ste si predtým predstavovali.

Môžete napríklad upraviť termín, upraviť rozpočet, obmedziť niektoré kroky alebo požiadať svoj tím, aby dnes vykonal prácu navyše

Správa projektu Krok 16
Správa projektu Krok 16

Krok 5. Skontrolujte projekt a poučte sa z toho, čo sa stalo

Keď je projekt dokončený, vráťte sa a pozrite sa na svoje plány. Opýtajte sa sami seba, čo bolo na projekte dobré a zlé a čo sa dalo urobiť lepšie. Rozhodnite, či projekt splnil vašu pôvodnú predstavu.

Požiadajte svoj tím o spätnú väzbu. S najväčšou pravdepodobnosťou budú mať pre vás veľa informácií, ktoré môžu zlepšiť váš ďalší projekt

Tipy

  • Zoznámte sa s každým vo svojom projekte a s tým, čo potrebuje. Čím viac budete vedieť o ich úlohách, tým je väčšia pravdepodobnosť, že projekt bude úspešný.
  • Vždy si buďte vedomí stavu projektu. Ste správcom, takže v prípade potreby vždy požiadajte o aktualizácie stavu.
  • Vyhnite sa predstieraniu, že viete všetko. Ostatní členovia projektu môžu mať nápady, ktoré by vás nikdy nenapadli.
  • Vlastnite svoje chyby a vždy podporujte svoj tím. Vďaka tomu sa stanete lepším manažérom.

Odporúča: