Keď pracujete v obchode, často budete musieť napísať e -mail niekomu, koho nepoznáte. Aj keď je to trochu nepríjemné, je to súčasť profesionálneho života. Pri odosielaní profesionálneho e -mailu neznámej osobe existujú určité pravidlá etikety.
Kroky
Časť 1 z 3: Začiatok e -mailu
Krok 1. Vykonajte prieskum
Pred odoslaním e -mailu neznámej osobe potrebujete vedieť množstvo rôznych informácií. Skôr ako začnete písať, rýchlo sa pozrite na webovú stránku spoločnosti, v ktorej príjemca pracuje.
- Ak nepoznáte e -mailovú adresu príjemcu, môžete ju nájsť naskenovaním webovej stránky spoločnosti. Ak nie je uvedený žiadny e -mail, dávajte si pozor na kontaktovanie osoby prostredníctvom e -mailu. Namiesto toho sa môžete rozhodnúť pre fyzické písmeno.
- Ak ste sa chystali položiť akékoľvek otázky v e -maile, skontrolujte, či webová stránka na tieto otázky odpovedá. Nechcete pôsobiť dojmom, že ste leniví a nevyužili ste čas na dôkladné prečítanie webovej stránky.
- Uistite sa, že kontaktujete správnu osobu. Mnoho ľudí začína e -maily niečím ako: „Nie som si istý, či ste tá správna osoba, ktorej sa chcete opýtať, ale …“Toto sa považuje za neprofesionálne a neúctivé voči času príjemcu. Ak neviete, na koho sa obrátiť, podržte e -mail, kým nezistíte tieto informácie.
Krok 2. Napíšte popisný riadok predmetu
Váš predmet by mal uvádzať vaše presné dôvody odoslania e -mailu. E -maily od neznámych ľudí sú často ignorované alebo prehliadané. Podrobný riadok predmetu znižuje pravdepodobnosť, že váš e -mail bude odoslaný.
- Pomocou niekoľkých slov povedzte, čoho sa e -mail týka. Použite čo najviac podrobností na zahrnutie do 4 alebo 5 slov. Napríklad „Stretnutie o nových počítačoch o 10:00“je lepšie ako „Stretnutie dnes ráno“.
- Vágne predmetové riadky, ako napríklad „ahoj“a „ahoj“, sú niekedy neúmyselne prečítané ako spam a presmerované do priečinka so spamom príjemcu.
- Použite profesionálny e -mail, pretože váš e -mail sa zobrazí vedľa predmetu. Používajte e -mail, ktorý používa vaše úplné meno, a nie e -mail, ktorý používa osobu alebo vágnu frázu.
- Nikdy nepoužívajte veľké písmena v predmete e -mailu, aj keď je e -mail naliehavý. Príde to ako krik, ktorý možno interpretovať ako nepriateľstvo.
Krok 3. Rozhodnite sa, ako adresáta osloviť
Ak si posielate e -mail s neznámou osobou, môže to byť náročné, pretože možno nepoznáte jeho preferované meno. Existuje však niekoľko zásad etikety, ktoré vám môžu pomôcť vyhnúť sa chybným krokom.
- Ak nepoznáte meno osoby, vyhnite sa príliš formálnym frázam ako „Komu sa to môže týkať“alebo „Vážený pán/slečna“. Nebuďte príliš príležitostní. „Ahoj“je na firemný e -mail príliš neprofesionálny. Možno bude pre vás lepšie začať e -mail jednoduchým „ahoj“.
- Ak poznáte meno osoby, uistite sa, že ste ju napísali správne. Niekoľkokrát si overte pravopis, pretože ak ste danej osobe ešte nikdy neposlali e -mail, ľahko sa previnie.
- Použite „pán“a „pani“nasleduje iba priezvisko osoby. Ak napríklad posielate e -mail Jane Hartovej, začnite svoj e -mail „Vážená pani Hartová“a nie „Vážená pani Jane Hartová“.
- Nikdy si nerobte predpoklady o manželskom stave ženy. Ak poznáte jej rodinný stav, je stále najlepšie vyhnúť sa tomu, aby ste naň upozorňovali e -mailom, pretože je to pre obchodný svet irelevantné. Držte sa „pani“a nikdy nepoužívajte „slečna“alebo „pani“pokiaľ príjemca tieto pozdravy sám nepoužije.
- Ak má niekto titul PhD, je vhodné pri jeho oslovovaní použiť „Dr“.
Krok 4. Identifikujte seba a spoločnosť, ktorú zastupujete
Nezabudnite, že pri odosielaní obchodného e -mailu predstavujete svoje miesto zamestnania. Vo svojej prvej vete identifikujte seba a svoju spoločnosť. E -mail môže napríklad začať: „Vážená pani Hartová, volám sa John Dawson a pracujem v marketingu v spoločnosti Wilson Technologies.“
Časť 2 z 3: Písanie e -mailu
Krok 1. Nechajte to krátke a vecné
Tým, že sa dostanete k veci a jasne identifikujete svoj účel, vytvárate profesionálny obraz, ktorý bude čitateľ brať vážne. To tiež zvyšuje pravdepodobnosť, že váš e -mail bude prečítaný a bude naň okamžite reagovať, pretože ľudia odkladajú riešenie príliš hlúpych odpovedí.
- Po identifikácii vás a vašej spoločnosti by vaša ďalšia veta mala vysvetľovať účel e -mailu. Najlepšie je svoj prípad uviesť do dvoch viet.
- Buď pozitívny. Aj keď píšete, aby ste vyriešili sťažnosť alebo obavy, buďte v e -maile zdvorilí a úctiví. Nerobte zlých úst šéfov, iné spoločnosti alebo zamestnancov, pretože sa to na vás zle odráža.
- V sprievodných listoch je štandardné zahrnúť základné informácie o sebe, ak posielate e -maily v mene spoločnosti, tieto informácie vynechajte. Pred uvedením účelu e -mailu jednoducho zadajte svoje meno a pozíciu v spoločnosti.
Krok 2. Použite jednoduchú, priamu prózu
Obchodný e -mail by mal byť čo najľahšie čitateľný. To znamená používať jasný jazyk, ktorý je ľahko zrozumiteľný.
- Vyberte aktívny hlas pred pasívnym. Nehovorte napríklad: „Môj šéf James James Peterson vám poslal poznámku.“Namiesto toho povedzte: „Môj šéf, James Peterson, vám poslal poznámku.“
- Vyhnite sa žargónu a odborným výrazom, aj keď sú tieto výrazy vo vašej spoločnosti často používané. Rozhodnite sa pre jednoduchú angličtinu a bežné frázy.
- Používajte krátke vety. Pokiaľ je to možné, odstráňte spojky a rozdeľte dlhé vety. Napríklad: „V súvislosti s poznámkou sme od vás nedostali žiadnu odpoveď a chceli sme sa informovať, aby ste sa presvedčili, že informácii rozumiete.“Lepšie by sa to dalo vyjadriť takto: „V súvislosti s touto poznámkou sme sa vám neozvali. Chceli sme nasledovať, aby sme sa uistili, že informácii rozumiete.“
- Používajte správnu gramatiku, pravopis a interpunkciu. Pred kliknutím na tlačidlo Odoslať skontrolujte pravopis a skontrolujte všetky e -maily.
Krok 3. Vedieť, čomu sa vyhnúť odosielaniu
Pokiaľ ide o to, čo sa má odosielať prostredníctvom e -mailu, existujú určité pravidlá etikety. Než niekoho kontaktujete, pochopte, čomu sa musíte vyhnúť odosielaniu.
- Prílohy sú v poriadku, ak odosielate e -maily ohľadne informácií, ktoré boli konkrétne požadované, ale neposielate prílohy cudzím osobám bez výzvy.
- Vyhnite sa príliš veľkým prílohám a súborom. V prípade, že je odoslanie takýchto informácií nevyhnutné, pošlite vopred e -mail príjemcovi, aby upozornil.
- Nepoužívajte príliš dlhý podpis. V ideálnom prípade by váš podpis mal obsahovať iba vaše meno, poštovú adresu, e -mailovú adresu a telefónne číslo. Ak chcete, je vhodné uviesť aj názov vašej práce.
- Neuvádzajte obrázky ani pozadia. V podnikateľskom prostredí majú tendenciu upchávať pamäť e -mailov a vystupovať ako neprofesionálne.
Časť 3 z 3: Dokončenie e -mailu
Krok 1. Poskytnite príjemcovi pokyny, ako má odpovedať
Na konci e -mailu uveďte pokyny, ako môže príjemca pokračovať.
- Zdvorilo zadajte časový rámec, v ktorom by ste sa chceli informovať. Napríklad: „Ak by ste sa mi mohli zajtra ozvať do konca dňa, veľmi by som to ocenil.“
- Podľa potreby uveďte všetky kontaktné informácie. Môžete jednoducho povedať: „Toto je najlepší e -mail, na ktorý sa môžem obrátiť“alebo môžete požiadať o telefonický hovor a zadať svoje číslo.
- Uveďte konkrétne, čo chcete od príjemcu. Nehovorte jednoducho: „Dúfam, že sa vám čoskoro ozvem.“Namiesto toho povedzte: „Dúfam, že sa vám čoskoro ozveme, aby sme mohli prediskutovať logistiku prechodu na nový počítačový systém.“
Krok 2. Použite vhodné odoslanie
Pred vašim menom bude nejaká forma rozlúčky. Vyberte pre svoj e -mail zodpovedajúci podnik.
- Nepoužívajte iba spojovník a potom zadajte svoje meno. Príde vám to príliš neformálne, rovnako ako odznaky ako „Uvidíme sa“a „Pokojne“. Emotikonom, podobne ako smajlíkom, sa najlepšie vyhnete.
- V obchodnom e -maile je vhodné niečo ako „Najlepšie“alebo „Všetko najlepšie“, pretože je priateľské bez obetovania profesionality. „S pozdravom“je ďalšou dobrou voľbou, ale môže sa zdať dusné.
- Slová „Ďakujem“a „Ďakujem“sú tiež vhodné, ale mali by ste sa im vyhnúť, ak nežiadate príjemcu o vykonanie konkrétnej úlohy alebo povinnosti.
Krok 3. Pokračovanie
Svet obchodu je uponáhľaný. Ak sa vám príjemca neozve v primeranom časovom rámci, je vhodné odoslať následný e-mail.
- Ak niekto neodpovedá, pravdepodobne to nebolo úmyselné. E -maily sa zálohujú a často aj vtedy, keď sa riadite správnym protokolom, veci omylom skončia vo filtri nevyžiadanej pošty.
- Následný e -mail by mal byť priamou odpoveďou na e -mail, ktorý ste už odoslali. Buďte zdvorilí, začnite niečím ako: „Viem, že si pravdepodobne veľmi zaneprázdnený, ale chcel som sa uistiť, že dostaneš môj e -mail.“Potom stručne zopakujte predmet pôvodnej správy.
Pomoc pri písaní e -mailov
Adresovanie e -mailu neznámej osobe
Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.
Príslušné obchodné pozdravy
Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.
Komentovaný e -mail profesorovi, ktorého nepoznáte
Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.