Práve ste boli zvolení alebo pridelení za tajomníka výboru, do ktorého patríte. Gratulujem Viete, ako robiť, pripravovať a prezentovať minúty? Bez ohľadu na to, či sa riadite Robertovou legislatívnou bibliou alebo si robíte zápisnicu v menej formálnom prostredí, tu sú dôležité metódy.
Kroky
Ukážkové zápisnice
Vzor zápisnice zo schôdze
Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.
Ukážka zápisnice z pracovného stretnutia
Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.
Vzor zápisnice zo zasadnutia rady
Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.
Časť 1 zo 4: Príprava vopred
Krok 1. Zoznámte sa so zásadami schôdze vašej organizácie
Ak sa od tajomníka očakáva, že bude mať formálnu zápisnicu, opýtajte sa, či sa skupina riadi Robertovým poriadkom alebo iným sprievodcom. V neformálnejších nastaveniach sa opýtajte, čo by malo byť súčasťou zápisnice alebo ako sa budú používať.
- Ako príjemca zápisu sa nemusíte oboznámiť s úplnými pravidlami objednávky. Získanie kópie (alebo požičanie si od predsedu) však môže byť užitočné pri odpovediach na konkrétne otázky.
- Spoznajte tiež svoju úlohu. Niektorí minútni tajomníci sa schôdze nezúčastňujú, zatiaľ čo iným to trvá niekoľko minút, kým prispejú do diskusie. V žiadnom prípade by nemal byť tajomníkom niekto, kto má inú hlavnú úlohu, napríklad predseda alebo sprostredkovateľ.
Krok 2. Vopred si pripravte šablónu
Zápisnica o každom stretnutí bude obsahovať veľa rovnakých informácií. Šablóna vytvára jeden konzistentný formát pre jednoduchú orientáciu. Zahrňte priestor minimálne pre nasledujúce informácie.
- Názov organizácie.
- Typ stretnutia. Ide o pravidelnú týždennú alebo výročnú schôdzu, menšiu schôdzu výboru alebo schôdzu zvolanú na špeciálny účel?
- Dátum, čas a miesto. Nechajte priestor na začiatočný a koncový čas (zvolávanie a prerušenie).
- Meno predsedu alebo vedúceho schôdze a meno tajomníka (alebo ich náhradníkov).
- Zoznam „prítomných“a „ospravedlnenie neprítomných“. Toto je efektný termín pre prezenčnú listinu. Všimnite si, či je prítomné kvórum (počet ľudí postačujúcich na hlasovanie).
- Priestor pre váš podpis. Ako minútnik vždy podpíšete svoju prácu. Podľa zásad vašej organizácie môže byť pri schválení zápisnice potrebný ďalší podpis.
- Agenda, ak je k dispozícii. Ak vás predseda alebo sprostredkovateľ stretnutia nepožiada o vypracovanie programu rokovania, mali by ho mať k dispozícii na požiadanie. Ak máte niekoho, koho môžete odporučiť, pomôže vám to zorganizovať si poznámky zo schôdze.
Krok 3. Vezmite si so sebou notebook alebo prenosný počítač
Uistite sa, že čokoľvek prinesiete, je to, čo vám vyhovuje. Ak budete často písať minúty, odložte si na tento účel zošit alebo si vytvorte priečinok v počítači.
- Ak ste na predchádzajúcom stretnutí urobili zápisnicu a neboli predložené na schválenie, vezmite si ich so sebou aj vy.
- Aj keď vám zvukový záznamník môže pomôcť s prepisom zápisnice neskôr, nie je náhradou za zapisovanie poznámok. Ak stretnutie zaznamenávate, uistite sa, že s ním všetci prítomní súhlasia a nepodľahnite pokušeniu vytvoriť prepis slova od slova.
- Učenie sa skratke urýchli zapisovanie si poznámok, ale na to, aby ste si urobili pár minút, nemusíte vedieť prebrať každé slovo. V skutočnosti by ste sa tomu mali vyhnúť.
- Ak vás počas schôdze požiadajú, aby ste si robili poznámky verejne, použite spätný projektor alebo prezentačný stojan. Uistite sa, že si budete môcť poznámky potom vziať domov bez toho, aby ste ich rozmazali, aby ste ich mohli používať na písanie minút.
Časť 2 zo 4: Robenie si poznámok zo schôdzí
Krok 1. Rozdeľte prezenčný list
Hneď ako sa zúčastní všetci, rozošlite jeden kus papiera (viac pre veľmi veľké schôdze) s priestorom pre každú osobu, aby mohla napísať svoje meno a kontaktné informácie. Môžete to použiť po schôdzi na vyplnenie sekcie pre účastníkov vo vašej šablóne alebo priložiť samotný prihlasovací hárok k vyplnenej zápisnici.
Ak nie ste oboznámení s mnohými prítomnými ľuďmi, nakreslite namiesto toho tabuľku miest na sedenie a vyplňte ju, pričom požiadajte všetkých, aby sa predstavili. Majte to poruke, keď si budete písať poznámky zo schôdze, aby ste sa v prípade potreby mohli odkazovať na ľudí menom (ako je uvedené nižšie)
Krok 2. Vyplňte čo najviac zo svojej šablóny
Kým čakáte na začiatok schôdze, zaznamenajte si názov organizácie, dátum a miesto konania a typ schôdze (napr. Týždenné zasadnutie predstavenstva, mimoriadne zasadnutie výboru atď.). Keď sa schôdza začne, poznačte si čas začiatku.
- Ak šablónu nemáte, zaznamenajte si tieto informácie v hornej časti poznámok zo schôdze.
- Ak bola schôdza zvolaná na zvláštny účel alebo v špeciálnom čase, uložte oznámenie odoslané členom a uložte ho. Mali by ste ho pripojiť k zápisnici po ich prepísaní.
Krok 3. Všimnite si výsledok prvého pohybu
Väčšina formálnych stretnutí sa začne návrhom na prijatie programu, takže v tomto kroku uvedieme príklad. Ak sa schôdza začína iným pohybom, nezabudnite zaznamenať všetky rovnaké relevantné informácie:
- Presné znenie pohybu začínajúceho „hýbem sa“. Obvykle to bude „Sťahujem sa za prijatie tejto agendy“.
- Meno sťahováka (osoba, ktorá návrh navrhla).
- Výsledok hlasovania. Ak hlasovanie prebehne úspešne, napíšte „pohyb nesený“. Ak zlyhá, napíšte „pohyb zlyhal“.
- Ak nemôžete správne zaznamenať, môžete požiadať o písomné podanie zdĺhavých návrhov. Ak sa jedná o opakujúci sa problém, opýtajte sa medzi schôdzami, či by sa to dalo považovať za oficiálnu politiku pre pohyby nad určitý počet slov.
- Ak ste spísali program schôdze, môžete byť hybnou silou tohto návrhu, ako aj tajomníkom zápisnice. To je v poriadku; pokiaľ zostanete objektívny, nie je problém zaznamenávať svoje vlastné akcie.
Krok 4. Zaznamenajte ďalšie návrhy počas schôdze
Počúvajte pozorne všetky diskusie, ale (pokiaľ nie je uvedené inak!) Ich nenahrávajte. Keď sa urobí nový pohyb, zaznamenajte príslušné informácie.
- Nezabudnite, že každý návrh by mal obsahovať presné znenie návrhu, meno navrhovateľa a výsledok hlasovania.
- Niektoré návrhy vyžadujú pred prechodom k hlasovaniu sekundár. Ak niekto povie „sekundujem návrhu“alebo podobne, zaznamenajte ako sekundárne meno tejto osoby.
- Ak neviete meno sťahovača alebo potrebujete návrh zopakovať, schôdzu slušne prerušte a opýtajte sa. Presný záznam informácií je dostatočne dôležitý na to, aby odôvodnil malé prerušenie.
- Ak je návrh zmenený a doplnený, jednoducho zmeňte znenie návrhu vo svojich poznámkach. Pokiaľ nie je pozmeňujúci a doplňujúci návrh kontroverzný a nevyvoláva veľa diskusií, nie je potrebné zaznamenávať, že k pozmeňujúcemu a doplňujúcemu návrhu došlo.
Krok 5. Vypočujte si správy a získajte kópie
Pri každom čítaní správy, bulletinu alebo podobnej položky zaznamenajte názov správy a osobu, ktorá ju číta (alebo názov podvýboru, ktorý ju vypracoval). Ak je k nemu priložený pohyb, zaznamenajte ho ako akýkoľvek iný pohyb.
- Je najpraktickejšie získať kópiu na konci stretnutia. Poznamenajte si a potom požiadajte čitateľa alebo vedúceho schôdze (predsedu alebo prezidenta) o kópiu. Kópiu každého záznamu pripojíte k zápisu po jeho prepísaní.
- Ak kópie nie sú k dispozícii, namiesto toho poznamenajte, kde je pôvodný dokument uložený. O tieto informácie budete možno musieť požiadať po stretnutí.
- Ak člen urobí ústnu správu (namiesto čítania z dokumentu), napíšte stručné a objektívne zhrnutie správy. Nezachádzajte do konkrétnych podrobností ani nehovorte rečníka doslovne.
Krok 6. Zaznamenajte vykonané alebo priradené akcie
Patria sem „nahlásenia“zadaní posledného stretnutia a nové akcie. Bol niekto poverený napísať list? Všimnite si ich názvu a pokynov.
- V závislosti od toho, aké formálne je vaše stretnutie, mnohé z týchto akcií môžu spadať pod zásteru „návrhov“. Pri menej formálnych stretnutiach budete možno musieť mať uši aj pri menej jasne organizovaných rozhodnutiach.
- Zahrňte krátku zmienku o dôvodoch rozhodnutia, ak je uvedené.
Krok 7. Zaznamenajte všetky body poriadku a rozhodnutia
Kedykoľvek je voči postupu vznesená námietka, zaznamenajte úplnú námietku a jej základ, ako aj úplné rozhodnutie vydané predsedom.
Nezabudnite zahrnúť všetky odkazy na Robertov poriadok, stanovy organizácie alebo firemný protokol
Krok 8. Zaznamenajte si súhrny diskusií iba na požiadanie
Oficiálne sú zápisnice záznamom toho, čo bolo vykonané, nie toho, čo bolo povedané. Splňte však akékoľvek konkrétne požiadavky, ktoré od vás organizácia požaduje.
- Pri zaznamenávaní diskusie buďte čo najobjektívnejší. Zahrňte konkrétne body, nie názory, a minimalizujte používanie prídavných mien a prísloviek. Suché, vecné a nudné písanie je váš cieľ!
- Počas zhrnutia diskusie neodkazujte na ľudí menom. Toto je obzvlášť dôležité počas vášnivých hádok, ktoré by mohli spôsobiť urážku.
Krok 9. Na konci stretnutia sa zabaľte
Zaznamenajte si čas schôdze, ktorá bola prerušená. Nezabudnite si vyzdvihnúť všetky kópie správ alebo niekoho upozorniť, aby vám ich poslal.
Prezrite si poznámky, aby ste zistili, či niečo chýba alebo si to vyžaduje objasnenie. Ak potrebujete niekomu položiť otázku, urobte to teraz, než odíde
Časť 3 zo 4: Prepis zápisnice
Krok 1. Začnite tento proces čo najskôr
Oficiálne zápisnice je najlepšie prepísať bezprostredne po stretnutí, keď sú vám udalosti stále čerstvé v mysli.
Krok 2. Na počítači napíšte poznámky zo schôdze
Možno ste to už urobili, ak ste na schôdzi použili prenosný počítač. Uložte si poznámky a začnite nový dokument na zápis, aby ste mohli svoje poznámky a minúty porovnávať vedľa seba.
