Ako napísať týždennú správu (s obrázkami)

Obsah:

Ako napísať týždennú správu (s obrázkami)
Ako napísať týždennú správu (s obrázkami)

Video: Ako napísať týždennú správu (s obrázkami)

Video: Ako napísať týždennú správu (s obrázkami)
Video: ВКУСНАЯ ЕДА ИЗ ПРОСТЫХ ПРОДУКТОВ В КАЗАНЕ 2 РЕЦЕПТА Узбекский суп 2024, Marec
Anonim

Týždenné správy sú bežné v mnohých podnikateľských a maloobchodných prostrediach, ako aj pre výskumné projekty a stáže. Napíšte spoľahlivú týždennú správu, aby mali vaši nadriadení jasnú predstavu o tom, aký pokrok ste urobili.

Kroky

Časť 1 z 3: Usporiadanie vašich informácií

Napíšte týždennú správu, krok 1
Napíšte týždennú správu, krok 1

Krok 1. Identifikujte účel svojej správy

Aj keď od vás môže byť požadované, aby ste v rámci svojich pracovných povinností predkladali týždenné výkazy, udržanie zamestnania nie je účelom samotnej správy. Stanovenie toho, prečo chce váš zamestnávateľ týždenné prehľady, vám pomôže rozhodnúť sa, aké informácie by do neho mali byť zahrnuté a ktoré položky sú najdôležitejšie.

  • Spravidla má vaša správa informovať manažérov o stave vašich projektov alebo im pomôcť pri rozhodovaní.
  • Ak ste napríklad manažérom maloobchodnej predajne, môže sa od vás požadovať odosielanie týždenných správ, ktoré sumarizujú vaše tržby za týždeň. Váš zamestnávateľ používa tento prehľad na vyhodnotenie výkonu, cenových bodov a objednávok pre váš obchod.
  • Ak odosielate týždenné správy o stáži alebo výskumnom projekte, účelom je ukázať vášmu zamestnávateľovi alebo inštruktorovi, aký veľký pokrok ste urobili, a podeliť sa o všetky zásadné objavy alebo objavy.
Napíšte týždennú správu, krok 2
Napíšte týždennú správu, krok 2

Krok 2. Zistite, kto bude čítať vašu správu

Identifikácia vášho publika je rozhodujúca pre plánovanie vašej správy. Bez toho, aby ste vedeli, kto (a prečo) bude čítať vašu správu, nemôžete zistiť, ktoré informácie sú najdôležitejšie.

  • Poznanie svojho publika vám tiež pomôže porozumieť tomu, ako napísať správu a aký jazyk použiť. Napríklad by ste napísali úplne inú správu, ak by vašim publikom bola skupina päťročných detí, ako keby ste ju písali pre vedúcich pracovníkov veľkej spoločnosti.
  • Získate tiež lepšiu predstavu o tom, čo už vaše publikum vie, a čo potrebujete podrobnejšie vysvetliť alebo poskytnúť ďalšie zdroje. Ak napríklad píšete týždennú správu o právnom probléme, ktorú si prečíta skupina právnikov, nie je potrebné uvádzať hĺbkové zhrnutie zákona. Takéto zhrnutie však môže byť potrebné, ak ste o probléme písali pre vedúcich pracovníkov alebo správcov bez právneho vzdelania.
  • Ak je vaša správa potrebná v spojení so stážou, výskumným projektom alebo inou školskou aktivitou, majte na pamäti, že vaše publikum nie je váš profesor alebo inštruktor - aj keď to možno dávate najavo im. Ak chcete nájsť svoje publikum v tomto kontexte, zamerajte sa na povahu svojho projektu a disciplínu ako celok.
Napíšte týždennú správu, krok 3
Napíšte týždennú správu, krok 3

Krok 3. Uprednostnite hlavné body vašej správy

Aj keď by ste mali udržať svoju správu čo najstručnejšiu, je stále pravdepodobné, že vaše publikum správu nebude čítať celú. Aby ste to uznali, musíte na začiatok správy uviesť najdôležitejšie informácie alebo konečný súčet.

