Ako napísať pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte

Obsah:

Ako napísať pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte
Ako napísať pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte

Video: Ako napísať pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte

Video: Ako napísať pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte
Video: 12 итальянских фраз для начинающих (subs) 2024, Marec
Anonim

Keď pracujete v obchode, často budete musieť napísať e -mail niekomu, koho nepoznáte. Aj keď je to trochu nepríjemné, je to súčasť profesionálneho života. Pri odosielaní profesionálneho e -mailu neznámej osobe existujú určité pravidlá etikety.

Kroky

Časť 1 z 3: Začiatok e -mailu

Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 1
Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 1

Krok 1. Vykonajte prieskum

Pred odoslaním e -mailu neznámej osobe potrebujete vedieť množstvo rôznych informácií. Skôr ako začnete písať, rýchlo sa pozrite na webovú stránku spoločnosti, v ktorej príjemca pracuje.

  • Ak nepoznáte e -mailovú adresu príjemcu, môžete ju nájsť naskenovaním webovej stránky spoločnosti. Ak nie je uvedený žiadny e -mail, dávajte si pozor na kontaktovanie osoby prostredníctvom e -mailu. Namiesto toho sa môžete rozhodnúť pre fyzické písmeno.
  • Ak ste sa chystali položiť akékoľvek otázky v e -maile, skontrolujte, či webová stránka na tieto otázky odpovedá. Nechcete pôsobiť dojmom, že ste leniví a nevyužili ste čas na dôkladné prečítanie webovej stránky.
  • Uistite sa, že kontaktujete správnu osobu. Mnoho ľudí začína e -maily niečím ako: „Nie som si istý, či ste tá správna osoba, ktorej sa chcete opýtať, ale …“Toto sa považuje za neprofesionálne a neúctivé voči času príjemcu. Ak neviete, na koho sa obrátiť, podržte e -mail, kým nezistíte tieto informácie.
Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 2
Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 2

Krok 2. Napíšte popisný riadok predmetu

Váš predmet by mal uvádzať vaše presné dôvody odoslania e -mailu. E -maily od neznámych ľudí sú často ignorované alebo prehliadané. Podrobný riadok predmetu znižuje pravdepodobnosť, že váš e -mail bude odoslaný.

  • Pomocou niekoľkých slov povedzte, čoho sa e -mail týka. Použite čo najviac podrobností na zahrnutie do 4 alebo 5 slov. Napríklad „Stretnutie o nových počítačoch o 10:00“je lepšie ako „Stretnutie dnes ráno“.
  • Vágne predmetové riadky, ako napríklad „ahoj“a „ahoj“, sú niekedy neúmyselne prečítané ako spam a presmerované do priečinka so spamom príjemcu.
  • Použite profesionálny e -mail, pretože váš e -mail sa zobrazí vedľa predmetu. Používajte e -mail, ktorý používa vaše úplné meno, a nie e -mail, ktorý používa osobu alebo vágnu frázu.
  • Nikdy nepoužívajte veľké písmena v predmete e -mailu, aj keď je e -mail naliehavý. Príde to ako krik, ktorý možno interpretovať ako nepriateľstvo.
Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 3
Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 3

Krok 3. Rozhodnite sa, ako adresáta osloviť

Ak si posielate e -mail s neznámou osobou, môže to byť náročné, pretože možno nepoznáte jeho preferované meno. Existuje však niekoľko zásad etikety, ktoré vám môžu pomôcť vyhnúť sa chybným krokom.

  • Ak nepoznáte meno osoby, vyhnite sa príliš formálnym frázam ako „Komu sa to môže týkať“alebo „Vážený pán/slečna“. Nebuďte príliš príležitostní. „Ahoj“je na firemný e -mail príliš neprofesionálny. Možno bude pre vás lepšie začať e -mail jednoduchým „ahoj“.
  • Ak poznáte meno osoby, uistite sa, že ste ju napísali správne. Niekoľkokrát si overte pravopis, pretože ak ste danej osobe ešte nikdy neposlali e -mail, ľahko sa previnie.
  • Použite „pán“a „pani“nasleduje iba priezvisko osoby. Ak napríklad posielate e -mail Jane Hartovej, začnite svoj e -mail „Vážená pani Hartová“a nie „Vážená pani Jane Hartová“.
  • Nikdy si nerobte predpoklady o manželskom stave ženy. Ak poznáte jej rodinný stav, je stále najlepšie vyhnúť sa tomu, aby ste naň upozorňovali e -mailom, pretože je to pre obchodný svet irelevantné. Držte sa „pani“a nikdy nepoužívajte „slečna“alebo „pani“pokiaľ príjemca tieto pozdravy sám nepoužije.
  • Ak má niekto titul PhD, je vhodné pri jeho oslovovaní použiť „Dr“.
Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 4
Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 4

Krok 4. Identifikujte seba a spoločnosť, ktorú zastupujete

Nezabudnite, že pri odosielaní obchodného e -mailu predstavujete svoje miesto zamestnania. Vo svojej prvej vete identifikujte seba a svoju spoločnosť. E -mail môže napríklad začať: „Vážená pani Hartová, volám sa John Dawson a pracujem v marketingu v spoločnosti Wilson Technologies.“

Časť 2 z 3: Písanie e -mailu

Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 5
Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 5

Krok 1. Nechajte to krátke a vecné

Tým, že sa dostanete k veci a jasne identifikujete svoj účel, vytvárate profesionálny obraz, ktorý bude čitateľ brať vážne. To tiež zvyšuje pravdepodobnosť, že váš e -mail bude prečítaný a bude naň okamžite reagovať, pretože ľudia odkladajú riešenie príliš hlúpych odpovedí.

  • Po identifikácii vás a vašej spoločnosti by vaša ďalšia veta mala vysvetľovať účel e -mailu. Najlepšie je svoj prípad uviesť do dvoch viet.
  • Buď pozitívny. Aj keď píšete, aby ste vyriešili sťažnosť alebo obavy, buďte v e -maile zdvorilí a úctiví. Nerobte zlých úst šéfov, iné spoločnosti alebo zamestnancov, pretože sa to na vás zle odráža.
  • V sprievodných listoch je štandardné zahrnúť základné informácie o sebe, ak posielate e -maily v mene spoločnosti, tieto informácie vynechajte. Pred uvedením účelu e -mailu jednoducho zadajte svoje meno a pozíciu v spoločnosti.
Krok 6 napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte
Krok 6 napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte

Krok 2. Použite jednoduchú, priamu prózu

Obchodný e -mail by mal byť čo najľahšie čitateľný. To znamená používať jasný jazyk, ktorý je ľahko zrozumiteľný.

  • Vyberte aktívny hlas pred pasívnym. Nehovorte napríklad: „Môj šéf James James Peterson vám poslal poznámku.“Namiesto toho povedzte: „Môj šéf, James Peterson, vám poslal poznámku.“
  • Vyhnite sa žargónu a odborným výrazom, aj keď sú tieto výrazy vo vašej spoločnosti často používané. Rozhodnite sa pre jednoduchú angličtinu a bežné frázy.
  • Používajte krátke vety. Pokiaľ je to možné, odstráňte spojky a rozdeľte dlhé vety. Napríklad: „V súvislosti s poznámkou sme od vás nedostali žiadnu odpoveď a chceli sme sa informovať, aby ste sa presvedčili, že informácii rozumiete.“Lepšie by sa to dalo vyjadriť takto: „V súvislosti s touto poznámkou sme sa vám neozvali. Chceli sme nasledovať, aby sme sa uistili, že informácii rozumiete.“
  • Používajte správnu gramatiku, pravopis a interpunkciu. Pred kliknutím na tlačidlo Odoslať skontrolujte pravopis a skontrolujte všetky e -maily.
Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 7
Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 7

Krok 3. Vedieť, čomu sa vyhnúť odosielaniu

Pokiaľ ide o to, čo sa má odosielať prostredníctvom e -mailu, existujú určité pravidlá etikety. Než niekoho kontaktujete, pochopte, čomu sa musíte vyhnúť odosielaniu.

  • Prílohy sú v poriadku, ak odosielate e -maily ohľadne informácií, ktoré boli konkrétne požadované, ale neposielate prílohy cudzím osobám bez výzvy.
  • Vyhnite sa príliš veľkým prílohám a súborom. V prípade, že je odoslanie takýchto informácií nevyhnutné, pošlite vopred e -mail príjemcovi, aby upozornil.
  • Nepoužívajte príliš dlhý podpis. V ideálnom prípade by váš podpis mal obsahovať iba vaše meno, poštovú adresu, e -mailovú adresu a telefónne číslo. Ak chcete, je vhodné uviesť aj názov vašej práce.
  • Neuvádzajte obrázky ani pozadia. V podnikateľskom prostredí majú tendenciu upchávať pamäť e -mailov a vystupovať ako neprofesionálne.

Časť 3 z 3: Dokončenie e -mailu

Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 8
Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 8

Krok 1. Poskytnite príjemcovi pokyny, ako má odpovedať

Na konci e -mailu uveďte pokyny, ako môže príjemca pokračovať.

  • Zdvorilo zadajte časový rámec, v ktorom by ste sa chceli informovať. Napríklad: „Ak by ste sa mi mohli zajtra ozvať do konca dňa, veľmi by som to ocenil.“
  • Podľa potreby uveďte všetky kontaktné informácie. Môžete jednoducho povedať: „Toto je najlepší e -mail, na ktorý sa môžem obrátiť“alebo môžete požiadať o telefonický hovor a zadať svoje číslo.
  • Uveďte konkrétne, čo chcete od príjemcu. Nehovorte jednoducho: „Dúfam, že sa vám čoskoro ozvem.“Namiesto toho povedzte: „Dúfam, že sa vám čoskoro ozveme, aby sme mohli prediskutovať logistiku prechodu na nový počítačový systém.“
Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 9
Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 9

Krok 2. Použite vhodné odoslanie

Pred vašim menom bude nejaká forma rozlúčky. Vyberte pre svoj e -mail zodpovedajúci podnik.

  • Nepoužívajte iba spojovník a potom zadajte svoje meno. Príde vám to príliš neformálne, rovnako ako odznaky ako „Uvidíme sa“a „Pokojne“. Emotikonom, podobne ako smajlíkom, sa najlepšie vyhnete.
  • V obchodnom e -maile je vhodné niečo ako „Najlepšie“alebo „Všetko najlepšie“, pretože je priateľské bez obetovania profesionality. „S pozdravom“je ďalšou dobrou voľbou, ale môže sa zdať dusné.
  • Slová „Ďakujem“a „Ďakujem“sú tiež vhodné, ale mali by ste sa im vyhnúť, ak nežiadate príjemcu o vykonanie konkrétnej úlohy alebo povinnosti.
Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 10
Napíšte pracovný e -mail niekomu, koho nepoznáte, krok 10

Krok 3. Pokračovanie

Svet obchodu je uponáhľaný. Ak sa vám príjemca neozve v primeranom časovom rámci, je vhodné odoslať následný e-mail.

  • Ak niekto neodpovedá, pravdepodobne to nebolo úmyselné. E -maily sa zálohujú a často aj vtedy, keď sa riadite správnym protokolom, veci omylom skončia vo filtri nevyžiadanej pošty.
  • Následný e -mail by mal byť priamou odpoveďou na e -mail, ktorý ste už odoslali. Buďte zdvorilí, začnite niečím ako: „Viem, že si pravdepodobne veľmi zaneprázdnený, ale chcel som sa uistiť, že dostaneš môj e -mail.“Potom stručne zopakujte predmet pôvodnej správy.

Pomoc pri písaní e -mailov

Image
Image

Adresovanie e -mailu neznámej osobe

Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.

Image
Image

Príslušné obchodné pozdravy

Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.

Image
Image

Komentovaný e -mail profesorovi, ktorého nepoznáte

Podporte wikiHow a odomknite všetky vzorky.

Odporúča: