Pracovný plán je náčrt súboru cieľov a procesov, pomocou ktorých môže tím a/alebo osoba dosiahnuť tieto ciele, a ponúka čitateľovi lepšie porozumenie rozsahu projektu. Pracovné plány, či už sa používajú v profesionálnom alebo akademickom živote, vám pomôžu udržať si organizáciu pri práci na projektoch. Prostredníctvom pracovných plánov rozdelíte proces na malé, dosiahnuteľné úlohy a identifikujete veci, ktoré chcete dosiahnuť. Naučte sa písať pracovný plán, aby ste boli pripravení na nadchádzajúce projekty.
Kroky
Metóda 1 z 1: Mapovanie pracovného plánu
Krok 1. Identifikujte účel svojho pracovného plánu
Plány práce sú spísané z rôznych dôvodov. Vopred si určte účel, aby ste sa mohli poriadne pripraviť. Majte na pamäti, že väčšina pracovných plánov je na určité časové obdobie (t.j. 6 mesiacov alebo 1 rok).
- Vďaka pracovným plánom na pracovisku váš nadriadený vie, na ktorých projektoch budete niekoľko mesiacov pracovať. Často prichádzajú bezprostredne po ročnom hodnotení výkonnosti alebo ako tímy vykonávajú veľké projekty. Pracovné plány môžu byť tiež výsledkom stretnutí strategického plánovania, ktoré vaša organizácia organizuje na začiatku nového kalendárneho alebo fiškálneho roka.
- V akademickom svete môžu pracovné plány pomôcť študentom vytvoriť rozvrh veľkého projektu. Môžu tiež pomôcť učiteľom naplánovať si učebné materiály na semester.
- V prípade osobného projektu vám pracovné plány pomôžu vymedziť, čo chcete urobiť, ako to chcete urobiť a do akého dátumu to plánujete urobiť. Osobné pracovné plány, aj keď nie sú úplne nevyhnutné, pomôžu jednotlivcovi sledovať svoje ciele a pokrok.
Krok 2. Napíšte úvod a pozadie
Pri profesionálnych pracovných plánoch možno budete musieť napísať úvod a pozadie. Tieto poskytujú vášmu nadriadenému alebo nadriadenému informácie, ktoré potrebujú na zaradenie vášho pracovného plánu do kontextu. Písanie úvodu a pozadia je pre plán akademickej práce často zbytočné.
- Úvod by mal byť krátky a pútavý. Pripomeňte svojim nadriadeným, prečo vytvárate tento pracovný plán. Predstavte konkrétny projekt (projekty), na ktorých budete počas tohto časového obdobia pracovať.
- Na pozadí by sa mali zvýrazniť dôvody, pre ktoré vytvárate tento pracovný plán. Môžete napríklad čítať detaily alebo štatistiky z posledných správ, identifikovať problémy, ktoré je potrebné riešiť, alebo vychádzať z odporúčaní alebo spätnej väzby, ktorú ste dostali počas predchádzajúcich pracovných projektov.
Krok 3. Stanovte si svoje ciele a ciele
Ciele a ciele spolu súvisia v tom, že oba poukazujú na veci, ktoré by ste chceli dosiahnuť prostredníctvom pracovného plánu. Nezabudnite však aj na rozdiely; ciele sú všeobecné a ciele sú konkrétnejšie.
- Ciele by sa mali zamerať na celkový obraz vášho projektu. Vytvorte zoznam požadovaného konečného výsledku vášho pracovného plánu. Udržujte ho široký; napríklad, dajte si za cieľ dokončiť výskumnú prácu alebo sa dozvedieť viac o písaní.
- Ciele by mali byť konkrétne a hmatateľné. Inými slovami, mali by ste byť schopní ich zaškrtnúť zo svojho zoznamu, keď ich dosiahnete. Dobrým cieľom by bolo napríklad nájsť ľudí, ktorí by urobili rozhovor pre váš výskumný dokument.
- Mnoho pracovných plánov rozdeľuje ciele na krátky-, stredný-a dlhý termín ciele, ak sa výrazne líšia. Napríklad krátkodobý cieľ spoločnosti zvýšiť sledovanosť o 30% za tri mesiace sa môže výrazne líšiť od jej dlhodobého cieľa posilniť v budúcom roku viditeľnosť značky v sociálnych médiách.
- Ciele sú spravidla písané aktívnym hlasom a namiesto slovies s vágnejším významom (napr. „Skúmať“, „chápať“používajte akčné slovesá so špecifickými význammi (napr. „Plánuj“, „píš“, „zvyšovať“a „merať“). „vedieť“atď.).
Krok 4. Zvážte usporiadanie pracovného plánu podľa cieľov „SMART“
SMART je skratka, ktorú používajú jednotlivci, ktorí hľadajú hmatateľnejšie a použiteľnejšie výsledky v pracovných plánoch.
- Konkrétne. Čo presne budeme pre koho robiť? Uveďte, akej populácii budete slúžiť a aké konkrétne akcie budete na pomoc tejto populácii používať.
-
Merateľné. Je to kvantifikovateľné a môžeme to zmerať? Viete spočítať výsledky? Zostavili ste pracovný plán tak, aby „v roku 2020 vzrástlo zdravie v Južnej Afrike?“alebo ste to štruktúrovali tak, že „prípady HIV/AIDS u novonarodených juhoafrických detí sa do roku 2020 znížia o 20%?“
Nezabudnite, že na kvantifikáciu zmeny je potrebné stanoviť základné číslo. Ak nepoznáte mieru výskytu HIV/AIDS u juhoafrických novorodencov, bude nemožné spoľahlivo povedať, že ste znížili mieru výskytu o 20%
-
Dosiahnuteľné. Zvládneme to v čase vyhradenom zdrojmi, ktoré máme k dispozícii? Cieľ musí byť vzhľadom na obmedzenia realistický. Zvýšenie tržieb o 500% je rozumné iba vtedy, ak ste malá spoločnosť. Zvýšenie tržieb o 500%, ak dominujete trhu, je takmer nemožné.
V niektorých prípadoch môže byť potrebné konzultovať odborníka alebo orgán, aby zistili, či sú ciele vášho pracovného plánu dosiahnuteľné
- Relevantné. Bude mať tento cieľ vplyv na požadovaný cieľ alebo stratégiu? Aj keď je to pravdepodobne dôležité pre celkové zdravie, vedie meranie výšky a hmotnosti stredoškolákov priamo k zmene postupov v oblasti duševného zdravia? Zaistite, aby vaše ciele a metódy mali jasný a intuitívny vzťah.
- Limitovaný časom. Kedy bude tento cieľ dosiahnutý a/alebo kedy budeme vedieť, že sme skončili? Zadajte pevný dátum projektu. Uveďte, ktoré (ak nejaké) výsledky by spôsobili predčasné ukončenie vášho projektu a všetky výsledky boli dosiahnuté.
Krok 5. Vytvorte zoznam svojich zdrojov
Zahrňte všetko, čo bude potrebné na dosiahnutie vašich cieľov. Zdroje sa budú líšiť v závislosti od účelu vášho pracovného plánu.
- Na pracovisku môžu zdroje zahŕňať finančný rozpočet, personál, konzultantov, budovy alebo miestnosti a knihy. Podrobný rozpočet sa môže objaviť v prílohe, ak je váš pracovný plán formálnejší.
- V akademickej oblasti môžu zdroje zahŕňať prístup do rôznych knižníc; výskumné materiály, ako sú knihy, noviny a časopisy; prístup k počítaču a internetu; a profesori alebo iní jednotlivci, ktorí vám môžu pomôcť, ak máte otázky.
Krok 6. Identifikujte všetky obmedzenia
Obmedzenia sú prekážky, ktoré vám môžu brániť v dosiahnutí vašich cieľov a zámerov. Ak napríklad pracujete na školskom výskume, môže sa vám stať, že váš rozvrh je príliš preplnený, aby vám umožnil správne skúmať a písať. Obmedzenie by bol preto váš ohromujúci rozvrh a počas semestra by ste museli niečo prerušiť, aby ste efektívne dokončili pracovný plán. (Plánovanie je potrebné, ak absolvujete viac ako jednu náročnú triedu za semester.)
Krok 7. Kto je zodpovedný
Zodpovednosť je pre dobrý plán zásadná. Kto je zodpovedný za dokončenie každej úlohy? Na úlohe môže pracovať tím ľudí (pozri zdroje), ale jedna osoba musí byť zodpovedná za dokončenie úlohy včas.
Krok 8. Napíšte svoju stratégiu
Pozrite sa na svoj pracovný plán a rozhodnite sa, ako použijete svoje zdroje a prekonáte svoje obmedzenia, aby ste dosiahli svoje ciele.
- Uveďte konkrétne kroky akcie. Identifikujte, čo sa musí stať každý deň alebo týždeň, aby ste splnili svoje ciele. Tiež uveďte zoznam krokov, ktoré budú musieť urobiť ostatní ľudia z vášho tímu. Zvážte používanie softvéru na riadenie projektov alebo osobného kalendára, aby boli tieto informácie usporiadané.
- Vytvorte rozvrh. Aj keď si môžete vytvoriť predbežný rozvrh práce, uvedomte si, že sa stávajú neočakávané veci a musíte do svojho rozvrhu zabudovať priestor, aby ste nezaostávali.
Vzorový plán a zoznam vecí, ktoré je potrebné zahrnúť
Komentovaný pracovný plán
Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.
Veci, ktoré je potrebné zahrnúť do pracovného plánu
Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.
Tipy
- Identifikujte míľniky, ak je váš projekt obzvlášť veľký. Míľniky sú body v celom projekte, ktoré zvýrazňujú splnenie určitých cieľov. Môžu tiež slúžiť ako bod reflexie, čo vám umožní pozrieť sa na to, kde sa práve nachádzate, a uistiť sa, že ste stále na dobrej ceste k pracovnému plánu.
- Nech vám pracovný plán vyhovuje. Pracovné plány môžu byť také podrobné alebo široké, ako by ste chceli alebo potrebovali. Môžu byť napísané na kus papiera alebo vytvorené na profesionálnom softvéri pomocou grafiky a farieb. Používajte to, čo je pre vás najprirodzenejšie a najefektívnejšie.