Krok 3. Formátujte svoje poznámky do úhľadných odsekov
Každý nový návrh, rozhodnutie alebo procedurálna námietka by mali byť vo svojom vlastnom odseku. Pri ich formátovaní skontrolujte, či:
- Používajte správny pravopis a gramatiku. Ak je to potrebné, použite kontrolu pravopisu.
- V celom texte používajte rovnaký čas. Použite minulý alebo súčasný čas, ale nikdy medzi nimi neprepínajte v jednom dokumente.
- Sú maximálne objektívni. Váš vlastný názor by nikdy nemal byť odvoditeľný zo zápisnice. Snažíte sa vytvoriť objektívny záznam, ktorý by mohol použiť každý.
- Používajte jednoduchý a presný jazyk. Akýkoľvek nejasný jazyk by mal byť nahradený presným znením. Kvetinové popisy by mali byť úplne odstránené.
- Zahrňte iba prijaté opatrenia, nie diskusie. Pokiaľ nie ste požiadaní o zaznamenávanie diskusií, mali by ste sa zamerať na to, čo bolo hotový, nie to, čo bolo povedal.
- Stránky očíslujte pre jednoduchšiu orientáciu.
Krok 4. Distribuujte návrh svojej zápisnice členom
Pošlite kópiu každému členovi pomocou kontaktných informácií v prihlasovacom hárku. Ak nemáte ich kontaktné informácie, vedúci schôdze by ich mal mať k dispozícii.
Krok 5. Nechajte si schváliť zápisnicu zo schôdze
Na budúcom stretnutí vás môže požiadať, aby ste si zápisnicu nahlas prečítali a predložili na schválenie. Ak návrh prejde, označte, že zápisnica bola prijatá.
- Ak sú zápisnice opravené pred ich prijatím, vykonajte zmeny v dokumente a na konci označte, že zápisnica bola opravená. Neopisujte konkrétne opravy.
- Ak je podaný návrh na opravu zápisnice po ich prijatí, zahrňte do príslušných zápisníc presné znenie tohto návrhu a informáciu, či návrh prešiel alebo nie.
Časť 4 zo 4: Používanie šablón zápisníc zo schôdzí
Krok 1. Navštívte zbierku šablón schôdze
Tieto vopred pripravené šablóny vám ušetria čas pri organizácii minút a pomôžu predchádzať chybám.
Krok 2. Venujte nejaký čas prehliadaniu každého webu
Použite ich funkcie vyhľadávania a prechádzajte možnosťami a nájdite ten, ktorý je pre vás najvhodnejší.
Ak potrebujete konkrétny typ šablóny-napríklad všeobecnú alebo štandardnú-prechádzajte webovými stránkami pre svoje konkrétne potreby a stiahnite si ich kliknutím na tlačidlá „stiahnuť“alebo „použiť šablónu“. Uložte ho na ľahko dostupnom mieste, aby sa nestratil
Krok 3. Otvorte súbor
Teraz, keď ho máte stiahnutý, rozbaľte súbor a otvorte ho v programe Microsoft Word alebo Excel. Ak chcete dosiahnuť najlepšiu kvalitu a jednoduché použitie, použite najnovšiu verziu programu Microsoft Word. Aktualizácia iba veci zjednoduší a umožní vám využívať nové funkcie.
Krok 4. Do hlavičky pridajte logo svojej spoločnosti a značku autorských práv
Odstráňte ostatné ukážkové logo-najskôr si však prečítajte podmienky použitia akéhokoľvek webu, z ktorého ste šablónu získali. Nie sú potrebné žiadne zbytočné právne problémy, však?
Krok 5. Zmeňte názov
V oblasti názvu zvýraznite slová „Schôdza/Skupina“a zadajte skutočný názov zápisnice zo schôdze.
Krok 6. Zmeňte tému (voliteľné)
Aby vaša šablóna zápisnice vyzerala krajšie a profesionálnejšie, zvážte zmenu farieb alebo výber už vytvorenej témy. Je to jednoduché: nájdite kartu „Rozloženie stránky“a postupujte podľa nej v časti „Farby a motívy“. Tam si môžete prispôsobiť, ako vyzerá vaša šablóna. Môžete dokonca dosiahnuť, aby zodpovedal farbám loga vašej spoločnosti.
Krok 7. Pomenujte sekcie šablóny
Šablóna by mala obsahovať niekoľko názvov polí. Možno potrebujete viac, možno menej, alebo sa vám jednoducho nepáči, ako sú označené. Prispôsobte ich tak, aby vyhovovali potrebám vašich stretnutí.
Krok 8. Uložte si šablónu do prenosného počítača, aby ste si ju mohli vziať na minúty a začať si ju nosiť so sebou
Ak budete pokračovať v používaní balíka Microsoft Office, všetko bude rýchle a jednoduché a mali by ste byť schopní udržať krok so schôdzou ešte organizovanejším a presnejším spôsobom ako predtým. Alternatívne si môžete vytlačiť svoju šablónu a písať si poznámky ručne, ale uistite sa, že zachováte výšku polí, aby ste sa uistili, že sa vám zmestí toľko informácií, koľko potrebujete.
Krok 9. Korektúra vašej šablóny
Gratulujem Vaša šablóna zápisnice zo schôdze je dokončená. Teraz, keď máte šablónu, ktorá vás prevedie a usporiada vaše myšlienky, mala by vaša produktivita a presnosť počas schôdzí exponenciálne stúpať. Ako pri každom projekte, prezrite si detaily svojej šablóny, aby ste zistili, či niečo chýba alebo je nejasné. Keď ste si istí, že je všetko v poriadku, vaša šablóna bude finalizovaná na použitie a budete pripravení na svoje nadchádzajúce schôdze.
Tipy
- Napíšte svoju zápisnicu bezprostredne po skončení schôdze. Najlepšie je to urobiť, keď sú udalosti stále čerstvé vo vašej mysli. Je tiež dôležité, aby účastníci dostali kópiu svojich akčných položiek čo najskôr po stretnutí.
- Posaďte sa čo najbližšie k predsedovi schôdze. To vám umožní počuť všetko a požiadať o objasnenie bez toho, aby ste museli zvyšovať hlas.
- Uložte zápisnicu na bezpečnom mieste.
- Požiadajte ľudí, aby si zapísali ich návrhy, aby ste ich nemuseli zaznamenávať na mieste.
- Nebojte sa kedykoľvek vyrušiť a požiadať o objasnenie.
- Zápisnica je veľmi dôležitá. Sú zachránení a môže sa o nich hovoriť mnoho rokov. Ak ide napríklad o právnu záležitosť, môže od toho závisieť povesť niekoho.
- Prečítajte si niektoré časti Robertovho poriadku, najmä časť o tom, ako byť tajomníkom.
- Napíšte veci tak, ako sa dejú. Ak je tá istá téma nastolená dvakrát, nezoskupujte ich dohromady.
Pozor
- Do zápisnice neuvádzajte príliš veľa podrobností. Aj keď vás požiadajú, aby ste zaznamenali diskusie, urobte ich čo najkratšie a najpodstatnejšie. Obmedzte sa na zaznamenávanie hlavných vznesených bodov, inak budete preťažení a zaplňte minúty zbytočnými podrobnosťami.
- Do záznamu sa nesmú zapisovať osobné interpretácie a pocity zapisovateľa.
- Ak časť schôdze spadá pod privilégium právnik-klient, nie zaznamenajte túto časť. Namiesto toho si všimnite, že „právny zástupca informoval, že diskusia podliehala privilégiu právnik-klient. Diskusia nebola zaznamenaná“.
- Ak sa od vás požaduje, aby ste zaznamenali dôvernú diskusiu, napríklad medzi advokátom a klientom, urobte osobitnú zápisnicu a uložte ju oddelene od zápisnice z valného zhromaždenia. Označte ich ako dôverné a objasnite, kto k nim má prístup.