  • Ak je napríklad vašou správou porovnanie a porovnanie troch rôznych značiek zariadení a odporučenie toho, o ktorom si myslíte, že bude pre spoločnosť najvhodnejšie používať, váš záver by mal byť vopred. Potom môžete pokračovať a vysvetliť, prečo.
  • Spravidla chcete, aby prvá stránka vašej správy obsahovala súhrn výsledkov, odporúčaní alebo záverov. Zostávajúcu časť správy použite na hlbšie prehĺbenie a čitatelia pôjdu ďalej, ak budú cítiť potrebu alebo chcú rozšíriť porozumenie vašim zisteniam.
Napíšte týždennú správu, krok 4
Napíšte týždennú správu, krok 4

Krok 4. Uvedomte si typický „osud“vašej správy

Vo väčšine prípadov sú z dôvodov vedenia záznamov požadované týždenné správy, ktoré budú zodpovedajúcim spôsobom podané. Nie je bežné, aby sa týždenná správa vo väčšine kontextov prečítala úplne a nemali by ste očakávať, že to tak bude.

  • Nepoužívajte to však ako ospravedlnenie na to, aby ste sa falošne zorientovali vo svojej správe alebo odovzdali nedbalú prácu zlej kvality. Vaša správa by mala byť odrazom vás a vašej pracovnej morálky. Je pravdepodobné, že si všimnete odfláknutú správu a že „vedel som, že to v skutočnosti nebudeš čítať“nie je ospravedlnením pre nevýrazný pracovný produkt.
  • Aj keď chcete, aby bola správa ako celok kvalitná a dobre napísaná, zamerajte sa predovšetkým na časti správy, ktoré si vaše publikum pravdepodobne prečíta. Toto je zvyčajne váš súhrn a vaše závery alebo odporúčania. Tieto by mali byť bezchybné.
  • Majte na pamäti, že váš zamestnávateľ vašu správu neprečíta, pretože ho to nezaujíma alebo pretože je to nedôležité. Ľudia vo vysokých riadiacich alebo výkonných funkciách sú veľmi zaneprázdnení a sú schopní zbierať informácie, ktoré potrebujú na efektívne rozhodnutie. Celú správu si neprečítajú, pokiaľ nebudú musieť - ale ponechajú si ju pre prípad, že by sa chceli vrátiť a pozrieť sa na ňu neskôr.

Časť 2 z 3: Formátovanie správy

Napíšte týždennú správu, krok 5
Napíšte týždennú správu, krok 5

Krok 1. Požiadajte o vzorky

Mnoho spoločností má štandardný formát svojich týždenných správ a manažéri alebo vedúci pracovníci môžu byť zvyknutí získavať svoje informácie týmto spôsobom. Použitie iného formátu môže spôsobiť frustráciu a zmätok.

  • Toto je obzvlášť dôležité pri správach o predaji. Manažéri si zvyknú pozrieť sa na správu a vedieť, kde na stránke bude konkrétna postava alebo informácia. Ak použijete iný formát, bude pre nich vaša správa prakticky zbytočná, pretože si ju budú musieť skutočne prečítať, aby našli to, čo potrebujú.
  • Porozprávajte sa s administratívnymi asistentmi a zistite, či existuje šablóna, ktorú môžete použiť na formátovanie, aby ste ju v aplikácii na spracovanie textu nemuseli vytvárať úplne od začiatku. Mnoho spoločností má šablónu dokumentu so správnym nastavením vrátane okrajov, tabuliek, štýlov odsekov a písiem.
Napíšte týždennú správu, krok 6
Napíšte týždennú správu, krok 6

Krok 2. Zvážte spôsob doručenia

Ak tlačíte papierový dokument alebo ho odosielate digitálne ako prílohu, správu naformátujete inak, ako keby bola jednoducho zahrnutá do tela e -mailu.

  • Ak napríklad posielate svoju správu ako prílohu k e -mailu, v tele e -mailu by ste mali uviesť zhrnutie. Váš čitateľ tak nemusí otvárať prílohu, aby pochopil podstatu vašej správy.
  • Ak odosielate papierovú správu, je pravdepodobnejšie, že budete potrebovať sprievodný list alebo titulnú stránku, aby bolo možné vašu správu správne identifikovať a podať.
  • Bez ohľadu na to, ako hlásenie odošlete, uistite sa, že je na všetkých stránkach uvedené vaše meno a že všetky stránky sú očíslované vo formáte „X z Y“. Stránky je možné ľahko oddeliť a ľudia by mali na prvý pohľad vedieť, či je k dispozícii celá správa a od koho správa pochádza.
  • Požadované informácie môžete ľahko vložiť ako hlavičku na každú stránku. Vaša hlavička môže napríklad znieť „Správa o predaji Sally Sunshine, 32. týždeň, strana 3 zo 7.“
Napíšte týždennú správu, krok 7
Napíšte týždennú správu, krok 7

Krok 3. Zahrňte zhrnutie

Zhrnutie je stručný súhrn celej správy - zvyčajne iba odsek alebo dva s niekoľkými vetami pre každú časť vašej správy. Obecná myšlienka je, že vedúci by si mohol prečítať toto zhrnutie a za predpokladu, že bude v súlade s ich pôvodnými očakávaniami týkajúcimi sa tejto otázky, mohol začať konať bez toho, aby musel čítať ďalej.

  • Pre zhrnutie je obzvlášť dôležité používať jasný a výstižný jazyk, ktorý je ľahko čitateľný. Vyhnite sa žargónu alebo umeleckým výrazom, ktoré vyžadujú akékoľvek vysvetlenie, aj keď viete, že vaše publikum sa v týchto výrazoch vyzná.
  • Súhrnné zhrnutie napíšte ako posledné po dokončení všetkých ostatných častí správy. Nemôžete predsa zhrnúť niečo, čo ešte nebolo napísané. Aj keď máte podrobný náčrt, z ktorého plánujete napísať správu, veci sa môžu počas písania zmeniť.
Napíšte týždennú správu, krok 8
Napíšte týždennú správu, krok 8

Krok 4. Štruktúra odsekov a sekcií

Hneď ako porozumiete formátu, v ktorom bude vaša správa prezentovaná, vytvorte si náčrt sekcií vašej správy, ktorý je v súlade s účelom vašej správy.

  • Skontrolujte svoj obrys a uistite sa, že logicky prechádza z jednej sekcie do druhej, a uistite sa, že je prispôsobený konkrétnemu publiku, ktoré ste vo svojom prehľade identifikovali.
  • Vaša správa bude spravidla obsahovať zhrnutie, úvod, závery a odporúčania, zistenia a diskusiu a zoznam referencií. Môžete zahrnúť prílohy relevantných údajov a obsah pre dlhšie správy - týždenné správy však spravidla nebudú také dlhé.
  • Každá časť vašej správy sa zaoberá jednou témou. V rámci tejto sekcie každý odsek rozoberá jednu myšlienku. Ak máte napríklad v týždennom prehľade tržieb sekciu s názvom „Populárne detské značky“, môžete mať pre každú značku samostatný odsek. Ak rozdeľujete chlapčenské a dievčenské oblečenie, pre každú značku môžete mať podsekcie (s príslušnými podpoložkami), potom jeden odsek pojednávajúci o chlapčenskom oblečení pre danú značku a ďalší odsek pojednávajúci o dievčenskom oblečení.
Napíšte týždennú správu, krok 9
Napíšte týždennú správu, krok 9

Krok 5. V prípade potreby vytvorte titulnú stránku alebo motivačný list

Kratšie správy nemusia potrebovať samostatnú titulnú stránku, ale dlhšie správy by mali mať jednu stránku, ktorá vás identifikuje ako autora správy a stručne popíše jej účel.

  • Titulná stránka sa líši od zhrnutia a v zásade obsahuje informácie potrebné na administratívne účely, aby bolo možné správu správne podať.
  • Váš zamestnávateľ môže mať konkrétny krycí list, ktorý je potrebný pre týždenné správy. Ak je to tak, uistite sa, že používate presný formát.
  • Titulná stránka by mala obsahovať minimálne názov alebo popis vášho prehľadu (napríklad „Týždenný prehľad predaja“), vaše meno a mená ďalších prispievateľov do prehľadu, názov vašej spoločnosti a dátum, kedy ste vyplnili alebo predložili správu.

Časť 3 z 3: Používanie výkonného jazyka

Napíšte týždennú správu, krok 10
Napíšte týždennú správu, krok 10

Krok 1. Vytvorte efektívne nadpisy a podnadpisy

Vaše nadpisy a podnadpisy umožňujú čitateľovi rýchlo nájsť konkrétne časti vašej správy, ktoré ich zaujímajú alebo ktoré si chcú prečítať, a získať tak ďalšie základné informácie o vašich záveroch alebo odporúčaniach.

  • Zaistite, aby vaše nadpisy a podnadpisy popisovali obsah v danej sekcii alebo podsekcii priamo a presne.
  • Ak napríklad pripravujete týždennú správu o predaji, môžete zahrnúť sekcie „Trendy v ženskom odievaní“, „Trendy v pánskom oblečení“a „Populárne značky pre deti“. V týchto sekciách môžete mať podpoložky na zvýraznenie konkrétnych trendov alebo obľúbených značiek.
  • Pre všetky nadpisy používajte rovnakú gramatickú konštrukciu, aby bola vaša správa logická a konzistentná. Ak je napríklad váš prvý nadpis „Vytvorenie opory v pánskom oblečení“, potom váš druhý nadpis by mal byť „Vedenie balenia dámskeho oblečenia“- nie niečo ako „Údaje o predaji žien“.
Napíšte týždennú správu, krok 11
Napíšte týždennú správu, krok 11

Krok 2. Napíšte jasné, jednoduché vety

Jasné písanie s vetami štruktúrovanými v štandardnom poradí „predmet-sloveso-objekt“demonštruje jasnosť myslenia a dôveru vo vaše odporúčania alebo závery.

  • Potom, čo ste spísali svoju správu, prečítajte si ju a zbavte sa všetkého nepotrebného jazyka. Nájdite činnosť každej vety a priložte ju k slovesu. Myslite na každú vetu tak, že hovorí „kto čo robí“.
  • Odstráňte nadbytočnosť a frázy na uvoľnenie hrdla, ako napríklad „použitie“, „za účelom“alebo „za účelom“.
  • Môžete si myslieť, že tento štýl písania sa zdá byť nudný, ale cieľom vašej týždennej správy nie je pobaviť. Tento štýl najefektívnejšie získa vaše body a sprostredkuje informácie vašim čitateľom.
Napíšte týždennú správu, krok 12
Napíšte týždennú správu, krok 12

Krok 3. Udržujte svoje písanie objektívne a nezaujaté

Aj keď možno dávate odporúčania, tieto odporúčania by mali vychádzať z faktických dôkazov - nie z názorov alebo pocitov. Presvedčte svojich čitateľov silnými faktami a jasným písmom.

  • Vyhnite sa prídavným menám a iným načítaným slovám a frázam, ktoré majú pozitívny alebo negatívny význam. Radšej sa zamerajte na vecné dôvody.
  • Predpokladajme napríklad, že vo svojej týždennej správe o predajoch odporúčate propagáciu jednému z vašich obchodných zástupcov. Podporte toto odporúčanie faktami, ktoré svedčia o tom, že je zamestnanec hodnotnejší, než o subjektívnych podrobnostiach alebo o emóciách. „Sally má v našom obchode stále najvyššie tržby, napriek tomu, že pracuje iba 15 hodín týždenne“, je lepšie ako „Sally je najkrajšia osoba v mojom personáli a vždy urobí krok navyše, aj keď musela obmedziť pracovný čas, aby sa oň mohla starať. jej chorej matky. “
Napíšte týždennú správu, krok 13
Napíšte týždennú správu, krok 13

Krok 4. Používajte silné slovesá

Keď píšete aktívnym hlasom, máte jedno slovo, ktoré čitateľovi povie, čo sa deje vo vete - sloveso. Používajte krátke, silné slovesá, ktoré jasne opisujú dej, ktorý sa deje.

  • Uprednostňujte slovesá, ktoré sú jednoduché. Napríklad „použiť“je lepšie ako „využiť“.
  • Slovesá popisujúce myšlienkové pochody - premýšľať, vedieť, porozumieť, veriť - sú niekedy nevyhnutné, ale spravidla menej silné ako slovesá popisujúce činnosť. Možno budete musieť svoje vyhlásenie siahnuť a rozbaliť ho, aby bol použiteľný. Predpokladajme napríklad, že napíšete „Verím, že sa naše tržby v nasledujúcich mesiacoch zvýšia“. Rozbaľte toto vyhlásenie a zistite, prečo tomu veríte. Potom môžete napísať použiteľnú vetu, napríklad „Historicky sa tržby zvyšujú počas prázdnin. Predpokladám, že tržby sa zvýšia v novembri a decembri.“
  • Ak chcete, aby bolo písanie zamerané na akciu, prečítajte si správu a pokúste sa odstrániť predložky a nahradiť iónové slová silnejšími slovesami. Napríklad „názorový konsenzus“môže byť jednoducho „konsenzus“a ak niekto „poskytuje ochranu“, je silnejšie povedať, že „chráni“.
Napíšte týždennú správu, krok 14
Napíšte týždennú správu, krok 14

Krok 5. Vyhnite sa pasívnemu hlasu

Keď píšete pasívnym hlasom, zrušíte dôraz na činiteľa akcie a zdôrazníte predmet tejto akcie. V niektorých situáciách je to nevyhnutné z politických alebo diplomatických dôvodov, ale najčastejšie ide o bahnité a mätúce písanie.

  • Aktívny hlas prináša uznanie tým, ktorí akciu dokončili, a čitateľom správy ukazuje, kto je za túto akciu zodpovedný. Aby ste pochopili, prečo je to dôležité, predstavte si, že čítate článok o ničivom požiari, ktorý hovorí „Našťastie boli všetky deti zachránené“. Dôležitá je identifikácia osoby (alebo osôb), ktorá tieto deti zachránila. Ak táto veta znela „Miestny pastor John Goodlace vstúpil do detského domova tucetkrát a zachránil všetky deti“, teraz viete, kto si za týchto okolností zaslúži uznanie za hrdinu.
  • Aktívny hlas je tiež dôležitý pre prevzatie zodpovednosti za akcie, ktoré môžu mať negatívne dôsledky. Ak do správy napíšete „Chyby, ktorých sa dopúšťate“, váš zamestnávateľ bude chcieť vedieť, kto tieto chyby urobil, aby mohli byť primerane disciplinárne stíhaní. Ak ste urobili chyby, prevziať zodpovednosť za tieto chyby a priznať si zodpovednosť bude dlhá cesta.
  • Ak chcete nájsť a odstrániť pasívny hlas vo svojom písaní, hľadajte slovesá „byť“. Keď ich nájdete, identifikujte akciu vo vete, zistite, kto ju robí a dajte ich do popredia.
Napíšte týždennú správu, krok 15
Napíšte týždennú správu, krok 15

Krok 6. Prenášajte údaje pomocou vizuálnych prvkov

Grafy a grafy sa dajú oveľa jednoduchšie čítať a riadiť sa nimi ako odsek, ktorý poskytuje rovnaké informácie-najmä ak sú informácie, ktoré potrebujete sprostredkovať, náročné na čísla.

  • Vyberte si správny vizuálny prvok na sprostredkovanie informácií svojmu čitateľovi spôsobom, ktorý je pre nich užitočný a odzrkadľuje účel vašej správy.
  • Môžete si napríklad vybrať čiarový graf na demonštráciu stúpajúceho trendu predaja vlnených kabátov. Táto prezentácia by bola efektívnejšia na ukázanie tohto nárastu než tabuľka s počtom predajov vlnených kabátov v každom mesiaci, pretože tabuľka by od čitateľa vyžadovala, aby sa pozrel na všetky čísla, porovnal ich navzájom a uznal, že sa zvyšujú. To všetko sa dá urobiť jednoduchým pohľadom na čiarový graf.
  • Majte na pamäti, že oko priťahuje vizuálne prvky. Zaistite, aby boli úhľadné a čisté a dobre umiestnené na stránke. Vizuálne prvky zahrňte iba vtedy, ak sú nevyhnutné pre vaše odporúčania alebo závery.
Napíšte týždennú správu, krok 16
Napíšte týždennú správu, krok 16

Krok 7. Odstráňte žargón

Každé odvetvie alebo akademická disciplína má určité výrazy, ktoré sa zdajú byť nevyhnutné, a tiež hlášky, ktoré sa stávajú trendovými na základe obľúbených kníh alebo článkov. Aj keď príležitostne môžu byť užitočné, spravidla neposkytujú žiadnu hodnotu a nedokážu efektívne sprostredkovať vašu správu.

  • Môže byť užitočné napísať si zoznam bežných módnych hesiel z tohto odvetvia, aby ste ich vo svojich prehľadoch nadmerne nepoužívali. Keď je vaša správa dokončená, môžete v dokumente tieto slová jednoducho vyhľadať a podľa potreby ich nahradiť.
  • Majte na pamäti, že vášmu čitateľovi nadmerné používanie trendových módnych slov nedáva najavo, že by ste sa vo svojom konkrétnom odbore „vyznali“- v skutočnosti je to naopak. Vedúci pracovníci a manažéri sú spravidla starší a videli stovky týchto módnych slov, ako prichádzajú a odchádzajú. Používajte ich príliš často a budú predpokladať, že ste leniví, v skutočnosti neviete, o čom hovoríte, alebo sa ich len pokúšate zapôsobiť.
  • Tiež by ste sa chceli vyhnúť používaniu príliš komplikovaných výrazov. Len preto, že napríklad píšete správu, ktorá sumarizuje právny problém, neznamená to, že musíte túto správu opeprovať množstvom zákonov.
Napíšte týždennú správu, krok 17
Napíšte týždennú správu, krok 17

Krok 8. Korektujte opatrne

Ak je vaša správa plná preklepov a gramatických chýb, bude rušivo pôsobiť na vášho čitateľa a bude sa na vás zle odrážať. Vypracujte si správu v dostatočnom predstihu, než bude splatná, aby ste mali dostatok času na správnu korektúru.

  • Spustite v aplikácii na spracovanie textu gramatiku a pravopis, ale nespoliehajte sa na ne úplne. V týchto programoch bude chýbať veľa chýb, najmä preklepov, ktorých výsledkom je homofónna chyba (napríklad pri písaní výrazu „počuť“, keď myslíte „tu“).
  • Korektúra správy spätne je dobrý spôsob, ako zaistiť, aby ste neprehliadli chyby. Zvlášť ak ste oboznámení s tým, čo ste chceli napísať, budete kĺzať za chybami, ako sú vynechané slová, pretože váš mozog to automaticky vyplní. To sa nestane, ak sa vrátite späť.
  • Čítanie správy nahlas je ďalším dobrým spôsobom, ako zachytiť chyby a štýlovo ich upraviť. Ak sa ocitnete pri čítaní konkrétnej vety alebo odseku klopýtajúci, je pravdepodobné, že časť vašej správy sa ťažko číta - vaše publikum sa potkne aj psychicky. Prepracujte ťažké úseky, aby lepšie prúdili.

Odporúča: